浅谈地名档案的电子化管理

一、地名档案电子化管理的重要性

地名档案是指在地名管理工作中形成的记载各个地理实体的标准名称及与其相关的图文声影像等信息材料。它是国家民政系统的一种专门档案，也是国家档案的重要组成部分。地名档案以地名调查、编研、科学研究、开发利用等为主要内容，从不同角度以不同形式直接而全面地记载了地名的社会现象、语言现象、历史现象、地理现象以及地名的空间分布情况等。

随着社会经济的发展，办公自动化水平的不断提高以及电子信息化产品的不断增多，社会上出现了大量的电子化地名档案信息资料。地名档案电子化建设不仅是信息时代发展的客观要求，也是地名档案信息化管理工作的必然选择。地名档案电子化管理主要是采用网络、计算机、信息技术手段，以地名档案资源为管理对象，运用档案管理学最新理论，开展地名档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。收集环节主要是将纸质资料和电子资料统一制作目录，核对后归档。整理环节是依托计算机信息网络，标明柜号、编号、序列号等档案电子信息，通过建立数据库信息系统，实现图形化管理。保管环节主要是采用常规保存，在搬运、移送资料时，做好电子信息登记、备注，以便日后跟踪查询。开发和利用应属同一环节，根据实际应用开发。

地名档案电子化管理打破了传统的实体档案管理模式，通过扫描、压缩、转化、传输等技术手段转换成数字文件、图片、音像及图形等的数字化信息，并充分利用数字识别和分级存储等高科技手段将有关电子档案信息存储在光盘、磁带、数据库等各种大容量存储介质上，同时可将有关数字地名信息发布到局域网、国际互联网等传播媒介上，满足广大使用者通过各种便捷的查询手段快速检索和应用到所需要的地名电子档案资料，从而实现地名档案信息电子化的管理与应用。地名档案电子化的管理不仅打破了利用上的时间、空间限制，而且能够通过网络使地名档案信息进行异地传输和利用，最大限度地实现地名档案资源的共享，还便于通过计算机进行快速检索与利用，促进各种高科技技术在地名档案管理中的应用，进而推动地名档案信息资源的综合开发利用。地名档案电子化可以充分发挥网络的作用，使地名档案网站成为档案宣传和档案信息服务的社会窗口，通过不断丰富地名档案网站的内容，为社会各界提供网上搜索和利用服务，进一步发挥地名档案信息资源服务社会的作用。

二、地名档案电子化管理的要点

1.电子地名档案信息的采集

现有地名档案多半是纸质档案，占用储存空间大、纸张易受潮老化、不便长久保存，为了提高地名档案的存储和管理效率，地名档案采用电子化管理是适应网络时代发展的要求。电子地名档案信息主要有三种来源：传统档案的电子化、从业务部门接受的电子文件和网络上具有档案价值的相关信息资源等。地名档案工作者应与城建部门建立密切友好的合作关系，及时了解城市总体规划，做好记载和信息采集工作。信息数据包括文本、图形、图像、影像、声音等形式文件，主要记载地名名称、汉语拼音、来历、变革、具体方位、行政辖属、功能、历史事件等信息。对地名档案进行电子化时，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术。电子档案管理部门应和信息形成者签订协议，对移交信息的格式、范围等作出规定。

2.电子地名档案信息的处理

地名档案的管理具有动态性，随着城市化和现代化建设的发展，不断出现新的地名信息，同时一些地名也在不断的消失，地名档案管理工作人员需要随时更新地名档案内容，并对这些内容的真实性、完整性进行鉴定与保存。地名档案管理工作人员在处理消失的地名时，应将其档案从行政区域地名类别中列出，作为历史地名单独存放，以备查考，对于原存放档案的位置及编号，可以用新地名编号来补充。对那些更新的地名应将其原档案材料与新的地名材料一起归档，并在备注表上写明更名原因与时间，这样便于查找和利用。

3.电子地名档案信息的查询

地名档案管理电子化的核心是应用计算机，对地名档案进行组卷、编目、分类，代替部分手工管理的程序。电子地名档案具有多种查询途径、强大的检索功能，能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化;能根据用户需要设置检索类别，如目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。

4.电子地名档案信息的发布

电子地名档案信息的发布是面向有针对性需求的服务对象。电子地名档案管理部门可以通过多种方式进行信息发布，包括：对各立档单位及相关业务部门提供文件传输、检索和利用等;对大众用户提供网上查询和搜索等。

5.电子地名档案信息的安全

随着现代化的发展，电子地名档案信息的载体种类越来越多，这就对档案的安全保护措施提出了较高的要求。电子地名档案信息的安全包括硬、软件系统的安全，网络安全，信息安全和用户利用的安全等。运用现代科学技术成果对电子档案信息进行预防性和治理性安全保护是一种有效的措施，在有限的权限范围内读取和下载电子地名档案，保证档案信息不被滥用。

6.电子地名档案信息的保存

传统地名档案的基本功能是收集具有保存利用价值的档案，存储、开发并提供利用。在传统环境下，纸质地名档案的长久保存并不是档案管理工作人员面临的最突出的问题。而在电子环境下，地名档案信息对于硬软件的存储媒介具有极大的依赖性，但在高科技技术快速发展的当今社会，硬软件更新换代的速度又非常快，常出现当前的硬软件无法读取之前的电子信息;另外，硬软件之间又存在着一定程度上的不兼容技术问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子地名档案信息的长久保存成了电子地名档案管理工作人员面临的一个突出的问题。

三、地名档案电子化管理的发展趋势

1.电子地名档案的归档系统建设与管理

利用先进的科学技术研究成果，收集地名数据库信息，通过信息系统建设，将电子地名文件在网络中进行传输、整理、归档与提取运用，从而实现电子地名资源与多媒体的链接，信息的共享。地名档案管理部门可根据实际需要公开必要的地名信息，集中向社会提供利用，运用用户身份认证、电子签名等技术手段，保障电子地名信息的真实性、完整性和长期可用性。

2.电子地名档案统一的管理与服务平台建设

电子地名档案的标准化和规范化是相辅相成的两个方面，设计一套统一的电子地名档案管理标准，包括电子地名档案形成的标准、电子地名档案存储与归档的标准以及电子地名档案利用的标准等，从而增强电子地名档案服务平台的管理能力，提高网络化服务的能力， 提高服务管理的现代化水平。

3.电子地名档案资源规范使用的标准化建设

地名档案管理部门有责任有义务整合辖区内的地名资源，根据《地名信息分类编码》、《地名信息基本术语》等标准，结合当地地名管理的规范，利用多种形式通过多种渠道向社会广大群众宣传地名使用规范，面向社会提供集中的咨询和查询服务。

4.电子地名档案的编研和信息资源的开发利用能力建设

大量地名档案的电子化处理和管理信息系统功能的完善，为电子地名档案的编研创造了良好条件。充分利用搜索引擎技术，可以有效建立与主题、内容关联的信息聚合，这将大幅提高电子地名档案的可用性;通过深度数据统计分析，能够从电子地名档案中提取出大量有价值的信息资源。

5.电子地名档案信息服务网络建设

电子地名档案信息网站是地名档案管理部门宣传业务、面向社会收集档案、提供服务的重要窗口，是实现档案管理部门与社会民众之间建立良性互动的有效途径。充分运用互联网络的作用和功能，通过有线和无线两种方式同时为互联网计算机和手机等移动终端提供个性化的地名数字信息服务，从而可以大幅提升地名档案管理工作人员的工作效率和社会民众享受服务的便捷性。