试论电子档案与纸质档案的差异性

[摘 要]近年来，随着计算机信息技术及办公自动化的飞速发展，电子档案的管理，已经成为档案管理过程中不可或缺的一部分。档案工作中应用范围的扩展，使电子文件的产生、形成、归档及其传送、保存等管理方法均与传统的纸质档案有所不同。本文通过对纸质档案与电子档案的差异性进行了分析，结合工作实际，提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法。

[关键词]档案；电子；纸质

随着办公自动化、信息高速公路朝着网络化、智能化方向的发展，计算机技术在档案工作的技术、方法发生的变化。电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，从而出现纸质档案与电子档案并存的管理问题。

一、在档案收集归档上的区别

（一）纸质档案的收集归档。随着计算机、网络技术的飞速发展以及办公自动化等系统的普遍应用，对于纸质档案仍然占有主导地位档案管理模式，必然也面临着新的要求和新的挑战。纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料，将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系进行分类、组卷后移交档案部门。它要求制定文件材料归档范围和保管期限表，文件字迹材料符合国家规定的质量要求，文件形成程序规范，签署完备，内容准确，分门别类等。

（二）电子档案收集归档。电子档案的接收工作比纸质档案较为复杂，接收方式上可采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，通过网络归档、移交。结束后归档，主要用于科技文件。数字化档案的收集，对纸质文件生成阶段的管理，档案人员很少直接参与，一般只要把好归档接收环节就行。数字化档案的收集工作体系采用文档一体化的管理方式，保证数字化文件的内容等信息的完整性，它不因时间推移、环境变化对文件形成的背景等信息被丢失或被破坏。电子文件则必须在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证

二、保护载体不同

（一）传统纸质档案的保护。纸质档案的保管对库房的设置，库房内的温、湿度要求很高，档案人员每天要进行测记，温、湿度偏高或偏低应及时采取相应措施。定期检查档案，看有无破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色等，如有破损、霉变、尘污、虫蛀、褪色，要进行修复、复制处理等，或进行一些必要的缩微、复印等复制工作。而且这些载体只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的有关要求，就能达到长期保存。我们对纸质档案的保护有悠久的历史，形成了一套完整的管理体系，从技术上看已经比较稳定和相对成熟，需要做的是锦上添花的工作。

（二）电子档案的保护。电子档案的保护包括对载体的实体保护、对计算机软、硬件支撑环境的保护，对电子档案逻辑内容的保护、相关背景信息和元数据的保护以及安全保护等等。电子档案具有特殊性，它不同于传统纸质档案保管条件，其主要是数字化档案设备安全和信息安全。设备安全是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则由一系列措施给予保障，保证数字档案的可读性和使用性，及时更新，防止信息丢失、被非法修改等。电子档案存贮载体多为磁性和光学材料，其物理保护技术相对来说还是比较稳定和成熟的，和纸质档案有些相通之处。比如说，也需要防霉、防潮、防强光、防火灾、防水灾等等，但其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别。由于电子档案存储载体信息容量很大，档案的软盘、磁带及光盘的排架长度与占用空间都很小，所以它对保存场地的面积要求不高。但它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求比较高，需要对库房内温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设施。比如要求有自动调温调湿设备、自动喷淋设备，甚至有自动监控设备等。

三、利用方法上的区别

（一）纸质档案。从法律效力的角度来说，传统的纸质档案，其字体、字迹、图像、印章等都清晰可见，内容真伪易于判别，司法部门都有一套成熟的物证鉴定技术，因此，其证据作用和法律效力都得到了法律的认可和保障，在许多的司法案件中颇具权威性。纸质档案最大的作用就在于法律的见证作用，之所以到今天仍然占有重要的地位，最重要的原因之一就是内容具有不可更改性和与之相连的真实性。纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案室检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。

（二）电子档案。电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，加强电子档案的利用管理显得更加重要，广大档案工作者应从建立于各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手，特别是加强安全、保密方面的管理，并在工作中严格执行，有效监督，必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。

四、结束语

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人直接参与社会实践，已经保持了各种形式的活动，形成的历史价值记录。它是人们社会实践的文件，而且是有意识保存的。纸质档案利用的需求与电子档案利用的需求各自优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃，正是我们探索纸质档案利用需求与电子档案利用需求的共性与差异的根本所在。