从人力资源管理看医院人事档案管理

[摘 要]人事档案管理和人力资源管理之间的联系性决定了人事档案管理水平的提升将会对人力资源管理工作提供帮助，医院在新时期的激烈竞争中，要以人才为发展核心，通过人事档案管理革新提升人才管理效益，为医院的持续发展服务。

[关键词]人力资源管理；人事档案管理；效益；服务；发展

众所周知，21世纪人才的竞争是关键，尤其是高素质的人才更是经济发展和竞争的关键性因素，在知识经济时代，将人力资源管理的优势充分发挥，将其打造成为知识经济竞争的核心内容，规避不良影响，将会极大的提升医院竞争力。对于医院而言亦是如此。人事档案管理作为医院人力资源管理的重要支柱，其整个过程中起着重要的作用。下面我们从人力资源管理的角度对医院人事档案管理面临的发展要求和问题加以分析。

一、医院人力资源档案管理与人事档案管理

人力资源广义上包括了社会内所形成的脑力与体力两种资源，尤其是比起物力资源，人力资源的能动性决定了它成为核心的本质，医院以人为主的资源管理模式，能够有效提升人才利用效率，有助于将人力效益转化为经济效果，促进个人和医院的快速成长[1]。人力资源管理的目标是建立一支优质、高效的人才队伍，在医院发展中形成一种长久有效的促进人才自我创新和激励的良好机制。人事档案作为记录医院员工个人经历、德才征集和工作表现的记录文件，以档案的形式存在，服务于医院的人事管理活动，通过对人才记录和活动情况分析，形成有价值的情报判断，帮助将人才分配在最合适的岗位上，形成医院内人才的高效开发。

人事档案是新时期医院档案管理的重要组成部分，其主要内容分别包括考察和了解员工，为医院人事调动和管理提供依据，人事档案在医院的发展中能够为人力资源管理提供有效依据，形成医院人事管理的支柱，是构建医院文化的重要组成部分。人事档案管理作为一项管理工作，在医院中占据重要地位，它与人力资源管理密不可分，相辅相成，共同发展。人力资源的管理的实现需要人事档案管理提供有效的认识信息，人事档案信息则为人力资源管理服务[2]。只有在做好医院人事档案管理的基础之上，才能够充分发挥其对于人力资源管理方面的积极作用，进而提升医院的竞争力。在新的时代背景下，应对严酷的竞争，促进医院持续发展以及医疗事业的进步，提升医院人力资源管理水平，充分发挥现代人力资源管理对提升医院竞争力的优势，将会是医院人事档案工作未来的发展核心。

二、新时期医院人力资源管理对人事档案管理的新要求

新形势下，对于医院人力资源管理提出了新的要求和挑战，医院的人事档案想要更好的发挥其对于人力资源管理的作用优势，就要适应时代发展需求，不断进行调整和改革。新时期医院发展趋势具体主要体现在以下方面，分别是建立核心价值体系、多层次评价体系和职业化水平衡量。现代医院核心价值体系的建立不仅仅是传统道德方面的医疗行为，核心价值所代表的医院与医疗文化已经成为了支持医院长远发展的重要力量。多层次的评价体系要根基于医院发展实际，突破医院传统人事考核模式与现代人力资源管理理论相结合，多层次多方位多元化的形成对人力资源的评价，分析取得优质绩效的元素并将这些元素的力量加以利用，从个人、各科室与部门，形成新的评价和组织模式。职业化水平的衡量是现代人力资源管理的重要标志，职业化要素由适应医院医疗事业发展的众多元素，诸如医院职工的职业精神、职业道德等，从更细致的地方促进人力资源优势的发挥[3]。

医院面对的这些新的发展趋势无疑对人事档案管理工作提出了更多更高的要求。人事档案的管理也要根植于医院文化，体现医院发展的核心价值体系，为增强医院文化竞争力添砖加瓦。医院评价体系的建立与人事档案关系极为密切，是构建各级评价体系的信息基础，因此，医院人事信息也要从单一向多层次多元化发展，强化对个人、团体和组织信息的记录和整理，为医院评价提供辅助[4]。职业化趋势的出现也要求人事档案工作要加强对相关知识与情报的收集，为更好的利用职业化各要素提供帮助。

三、加强医院人事档案管理，适应人力资源管理新要求

人事档案管理工作的革新要立足于医院发展实际需求，依托于新时期技术优势和信息优势，借鉴国内外成功经验，积极拓展管理职能，适应人力资源管理发展新趋势，为医院核心竞争力的提升做出贡献。人事档案工作的革新可从以下几个方面入手：

1.提升服务意识

人事档案管理作为医院重要的服务部分之一，要适应发展需求，端正态度，更新观念，以积极主动的服务完成自己的本质工作，为医院人力资源管理提供更多有效信息，服务过程中，要深入与各部门、各科室，加强科室之间沟通交流，加强档案内容建设，为人力资源的选人、用人、留人、育人提供辅助，将医院文化的标签深深根植于本科室，通过医院全体职工的行为和服务提升其医院中的地位，为医院持续发展服务。

2.增强合作意识

人事档案管理由于自身工作的特殊性，与其他科室交流和工作机会较多，在这个过程中，要通过多种途径加强与各科室的协作联系，为医院实践活动奠定良好的基础。在医院发展过程中，密切关注医院各部门人事变化，关注医院内大小事件，及时补充和输入认识档案信息，为人力资源部门的信息信息利用大好基础[5]。在医院的人事活动中，将各宗信息整合反馈给人力资源管理部门，加强沟通，并从本科室的协调功能出发在医院内部形成相互联合和帮扶的良好风气，加强团结意识。

