论人事档案信息化建设的问题

[摘 要]随着信息技术水平的提高，其在档案行业的应用也在不断增多，人事档案管理亦不例外，作为文件材料的集结地，人事档案是记载个人轨迹的重要资料，在个人的职业生涯中发挥指导功能。在市场经济环境下，人才流动性较大，传统的档案管理方式已经无法满足发展需求，所以，强化人事档案信息化建设是未来发展的必然需求。

[关键词]人事档案；信息化建设；现状；对策

前言

经济的进步，时代的发展，促使人类进入到知识时代，信息成为时代发展的决定力量，信息技术在各行各业的应用大大提升了工作的效率，提高了行业竞争力，档案行业亦不例外，在信息技术的影响下，人事档案管理工作水平有了很大提高，其利用电子化、网络化与数字化为载体，突破了传统纸质档案的限制，实现人事档案信息资源的共享目的。

1.人事档案信息化建设的重要意义

信息时代的到来彻底改变了社会各行各业发展的模式，在这样的环境下，传统的人事档案管理利用纸质形式进行记载、长期的处于闲置状态下的模式已经无法满足发展需求，因此，实现人事档案信息化不仅可以改进人事档案的载体，同时也将人事档案以动态的方式呈现出来，运用现代化的计算机、网络技术完成人事信息的整合与管理，为人事档案的查询与检索提供过便利，实现档案信息资源的共享。

1.1提高人事档案信息化是现代化管理的需求

随着经济体制改革的深入，档案总局为了适应社会发展的需求，提出了档案全国档案住处化建设的目标与任务，因此，加快认识档案管理的信息化建设是与时代发展相一致的，是现代管理的必然要求，其对人事档案管理工作及工作效率的提升都将发挥积极意义，这将改善人事档案的利用价值。

信息时代的打来使得信息成为重要的战略资源，在人类社会进步的过程中，人事档案信息化建设就是要以档案信息资源建设为核心进而强化对档案资源的利用的与开发，加快档案数字化的进程，推动我国人事档案工作的发展，为现代化建设提供更加优质的服务。

2.新形势下人事档案信息化建设中存在的问题

近年来，我国人事档案信息化建设水平有了明显的改进，但从实际情况来看，我国的人事档案信息化水平与西方发达国家相距较大，制约着我国人事档案信息建设的步伐，具体来说，主要存在以下几个问题：

2.1整体水平相对较低

目前，我国多数的事业单位对人事档案管理工作不够重视，导致人事档案管理工作管理水平相对较为落后，内容更新、补充不够及时，制约了人事档案的信息化进程，使档案信息化建设优势无法充分发挥，制约管理水平的发展。

2.2档案信息化系统的管理过于分散

在档案信息化的建设过程中，由于没有统一的规划及领导，因此浪费情况颇为严重，而且各部门间各自为政，因此在各自的范围内实行建设，而在这些部门中含有大量的信息，因此存在着重复的工作问题，使人事档案资源的信息共享受到制约。

2.3管理人员不足，整体水平较低

受到档案工作特征的影响，从事档案工作的人员较少，整体水平相对较低。多数认识档案工作人员并未受到专业的训练，对档案信息资源的收集意识也较为薄弱，使得工作人员在工作中对单反的和总要性及管理档案要求、资料收集等业务处理不当，缺乏对档案全面、系统、连续性的合理规划。在档案的整理、搜集档案资料、检索与存储档案的管理过程中的方法相对也不够完善，这在一定程度上也制约了档案信息化建设的发展与进步。

3.改进人事档案信息化建设的有效对策

从上文的分析中我们看到当前我国人事档案信息化建设中仍然存在诸多制约因素，对此，必须要引起重视，采取相对应的对策加以改进，促进人事单反信息化建设水平的提高。

3.1改进人事档案信息化的整体水平

为了实现人事档案的信息化目标，政府必须要制定与其想对应的规章及制度，提高人事档案信息化建设水平。档案的利用主要是依赖现有的信息技术手段及现代化的管理方式与严格的管理制度来达到预期的管理目标，实现信息的控制。唯有如此，才能从根本上促进人事档案管理水平的提高，为用户提供主动服务。人事档案的利用必须要通过专业的网站进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法及县官的安全管理协议等规章制度，投稿人事档案信息进行有效及合法的利用。同时，作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用要在信息技术方法可以确保数字化方案真实性的基础上得到良好的体现。另外，要对当前我国现有的人事档案利用信息进行调整，唯有如此才能发挥档案凭证的价值。

3.2实行集中统一管理的模式

由于管理过于松散，导致大量的信息资源被漏掉或者是重复录入，影响信息价值的发挥，制约使用功能的发挥。所以，要想更加集中的采集与使用人事信息，就要集中统一的管理模式。用信息科学技术为职称，实现人事信息资源的数字化及资源的共享目标。

3.3加强对人事档案管理人员的培养力度

发展的根本是人才的发展，但从当前我国人事档案的管理情况来看，我国档案事业的发展人才不足，尤其是复合型的人才不够，对此，必须要加大人事档案人员的培训力度，进而提高档案人员的综合素质，加强对岗位人员的知识更新与学习，使其更好适应时代发展的需求，提升其竞争力，调动远动的积极性与主动性，为档案使用者提供更加优质的服务。

结束语

综上所述，在我国人事档案信息化建设过程中仍然存在诸多问题亟待完善，除了上文中提到的问题外，在信息化进程中最关键的就是人员综合素质相对较差，对此，必须要强化人事档案管理人员的事业心，增强责任感，适应不断变化的档案管理需求，不断地强化自己的专业素质，从而已更加爱饱满的热情为档案事业的发展贡献力量，进而确保人事档案工作的顺利开展，提高我国人事档案工作的服务质量，进而推动人才信息的社会化发展进程。