浅析高校档案全文数字化工作的问题与对策

档案数字化建设是档案信息化建设的重要内容和实现条件，因此，档案数字化工作成为档案管理部门实施档案信息化建设的重要目标。笔者就高校档案全文数字化工作实践过程中存在的一些问题进行分析研究与思考，并提出应对的具体策略，旨在顺利推进高校档案全文数字化工作。

一、高校档案全文数字化工作存在的问题

1.档案全文数字化价值界定缺失

档案全文数字化价值的界定是档案全文数字化经济效益和社会效益的保证。不少高校在档案数字化的过程中，存在盲目跟风，界定不到位的现象。在数字化过程中，易简单地把各类档案通过扫描等信息处理技术录入数据库，而没有考虑到档案利用的种类和频率，以及档案利用者的需求。

2.档案全文数字化设备投入严重不足

在高校档案馆中，普遍存在档案部门经费投入不足，软、硬件设备简单等问题较突出。因资金所限，设备投入不足，大多数较重要的档案无法进行全文数字化，譬如，基建档案图纸、书画作品档案等。同时，由于数字化的信息具有海量存储、异地查询、方便利用等优点，对存储和运行的基础设施的要求较高，需配置高性能的软、硬件基础设施，以保障其在存储与运行中的稳定、安全。

3.档案全文数字化技术力量相对薄弱

在许多高校档案馆中，档案工作人员配置编制不足，且大多数的档案人员都是工作中转岗的，档案专业和信息管理专业毕业的较少，档案、信息技术复合型人才就更为缺乏。大多数档案人员都只受过档案专业在职培训，只通过了专业技术人员的计算机应用能力考试，普遍存在现代技术水平和能力都偏低，信息素质不高，信息处理能力不强，信息技术水平低，信息获取能力差等不足。

4.档案目录数据库与全文数据不能有效挂接

很多的档案馆都存在数字化的目录数据库和全文数据不能有效挂接的问题，出现了找不着或不好找、不好用的问题，也存在着数字化的档案量较多，但是能上网利用或能上互联网利用的相当有限，档案数字化的利用效益没能体现，而且会出现数字化返工的情况，如此就造成了财力、物力、人力的损失。如何实现目录数据库和全文数据一一对应地有效挂接，形成完备的档案信息数据库，从而实现全文查询，是档案全文数字化要解决的一个技术问题。

二、高校档案全文数字化工作实施策略

从数字化程度看，高校档案全文数字化包括三个层面：一是档案目录的数字化。二是档案的全文数字化。档案全文数字化又包括馆藏传统介质档案的数字化和将正在形成的电子文件及时归档保存两个方面内容。三是档案目录数据库与全文数据的挂接。因此，高校档案全文数字化的有效实施，需要做好以下几项工作：

1.先行建设文件级目录数据库

运用计算机技术，利用档案管理系统，加强档案目录数据库建设，建好档案文件级目录数据库，实现文件级目录机检，能够有效提高档案检索速度、档案查准率、查全率，提高档案查询和利用的效率与档案检索利用服务质量，推进档案信息资源共享。因此，按统一数据和格式标准，将档案文件目录录入计算机档案管理系统，建立档案文件级目录数据库是档案数字化工作的首要任务。

2.坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”原则

档案信息化不等同于档案数字化，更非全部馆藏档案全文数字化，因此，我们应当本着科学的态度，坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”的原则，通过严肃的鉴定，认真鉴别全部馆藏档案全文数字化的必要性和可行性，有重点、分步骤的实施档案全文数字化工作。即优先对因特殊原因破损、褪色、霉变的档案进行抢救性数字化，加工成电子档案保管。并根据档案利用的实际情况，以档案利用者的需求为导向，优先把利用率高的档案全文数字化。

3.践行“存量数字化，增量电子化”目标

档案全文数字化，一是对原有的馆藏传统物理介质档案进行数字化，即通过扫描等技术将原有的物理介质载体档案进行处理，实现数字化转换。这是清还旧帐。根据优先抢救利用、逐步深入扩展的原则，确定分期分批数字化档案的全文扫描与数据库存储，逐步实现“存量数字化”。二是对正在形成的电子文件按统一标准和数据格式，进行归档保存，做到完整、准确、真实、有效。因此，要做好电子文件的归档管理工作，对目前各部门形成的应归档电子文件进行全面、系统的收集整理，保证归档文件的准确、真实、完整和有效，从而达到“增量电子化”。

4.正确决策数字化“外包”与“内包”

目前，档案数字化加工有“外包”和“内包”两种实施方式。“外包”即将档案全文数字化加工外包给专业公司，依靠外包公司的技术力量和工作人员来对档案进行全文数字化加工。“内包”即靠档案馆自身的力量来对档案进行全文数字化加工。至于是选择外包还是内包，各高校档案馆应根据各自的实际情况，从资金、质量、安全和保密、人员素质、馆藏实际等方面，本着降低成本、提高效率、保证质量、安全保密等原则，作出最符合馆情的选择。

5.实现档案目录数据库与全文数据的有效挂接

档案数字化工程成败的关键是档案目录数据库与全文数据的有效挂接。那么，如何才能有效实现档案目录数据库与全文数据批量、快速的挂接？首先，建设好标准化、规范化档案目录数据库。目录数据库主要由档案代码、类别、题名等组成，能够链接或指向所要查找的档案内容。档案目录数据库是馆藏数字化档案全文能否有效利用的基础和前提，所以要建好档案目录数据库。其次，建设好标准化、规范化的档案全文数据库。一要选用成熟的档案管理软件系统;二要选择合适的、科学的存贮方式;三要选定通用、统一的数据格式。

6.加强档案宣传，争取资金投入，增强人才队伍

档案全文数字化工作的高效进行，档案馆一方面要努力建立档案信息化工作体系，加强档案信息化工作宣传力度，争取学校领导重视、支持档案信息化工作，从而加大投入档案建设资金，保证档案信息化建设专项资金;另一方面要加强档案管理工作人才队伍的建设，招聘档案、信息技术专业人才，加强在岗档案人员信息技术的学习，通过“走出去，请进来”以及实践中自学的方式，让他们熟悉并掌握信息技术在档案工作中的运用，加强信息技术与档案业务的综合运用能力，使他们在实践中成长为档案信息化建设的优秀人才。