3.强化竞争意识

现代医院在白热化竞争中无一不说明了知识、人才是决定竞争成败的关键性因素。人事档案管理部门竞争意识的提升，所能够做得就是提升自身工作效率，将效率转化为对人才的把握，为人力资源管理部门服务，缩短信息收集和反馈的时限，在提升自身服务效益，强化与其他各科室合作、协调的过程中完成这个目标[6]。竞争意识不仅仅是针对医院外部环境中的竞争对手，同时医院部门内部也应当形成良性的竞争氛围，比如对岗位的责任意识、对医院发展的忧患意识等，将其引入人力资源管理范畴，通过相互作用更好的完成医院发展目标，在激烈的竞争中创造更好的效益，为医院赢得良好的信誉。 4.科学的管理制度与档案分类系统

在人事档案的管理工作中，要建立起科学、合理的管理制度，顺应医院发展趋势，对从前不合乎情况的制度进行整改，以医院发展需求为基准，切合实际应用管理需要，建立起更加人性化的管理条例。对于档案管理部门来说，除了要在档案的收集上保证完整与及时，还要做好对各类资料的考证与鉴别，保证档案收录信息的真实与有效，能够为人力资源管理部门的工作服务，在档案的整理方面，要科学建档，以严谨、认真的管理态度完成各项工作，与人力资源部门建立直接服务通道，在互动的过程中对档案信息进行补充和完善，期间还要注意档案的安全性建设，避免医院信息外漏，造成损失，保护医院的利益[7]。

人事档案分类方面，要根据医院内部实际情况进行分区管理，分类系统的建设要与医院档案管理信息化建设同步，利用信息技术平台细致、完善分类系统，突破传统分类格局，建立起更加优质、高效的分类服务系统。知识经济时代，人力资源管理的新需求要求不断完善认识档案，当档案内容的建设上要注意动静结合、横纵结合、定量定性结合。比如横向上，除了要关注医院职工的思想水平、政治觉悟，还要延伸到他的个人能力、工作情况和兴趣性格等，在纵向上，除了要能显示其有效的个人信息，还要尽可能的反映其就职后的生活与工作现实。这些只是档案建设的其中一个方面，随着新形势下医院在管理上要求越加严格化，更多的信息都可以被充实内档案，比如近期考核、工资水准、奖惩情况、深造情况、工作成就等，这些都可以作为新的补充内容充实人事档案，虽然看似琐碎，但是其中的有效信息对于人力资源管理部门进行人事安排和调动都是极为有效的信息，能够提升信息利用率，为医院内部人事工作提供有价值的参考[8]。

5.医院人力资源档案信息化建设

在新形势下，人才是医院发展的核心，医院必须重视人事档案管理，促进人事档案管理的科学化、信息化、数字化，利用有效的人事档案信息，为医院的人才选拔与开发提供有效的决策依据，从而为医院发展建立起人才信息库。基于此，医院的人事档案管理，应适应现代信息化发展要求，强化人事档案信息化建设，建立起科学先进的人事档案信息化管理系统。首先，建立医院认识档案自动化管理系统。人力资源管理部门应从医院实际出发，在人事档案管理实践中，在实现办公自动化中形成的人事档案信息或对已有的图像、图片、音像等人事档案资料实施数字化处理（如对人力资源纸质档案信息进行扫描，图像资料进行格式化转化等），使其形成数字化的人力资源信息。同时，医院要根据自身实际，积极开发档案管理系统，并注重接口的数据兼容性，使其与医院的办公自动化系统相互联系，做到数据共享，确保医院认识档案信息的真实完整性。其次，医院在人事档案管理中，还需强化数据库建设，做好人事档案目录输入工作，运用规范化的输入方法，确保人事档案信息查询的信息化。而且在扫描与转化纸质人事档案时，还需对转换后的档案实施加密处理，确保其原始性。再次，在医院的人事档案信息化建设中，还需对人事档案进行严格的访问权限设置与管理。医院的认识档案管理人员应对相应的政策与法规进行仔细研究，在提升医院人力资源部门在档案管理中的服务水平的基础上，对人事档案中的各类信息资料进行严格控制。在这一过程中，相关的管理人会员应运用加密技术，对于医院人事信息通用数据库的资料进行分类处理与加密设置，并设置相关的认证机制，防止非法用户的恶意攻击。

6.引进人才

人才的引进无论何时都是现代医院工作的重要组成部分之一。除了要选拔优秀的人才之外，对于医院内部职工也要加强培训，提升其素质，在医院内部良性的竞争氛围内，将会全面的提升医院人才素质，这对于医院的发展来说是极为有益的，人事档案管理部门也不外如是。人才是竞争的核心，也是成就医院未来发展前途的关键性因素，要运用好这种因素，在医院的发展中发挥实力和优势，全面提升医院在市场竞争中的生存实力。

新时期现代医院的人力资源管理和人事档案管理在发展上都面临着新的挑战，如何在新时期，更好的把握人才、发挥人才的优势，对于人力资源部门和人事档案部门提出了新要求。现代医院要迎合时代潮流，在人事档案管理上进行革新，促进人力资源管理水平的提升，为医院获得长远发展的机会而努力。