文书档案的信息化管理工作探析

[摘 要]随着信息化技术的发展，改变了传统档案的管理方式，尤其是文书档案的管理，本文就对当代文书档案管理的结构设计及功能进行分析，并对当前形势下如何实现文书档案的信息化进行探讨。

[关键词]文书档案；信息化；管理；问题；对策

前言

作为新时期档案管理不可或缺的重要部分，我国文书档案的管理也迎来了新的机遇，从传统的手工方式实现了信息化的管理，本文主要介绍信息化建设的构成与功能，提高信息化管理水平。

1.传统文书档案管理工作中存在的问题

受到传统思想的影响，很多企事业单位仍然采用传统的方法进行管理，采用传统方法进行档案的收集、整理与归档，导致管理中的问题颇为突出，除了借阅的实效性较差，还有管理的难度较为复杂，每次都要进行登记，同时，文档非常容易破损，尤其是多次被借阅的文档，常会导致文档损坏，很多珍贵材料流失。

2.实现文书档案信息化管理的优势

2.1改善了办公的效率

从计算机出现至今，大大改进了信息处理水平，改善了传统手工操作的弊端，强化了资料的完整性与齐全性。运用计算机软件后，文件的资料收集、储存与分类等工作都更加完整且整齐，工作变得更加简单，大大提高了办公的效率。

2.2实现了新信息的共享

传统的手工操作无法实现信息共享，导致大量信息被闲置，导致资金浪费，获取信息难度增加。计算机技术运用后，传统的档案管理从案卷级深入到文件级，实现体系化管理。同时，网络技术的快速进步，档案信息与载体被分离开来，与其他信息系统建立合作关系，改进了工作的效率与质量。同时，也改进了信息的查准率，降低了空间的制约。同时，网络平台的建设也可以在第一时间了解到档案部门的工作状况，实现动态化的控制管理。

2.3保存文件的稳定性有了明显提升

电子文件的优势在于保存寿命长，这是与传统纸质档案最大的区别，受外界环境的影响较小，尤其是近年来科学技术水平不断提高，电子技术水平不断提高，电子载体设备日益完善，可以根据需求选择合适的载体，便于传递，易于存储，稳定性有了明显的提高。

2.4改善了文件传递的便捷性与安全性

过去，在传递文件的过程中常会受到不同因素的影响出现破损或丢失的问题，过于依赖传统的邮政速递方式，受到距离影响较大。同时，受到环境等因素的影响，也常会导致文件丢失或延误，造成档案人员工作的困扰，而计算机技术的应用则彻底改变了这一问题，实现了网络传输，提高了传递的速度与安全性。

3.文书档案信息化管理中存在的问题

3.1降低了文件的保密性

受到信息化特征的影响，电子文件的保密性要低于传统文件，形式多变，常会被别有用心的人更改，而且没有痕迹，尽管防伪造的技术在不断提高，但其内容的变动仍要大于纸质文件，应用的人无法了解档案的原貌，对其原始性认识不够，而且无法为每份电子文件盖章、签字处理，无法凭借这一媒介判断文件的真伪，这都给电子文件的保密工作者提出了新的要求。

3.2对档案管理人员提出了更高的要求

随着电子技术的应用，传统纸质档案的管理方式无法满足需求，因此，在当前形势下要加强档案管理人员对计算机技术或数据通信技术的应用水平。因此，新时期的管理人员要不断地丰富自身的知识水平，不能固步自封。这是当前制约我国档案管理水平提升的首要问题，尤其缺乏复合型的档案管理人员，影响档案管理的信息化技术水平，尽管现代化设备在不断增多，但利用水平低，实现信息化成为一种口号。

4.应对文书档案管理信息化问题的对策

从上文的分析中我们不难看到，实现文书档案管理的信息化后，利弊共存，从其对现代档案管理工作的影响来说，仍然是利大于弊，下面就针对上文中提到的问题，制定出有效的解决对策。

4.1将信息化系统内外网隔离

隔离内部的信息化网络与外网，建立物理的隔离层，这是当前保护网络最为直接且有效的方法，同时从经济性的角度来看，也十分可行。在当前形势下，我们主要采取路由器的隔离方法，由路由器滤掉被屏蔽的IP地址与服务。可以先将所有的IP地址屏蔽，然后将需要的地址允许通过。如果第一层的防护隔离无法达到隔离的目标，可以运用防火墙的隔离方式，当前采用的防火墙多数都有认证机制，不论是哪一种，都具备过滤进、出网络数据的功能；具有管理进、出网络的访问的能力；严禁某些禁止的业务进入；记录通过防火墙的信息内容与活动，对网络攻击进行检测并给予警告的功能，方可确保系统的安全。

4.2改进档案管理人员的综合素质

首先，增加硬件设施的投入力度

硬环境是做好档案建设的重要基础，唯有创建良好的硬环境，工作人员才有工作的信心，业务人员的水平才能得到提升。从具体的实践来看，唯有强化管理部门的硬件设施，档案人员方可通过这些设备才能实现管理水平的提高，增强业务水平，提高档案管理的效率。

其次，丰富档案管理人员的知识水平

在日常的教育中要采取“自学为主、培训为辅”的方式进行档案人员的培训，建立终身教育机制，促进档案人员知识能力的提高，与时代发展相适应。在日常工作中不断学习，丰富专业知识，提高自身知识能力，在单位内部建立激励约束机制，将档案的专业水平作为业绩考核的一项指标，激发员工的积极性。

最后，增加档案部门与区域间的合作

要想提高档案管理的水平，必须要加强系统间与区域间的合作，互相学习，扬长避短，运用现有的资源进行知识的更新，同时采用现代化的科技手段促进档案人员专业水平的提升。

5.结束语

作为人类实践活动记录的重要组成部分，档案可以还原历史真实，是信息家族的重要组成部分，因此，在新时期强化档案信息化建设迫在眉睫，是社会进步的重要组成部分。