浅谈房地产档案信息化建设

随着房地产业的发展，人们依法维权的意识逐步增强，国家关于房地产管理和服务的法律法规进一步完善。房地产档案作为提升管理水平、改进服务方式避免管理风险的基础，其作用日显突出。房地产档案信息化建设是房地产业发展的必然要求也是城市管理的重要基础，它以房地产权属登记为前提，以房地产信息系统为平台，辐射各项房地产业务管理乃至相关的社会公共管理，为之提供较全面的信息资源共享。

1.房地产档案信息化存在的问题

（1）档案管理部门所使用档案软件缺乏通用性，应用范围小不能满足档案信息管理的需求。目前，档案部门使用的应用程序错综复杂，无法统一标准，不能适应档案信息资源共享的要求。多数档案软件只是应用于文件管理，对图纸、声像等科技资料的管理方式、方法匾乏，这些都严重影响了档案信息系统整体水平的提高，制约了档案信息化的进程。

（2）档案信息化管理的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，档案自动化工作尚无统一标准，档案信息系统和网络建设形式各行其是，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作全面化。随着科学技术的广泛应用，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（3）档案信息管理人员的素质有待提高。房产产权档案是房地产管理工作的综合反映，建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍，是实现房地产产权档案现代化管理工作的关键。随着档案现代化管理的逐步发展，对档案工作人员的知识结构也提出了更高的要求。但基层的档案人员缺乏必备的现代化管理方面的知识，尽管他们对业务工实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，档案管理人员计算机操作能力较低，不能够熟练掌握有关的使用的命令和使用技巧。尽管引进了现代化设备.仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。

2.房地产档案信息化建设的意义

房地产档案是从房屋建造到消亡整个历史过程中形成的台账、图、卡、照片、文件及一切具有证实房屋全部历史变化过程的资料，它是房屋的真实缩影，全部历史的记录。它能为人们提供经过加工整理的有序化的信息资源，还能大量、长期、有效、有选择性地保存在各项形成的文件材料、资料等信息资源。特别是国民经济建设步伐的加快，社会信息化进程的加快，房地产建设与管理的数据通过政务网络渠道进行传递信息。因此，实现房地产档案管理现代化，是当前的一项重要工作。房地产档案的形成涵盖了政策法规、建设规划，工程建设和经营交易等各工作环节，档案人员要收录各类基础信息，通过文件材料的归档、整理、编目与基本上报数据汇总等流程，对房地产档案集中统一管理。长期以来，人们一直使用传统的手工信息加工方式从文件资料形成到开发“二次文献信息”水平还停留在纸介质的基础上，所耗费的时间长，造成信息失效。这样的管理方式因其效率低、保密性差、费时费力，一旦发生意外难以弥补。房地产档案实现计算机管理，办公室里再也看不到成堆的、重复的档案资料，取而代之的是房地产管理数据库中的全面、准确、实时、共享的房地产信息。房地产档案人员由单一的整理工作转向贴近民生的政策咨询服务、技术服务，逐步实现了地产管理以人为本的工作理念。总之，信息化已经给房地产管理工作带来一场革命。

3.房地产档案信息化应采取的策略

（1）文书与档案有机结合，实行文档一体化。一体化管理能使档案完整为人们认识和改造客观世界提供了齐全，系统的依据和条件，完整的档案对人们从事生产斗争，科学实验都起着参考和凭证作用。而的前身，档案是文件的转化物，所以应多渠道、多途径地广泛收集档案材料，使档案信息资源的开发连续不断、系统完整、真实可靠，形成以收集整理为基础、开发利用为重点、现代化管理为目标的多层次、全方位服务的新格局，提高档案管理的水平。

（2）档案管理标准化，检索工具多样化。在科研活动及其档案管理活动过程中开展电子文件的标准化管理，从而保证科研活动信息的真实性，可靠性，完整性和长久可用性，使档案资源在保密范围之外优质高效，无时空限制地实现共享。科学完善的地建立查询系统和检索体系，从档号、分类号、题名、作者等多方面对馆藏科技档案内容进行全方位的管理和检索，也可编制多种检索工具，向利用者提供灵活方便的检索、查询、输出服务，从而加大档案信息资源的开发力度。

（3）行业联动协作化，信息资源共享化。档案部门要站在行业发展、服务社会的角度，推进档案信息化工作，完善档案服务机制。重点研究部门壁垒的制约因素，加大横向沟通和内部协作，主动与技术部门研究网络安全的解决办法，与业务部门商量共享信息查询的操作程序，从政策和技术上探讨信息公开的具体措施。

（4）档案管理信息化，档案管理人员专业化。档案管理单位应根据信息时代的特点，对管理人员的业务水平、政策观念、办事作风等要求比较高，建设部《城市房地产权属档案管理办法》、《关于开展房地产产权产籍管理人员培训的通知》等，都对档案管理人员参加上岗培训提出了要求，加大培训力度，有计划地对不同的培养对象采取多样和灵活的培养模式，除一般性的培训、研讨、交流、考察等方法外，还可以搞一些特殊办法和政策，如严格进行考核，建立责任追究制度及严格的奖惩措施。在档案管理工作中有创新，为项目建设提供充分依据的要给予奖励鼓励。对在档案管理中渎职、疏忽的要根据实践的严重后果要给予相应的处罚。加大定向培训力度，有计划地对培养对象进行高层次学历教育，以丰富、加深培养对象的基础理论和专业知识。