档案的信息化建设中管理与创新工作的实施步骤

[摘 要]是目前我国档案事业面临的一项战略任务，也是一项系统工程。本文从我国档案信息化建设的现状着手，分析了档案信息化建设存在的问题，探讨了档案信息化建设的相应方法。

[关键词]档案；信息化建设；对策

信息化发展程度已经成为当今社会发展的重要标志。档案信息化建设，包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等等。档案信息化建设是“十五”期间国内档案管理部门工作的重点，加强档案信息化建设，提高档案工作管理水平和档案服务，是社会的必然要求。

1.我国的档案信息化建设现状

我国档案信息化经过近三十年的探索、发展，各个方面均取得了很大成绩。档案信息化建设由局部走向整体，在宏观框架下进行全面规划和组织实施，并与电子政务建设紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。

各地档案信息化建设普遍开展。近几年来，各地档案行政管理部门相继推进档案信息化建设，取得了相当大的成效。许多档案部门建立了数字化档案馆，开通了专业档案网站，引进了专业档案管理软件，档案信息化管理框架初具规模，信息化程度逐步提高。在档案目录数据库方面，各级档案管理机构都已经具备了建设目录数据库的现实基础，即各种馆藏目录，还有的档案馆建立了档案全文数据库和多媒体数据库。

2.我国的档案信息化建设存在的问题

2.1缺少统筹规划

当前我国的档案信息化建设，从全国档案系统来看，稍显混乱，缺乏统筹部署。各级档案馆缺乏联系，各自为战，不能统筹安排，共同发展，为我国整体的档案文化建设做出贡献。许多档案馆的信息化建设缺乏长远规划或近期目标不够明确，存在着“头痛医头，脚痛医脚"的现象，只关注眼前，不能长久发展。档案信息化建设中未能及时研究统一标准和规范，各馆使用的数据格式和标准缺乏统一性和规范性，档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术上的支持和系统管理以及技术性标准，严重制约了信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐，造成管理不畅，各级档案馆不能有效沟通，国家难以有效统筹发展档案信息化。

2.2认识上存在误区

对信息化工作认识深度不够。简单认为信息化建设就是数字化，认为馆藏档案数字化及档案资源上网就是档案的信息化，将电子文档及办公手段的自动化认为是档案的信息化建设，对信息化工作的复杂性估计不足。殊不知档案信息化建设是一项涉及各种数据库、网络建设和应用系统开发等方面的复杂的系统工程。而档案的数字化只是一种技术手段，其目的是建设信息化档案，数字化是建设信息化档案的途径。

将信息工作与基础业务工作割裂开来，重信息化建设轻基础性工作。错误的以为只要借计算机技术，就可以做好信息化工作，就可以一劳永逸解决档案工作的所有问题。由此而放松了对档案基础业务工作的要求。殊不知，业务工作是信息化工作的基础，没有稳妥的基础工作，不认认真真地做好档案的收集、整理、开发和利用工作，信息化工作则无从谈起。

2.3信息化设备、技术与人才储备不够完善

档案信息化建设的基础设施还不完善。档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施以及高技术来保证。由于经济发展及相关配套设施原因，我国的软硬件基础设施还不能满足档案信息化建设的要求。我国信息高速公路的建设还未全面完成，现有的信息传输速度过慢，使得网上档案文件的传输效率很低。同时，我国多数档案馆办公自动化与内网的建设亟需提高。在档案网站方面，虽有数量达200几百个，但与其他行业较为成熟的网站比较，还未形成行业体系。现有档案相关网站存在内容较少，专业性太强，搜索引擎少等难题。且目前档案机构主要局限于用网络宣传档案法律法规，扩大档案业务信息交流，其他网上档案业务还没有真正开展起来。

同时，在档案信息化方面存在一些技术障碍。目前，我国在保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的支持，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。

3.我国的档案信息化建设发展策略

3.1制定整体发展规划

档案信息化建设是一项庞大的系统工程，需要按照适用、有效的原则，进行统筹规划，组织全国核心力量研究档案信息化建设的发展总体框架、规划以及相关内容，将档案信息化纳入国民经济和社会信息化的大局中，电子文件的管理，数字档案建设，纸质档案的数字化等档案信息化建设内容应由国家档案局统一规划和组织各地市档案局，使整项工作有计划、有步骤、有重点地进行，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

3.2解放思想，树立档案信息化意识

当今世界已经进入网络时代，由于网上信息的共享性，信息来源渠道日益多样化，档案机构如果不及时开展信息化建设，实现档案信息化，档案信息服务的优势就可能丧失。但目前我国多数档案机构对网络信息带来的的挑战认识不足，认为纸质档案资料档案信息具有真实性，不需要网络共享，对档案信息化建设没有责任感和紧迫感，档案信息化建设还没有被付诸实践。因此，解放思想，树立档案信息化建设意识，在当今信息网络发达的社会显得极为重要。因此，我们必须树立档案信息社会化意识，尽快把档案信息置于社会共享地位，向社会提供全面快捷方便准确的档案信息服务。

3.3加强管理标准的制定和人才培养

国家应加快档案信息资源管理标准规范的制定，逐步推出适合我国国情的相关标准规范，使我国的档案信息化建设有法可依。档案信息化建设是技术性很强的工作。人才梯队建设是档案信息化建设诸要素中起决定性作用的因素。档案人才是除了掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术等现代信息技术的复合型人才，档案机构应通过各种渠道，加快加强信息化人才的培养工作。