探讨如何做好医疗事业单位档案管理

[摘 要]医疗事业单位的档案管理是事业单位高效、协调地运行的重要保障，由于对档案管理工作的认识程度问题，很多单位的档案管理存在管理工作认识不深、员工素质不高和管理设施不完善等问题。文章对这类问题进行了针对性的分析，提出了健全档案管理制度、加强档案管理标准化建设、提高员工综合素质建设档案信息化管理工作和加强保密工作的对策。

[关键词]档案管理；标准化建设；管理信息化

一、前言

医疗事业单位的档案是医疗事业单位成长历史的一个重要记录，它涵盖着事业单位每个重大事件的记录，是事业单位重要文化的体现。其次，事业单位的档案还包括像人事档案、财务档案等一些重要的信息资源，是事业单位的具有保密性的档案，同样也是能够为事业单位提供决策依据的重要资料信息。所以说，有效的在事业单位中进行档案管理工作是非常重要的。只有做好档案管理工作，才能够体现出事业单位的综合管理水平。运用科学的管理手段健全和完善事业单位的档案管理工作，能够方便事业单位的管理层对事业单位的整体情况进行掌握，以及提高档案资料的利用率和价值性，为事业单位更好更快的发展提供有力的保证。

二、医疗事业单位档案管理存在的问题

一是对档案管理工作认识不深。档案管理工作是服务于事业单位的其他部门的，是为其他部门以及事业单位的管理层提供信息资料的一项服务性的工作。由于其服务性的特点，导致档案管理工作往往被人所忽略，存在意识性不够的问题。就因为对档案管理工作的意识性不够，从而导致了对档案管理工作的监督力度不够、人员专业素质认识不够、档案管理安全性认识不够以及没有相应的档案管理制度来对档案管理工作进行管理等问题的衍生。所以说，对于档案管理工作意识性不够的问题是阻碍档案管理工作的最主要问题。

二是没有完善的档案管理制度来进行档案管理工作。由于对档案管理工作的意识不够，就导致很多的事业单位没有建立完善的档案管理制度，甚至是根本没有档案管理制度来规范化档案管理工作。没有档案管理制度，直接致使档案管理工作缺乏工作标准以及工作规范，日常的档案管理工作变得杂乱无章，使档案管理工作处于无序的状态，从而导致档案管理工作得不到有效的应用。

三是档案管理工作缺乏安全性。由于对档案管理工作的意识不够，致使档案管理工作缺乏安全性。档案管理中包括事业单位的一些重要信息资料的存储，如果档案管理工作的安全性缺失，则可能导致事业单位的重要信息的流失，给事业单位带来经济损失。

四是在进行档案管理工作时，管理人员缺乏专业素质。由于对档案管理工作的意识不够，间接导致档案管理的管理人员对于档案管理工作认识不够，致使档案管理工作的热情不够，工作效率低下。甚至有些事业单位的档案管理人员是由其他工作人员进行兼职，档案管理工作不受重视，致使档案管理工作处于一个瘫痪的状态。其次，档案管理人员不具备专业的档案管理技能，导致档案的管理情况存在无序性，影响档案管理机能的有效实现。

五是档案管理工作缺乏先进性。即便信息化办公在事业单位中被广泛应用，但由于对档案管理工作的意识性薄弱，导致档案管理工作缺乏先进性，致使档案管理工作仍然停留在传统的档案管理和半传统的档案管理方式上。这严重的制约了档案管理的先进性水平，影响档案管理技能的有效实现。

三、医疗事业单位档案管理的改进措施

一是健全完善管理制度。档案管理制度的健全在于规章制度的建设，制度建设要合理、可操作性强。一方面要加大对档案管理工作重要意义的宣传，使干部和职工主动配合档案材料的搜集和整理工作；另一方面要加大资金力度投入到档案管理的现代化工作，在单位的资金预算中纳入档案管理设施的现代化，年底再对工作进行考核；领导的重视，领导的重视不仅表现在对档案设施的完善方面，也表现在对档案管理工作的督查考核方面，单位主管档案建设的领导应该定期对档案工作的开展进行指导和考察；第三方面是档案馆的建设，通过每年的经费预算对档案馆的硬件设施进行定期的升级和维护。

二是加强档案管理的标准化建设。档案信息的交换、档案数据的共享和传递等都依赖于统一的标准进行规范，因此制定各类档案管理标准形成体系是确保档案管理现代化工作得到实施的先决条件。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

三是建设档案信息化管理工作。做好档案的信息化管理工作是现代档案管理工作的需要，在配置档案信息化管理设备的同时也应该要对员工进行信息化管理的培训，培训内容包括光盘、缩微、声像等先进的档案管理技术。在这方面，国外的一些国家在档案信息化管理已趋于成熟。为了顺利的实现档案现代化管理，我们可根据本单位的需要，借鉴其先进的管理方法和经验。当今社会，事业单位档案管理正面临着新的机遇和挑战，走向市场经济的同时，也在向信息时代迈进。我们只有对档案工作存在的不足进行理性的总结思考，才能为今后的发展制定出正确的政策。加快档案现代化管理进程，不仅能够有效地发挥档案的利用工作，还能适应信息社会发展的需求，最重要的是能够最大限度地为本单位各项业务工作和社会服务。

四是加强档案管理员工的专业素养。在所有的工作中人是第一位的因素，因此必须加强对管理人员综合素质的培训。应该减少档案管理人员的变动，保持档案管理队伍的稳定，档案管理工作是一项专业性、实践性和操作性都很强的工作，若是不具备丰富的实践工作经验，档案收集、管理规范是很难达到要求；对员工进行定期的培训，随着科技的发展，档案管理也在与时俱进，因此必须对员工进行定期的培训、对其原有的知识结构不断更新，同时也加强职业道德建设，树立档案管理人员的职业荣誉和职业道德观念。现代化的档案管理工作对员工主要有以下几个方面特别的要求：一要有较强的综合分析能力，因为涉及到各种复杂档案材料的整理和存放，对相关材料进行分类和分析，在工作中必须善于独立思考和分类整理；二要有很强的政治思想素质，档案管理工作的机密性和政治性都很强，因此管理人员必须有敏锐的政治触觉、严明的纪律和高度的责任感；第三要具备现代信息技术知识，要掌握档案管理的专业知识，通晓各种门类档案的管理理论与管理方法。

五是开发档案信息资源。档案管理工作的完善和实施不但需要软件方面的建设，也需要硬件方面的建设，管理人员应该根据档案馆规模的大小对其进行设计与规划，通过政府的资助完善档案馆的硬件设施建设，以保证档案管理工作的健康发展。对于规模较大的单位可以投入资金发扬档案馆的宣传作用，通过对单位成长、发展和壮大的历史进行展览，对档案进行整理时，可根据单位的情况，将档案的保存形式转变为单展史、大事记汇编等。挖掘档案的历史价值，进而充分发挥档案的使用价值。在档案中宣传和总结本单位的经验和业绩，可为领导制定策略作参考。通过报纸、网络等，在提高单位知名度的同时，也可为社会提供有效的信息服务。