浅谈基层医院办公室的档案管理

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翻新时间：2015-08-17

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浅谈基层医院办公室的档案管理

[摘要]办公室档案管理工作是单位职能管理部门的一项重点工作内容，是一个单位发展前进轨迹的展现，它为研究单位业绩、制定科学的发展道路提供了强有力的依据。档案作为知识的结晶和信息资源，是历史发展与社会实践的真实记录，是各项管理工作中取之不尽的信息源，对医院的建设与发展起着举足轻重的作用。文中将就基层医院办公室档案管理的相关概念、形成过程以及针对实施过程中所存在的各种问题和应对措施进行简单叙述。

[关键词]基层医院；档案管理；存在问题；应对措施

1.概念及形成过程

我国医学事业的发展具有几千年的悠久历史，蕴藏着丰富的思想、哲学、文化、道德等内容。古代医学发展史与现代医学发展史的积累，为医院档案的形成创造了基础条件。当患者踏进医院接触医生，并在其后续的接诊、检查、诊断、确诊以及治疗、心理、康复的全过程中，已经孕育着医疗档案的基本内容。随着医疗工作的深入和医院管理的不断完善，围绕医疗服务质量这一轴线，突出“全新全意为病人服务、以病人为中心”的医学资料、管理资料、教学科研资料、人员结构资料、设备设施资料、财会统计资料等对医院建设和发展具有宝贵价值的原始资料，便形成了医院档案。

2.基层医院办公室档案管理工作中存在的问题

2.1全员档案意识薄弱，档案完整性流失严重

大多数医院的很多工作人员甚至领导，都严重缺乏档案意识，在实际工作过程中仍然存在强烈的“重经营，轻档案”的思想，对档案管理在医院中的重要性和必要性缺乏正确深刻的认识，从而忽略了档案的科学有序管理，导致了医院发展的连续性和历史性资料的完整性流失，同时也造成了医院档案利用率不高。

2.2档案管理设备落后，无法与时代要求接轨

随着现代科技与经济的发展，很多医院的档案管理设施设备都已经相当落后，甚至老化，而医院在档案管理工作中硬件投入不足，使得档案现代化管理水平不高。许多医院的档案管理工作仍然存在许多困难：如房屋不足，设备陈旧，资金短缺等，甚至于在这个计算机网络普及的年代，有些单位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也给档案的检索和利用带来诸多不便。

2.3管理人员水平不高，跟不上现代管理步伐

在现行医院管理中，目前多数从事医院档案管理的工作人员未经专业化培训，在专业素质、理论水平、文化程度等方面仍需学习改进，存在知识面窄、计算机操作困难、学历低等问题。而且医院只重视医疗技术人员业务素质的提高和继续教育，没有培养档案管理人员素质和水平的意识，更未将其纳入培训计划和要求，导致许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上时代的发展趋势。

2.4档案管理制度散乱，没有统一的管理标准

多数基层医院中，档案管理制度不健全，导致档案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息资源整体统一性。大部分医院的档案管理工作中没有统一的管理标准和模式，对纳入档案的内容没有明确的要求和规定，更没有制定统一的立卷归档制度。由于档案管理制度不完善，很多有价值的资料、数据都丢失了，阻碍了医学研究的发展。信息管理和档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，从而使现代医院的发展跟不上新时期发展的需要。

3.针对存在问题采取的应对措施

3.1领导班子提高档案意识，加大硬件设施投入

医院领导班子应充分意识到医院档案为医院现代化管理提供了可靠依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经营型、粗放型向科学性、集约型转变，促进了医疗技术水平和服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。同时应加强单位档案室建设，对档案管理所需房间、文件柜、电脑等硬件设施齐全配备。

3.2档案管理人员加强学习，提高自身业务水平

保管档案的目的在于利用，档案的门类多，各门类之间千差万别，档案人员必须具有专业技能，才能使档案从收集、整理、鉴定、保管、统计到最后提供利用顺利进行，才能使档案工作适应未来社会的需要。电子计算机技术的普及应用，实现了档案管理的电子化、自动化，所以更需要档案管理人员更新和提高各方面业务素质及水平，才能适应新世纪档案工作发展的需要。

3.3单位健全档案管理制度，加强档案集中管理

按照医院职能要求和业务范围，从事活动所形成的党政管理、医疗业务、教学科研、人员结构、设备设施、财会统计等全部档案的综合，是具有保存和研究价值的各种文字、图表、声像等不同种类的载体和不同形式的历史记录，不仅涉及到单位的历史发展，更关系到广大群众的各种健康资料，是指导协调医院各项工作正常运行的重要参考资料，更是医院在进行工作计划和决策时的可靠依据。因此，单位应制定较为全面的医院档案管理各项规章制度，对各类型档案资料的收集、整理、提交、登记、归档等流程制定详细的细则，落实到科室，责任到人，以保证医院档案的完整性，避免档案流失。