论档案管理工作的信息化

[摘 要]浅谈医学会是如何进行档案管理信息化工作的。本文论述的是如何做好档案管理工作的信息化、档案人员的业务素质和过硬的计算机操作及档案管理工作信息化的安全性。

[关键词]学会；档案管理；信息化

档案信息化是档案的基础性工作，是档案工作迈向现代化的必由之路，档案的信息化就是将传统的手工管理逐步由计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代。档案管理现代化建设日益深入，信息时代不仅对经济和社会发展产生了深刻影响，而且对档案工作也提出了新的更高的要求，对档案人员的业务素质和过硬的技术也提出了更高的要求。

一、档案管理工作信息化的重要性

当前我们生活在知识或者说信息时代，所以信息化是相当重要的。显而易见，档案工作的信息化也是非常重要的，档案是保存备查的文字、图表、声像等的原始记录，代表着历史。一个信息化的时代所产生的信息量是使无前例的，是以前无法比拟的，所以档案的工作量非常大，但是有了信息化建设，就可以通过网络和互联网随时准确地查到所需要的文件、资料、原始记录等。

二、档案人员的业务素质是档案管理信息化的保障

在信息化时代，档案管理的信息化是非常重要的。提高档案人员对档案管理的现代化意识、计算机意识及计算机管理档案的意识就是首要问题，只有这样才能更好的实现档案管理的信息化。信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源，档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，人是档案信息化安全的第一道保护屏障。所以一定要对档案人员进行定期培训，档案人员的素质、档案业务、计算机操作如何直接决定着档案管理信息化的质量。

三、更好的实现单位档案管理工作的信息化

要想搞好档案管理的信息化，首先必须有一套专用的档案软件，并且单位的局域网一定要完善，其次，技术是档案信息化建设的命脉，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话，那么首先就要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，然后要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合惯通。

四、怎样做好档案管理工作信息化的安全保障工作

档案不同于其它的信息资源，翻阅查看必须要严格审查。一定要建立严格的制度，档案人员要定期进行安全知识培训，使档案人员从思想上意识到档案安全工作的重要，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。对涉密的档案一定要用单独的办公软件，以防外部入侵。定期检修档案软件，使档案管理工作迈向信化更安全、更可靠。创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。

（一）配备管理设备实现计算机覆盖

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

（二）建立规范的管理机制

档案信息化建设过程中，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。

（三）建设复合型的管理队伍

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训。

五、实施立卷归档原则与档案工作规范化

实现档案工作规范化、标准化的根本目标，实现档案保管利用价值最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。

六、提高案卷质量与推进档案工作规范化

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

七、结语

档案信息化管理是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合，有过硬的硬件设施和过硬的软件，只有这样，才能更好的实现档案工作的信息化，实现档案工作由人工动手整理向人工计算机操作的方式转变，只有深刻认识到加快实现档案工作信息化的重要性，才能使档案信息化工作得到更好的发展。