浅谈新时期高校特殊载体档案的收集归档工作

[摘 要]面对日益深化的教育体制改革，高校档案管理工作中也面临着许多新情况。特别是随着新材料、新技术逐渐地应用于档案的载体，对这些特殊载体档案的收集归档、保存所日益显露出的问题，更增加了解决问题的紧迫性。

[关键词]高校档案；特殊载体；收集归档

特殊载体档案是指学校工作中形成的不同于普通纸质载体档案的声像档案、电子档案、荣誉档案及其它具有保存价值的实物等，它与纸质载体档案同为学校档案的重要组成部分。笔者结合工作实际就新时期高校特殊载体档案收集归档工作谈一些粗浅的认识。

一、声像档案

声像档案包括学校重要活动形成的照片、录音带、录像带、影视胶片等。

（一）归档范围

1、上级领导、业务主管部门来校视察、检查工作，校际交流等的声像材料；

2、反映本校部门、学院、直属单位主要职能活动和工作成果的声像材料；

3、反映本校教学、科研、校园文化、外事活动各种重要活动的声像材料；

4、本校历届领导人、历届毕业生、先进集体照片；

5、本校校园历史变迁、重要建筑物、校园风光等声像材料；

6、记录本校发生的重大事件、重大事故、异常现象及治安、灾害等事件的声像材料；

（二）收集、归档要求：

2、数码相机拍摄的照片应整理刻录成光盘并选出3―5张扩印成纸质照片。纸质照片应配以文字说明，光盘必须建立光盘目录，注明拍摄的事件、时间、地点、主要人物、拍摄者等要素。

3、录制的录音、录像带要附以简要说明，说明该带存储的内容、录制的时间等。若整理刻制成光盘，重要的声像档案应将原件与刻制的光盘一同归档。

二、电子档案

电子档案是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的有保存价值的电子文件。

（一）归档的范围

具体可参照本校制定的纸质文件归档范围。此外，还应将各部门、各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等进行收集、积累归档。

（二）收集、归档要求

1、电子文件的格式要求：

（1）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时要保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

（6）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。

3、电子文件的存储要选用耐久性好的载体，光盘一般应采用只读光盘或一次写光盘。光盘刻录一式2套，一套送校档案室归档，一套留本单位备用。

4、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。电子文件的归档应可能包括相应的背景信息和元数据。

5、更换管理软件时应将不再使用的软件与数据一同归档。

三、荣誉档案

荣誉档案包括奖杯、奖牌、奖状、奖章、证书、锦旗等。

（一）归档范围

1、学校获得各种荣誉的奖杯、奖牌、奖状、奖章、证书、锦旗；

2、学生组队参加各种比赛集体获得的奖杯、奖牌、奖状、奖章、证书、锦旗（学生个人获奖荣誉应扫描或拍摄处理成电子文件归档）；

3、外单位赠予学校的锦旗。

（二）归档要求

1、归档时应配写文字说明，说明要包含事由、时间、地点、人物、背景等要素。

2、相关单位收集后即送校档案室归档。

四、其它具有保存价值的实物

具有保存价值的实物包括字画、题词、证件、纪念品、首日封、纪念邮票、礼品等。

（一）归档范围

1、社会各界名流赠予学校的字画；

2、上级领导、社会各界名流在各种场合为学校的题词；

3、对外交流中外单位或个人赠予学校的礼品；

4、校牌、校徽、不再使用的学校及内设机构公章；

5、学校内印制的各种证件，如学生证、教师证等；

6、举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物。

（二）收集、归档要求

1、归档时应配写文字说明，说明包含事由、时间、地点、人物、背景等要素。

2、相关单位收集后即送校档案室归档。

特殊载体档案送档案室归档时，应填写移交清单一式两份，校档案室与移交单位各存一份。

总之，特殊载体档案由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单独进行分类、整理和组成保管单位，通过注明档案参见号的方式来与相关主题的纸质档案进行链接，维护档案的完整性和系统性。