探讨运输档案信息化的建设

[摘 要]随着社会经济的发展，运输档案管理也日益信息化。信息化是我国现代化建设的必然产物，是实现产业升级换代的重要环节。运输业作为我国国民经济的支柱产业，其档案管理的信息化也是势不可挡的潮流，对交通运输业的发展有着至关重要的作用。本文详细阐述了建设运输档案信息化的重要性，并针对其主要内容，提出了加强档案管理信息化建设的几点措施。

[关键词]运输档案；信息化；建设

现阶段，档案管理的发展逐渐适应了现代社会发展的要求，日益成为备受关注的话题。档案信息化即为采用现代管理学理念，合理利用计算机与网络信息技术，涵盖了多个学科领域的一种为社会服务的新现代工作模式。档案管理信息化是社会经济发展的必然结果，其不仅可以更好地实现档案的安全准确查询，还能有效提高交通运输部门的整体服务水平。在这一背景下，如何加强档案信息化建设成为做好档案管理工作的关键环节，是一项亟待解决的问题。

一、建设运输档案信息化的重要性

交通运输档案主要是以交通行政、企事业单位、社团组织和个人为主，在其工作、生产经营、建设等活动中形成的，具有保存价值的各种文件、声像及图表等形式的历史记录。其包含的内容也十分广泛，主要包括公路、运输管理、海事、港口、铁路规划等多个管理部门档案，具有复杂和涉及面广的特点。因此，加强运输档案的信息化建设具有十分重要的作用，主要包含以下几点：

（一）在现代化建设中，加强运输档案的信息化建设减少了工作人员的工作总量，从而降低了对人力、物力和财力的消耗，有效提高了工作效率。运输档案的信息化建设从根本上解决了记录查询繁杂的问题，便于更好地为人民服务。

（二）基于运输档案数量庞大且复杂的特征，信息化管理有效地保证了其安全性和可靠性。最大限度杜绝了档案错误和丢失情况的发生。在记录时，可以直接采用计算机输入，查询时，则可以更加快速的从档案库调出，如发现档案信息有误差，则可以直接进行修改，形成了一套完整的管理体系，有利于运输档案的有序化管理。

（三）运输档案囊括了我国各项基础建设的信息资源，具有十分重要的作用，而运输档案信息化管理实现了对其进行加密设置，从而加强了档案的管理保密程度，有效解决了传统档案管理难以实现的档案安全体制。

二、档案信息化建设的内容

（一）档案的基础建设。软硬件设备是档案实现现代化管理的基础，也是应用计算机技术的先决条件，是实现档案资源的传送和共享的重要途径。应加大对局域网的建设和计算机信息管理的普及率。

（二）实现档案信息数字化管理。应在合理利用计算机数据库知识、压缩等高科技技术基础上，将传统的档案和已保存的电子档案有序地组成系统的档案信息库。档案信息数字化管理主要包括档案文件目录信息数字化、档案信息数字化两个方面。

（三）档案资源建设。大力加强档案的数据中心建设，将word、txt等版本的文档写入档案管理，系统地收集档案数据，利用计算机网络远程控制相关信息。在电子化档案管理的环境下，为用户开发和利用运输档案信息资源提供便捷。

（四）规范档案信息化建设。在档案信息化建设中，应针对不同格式的文件设置不同的规范标准，主要包括：电子版的档案管理、档案信息管理的相关logo及存储等。

（五）加强人才队伍建设。创新型人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素。应加大对创新型人才的培养，建立一支分工合理、素质过硬的人才队伍，有利于更好更快地接受现代化信息技术，同时较高的个人素质，可以有效促进档案信息化管理的发展。

三、加强档案管理信息化建设的措施

（一）建立健全信息化网络管理系统。数字化网络信息档案系统主要是由内部服务网、公众服务网组成，是一种综合应用体系。完善的信息化网络系统可以更好地促进档案现有文件信息化的标准建设，因此，建立健全管理体系具有重要意义。应根据系统建设的需求，采购硬件设施，更好地提高档案信息管理软件技术，在此基础上，加强其应用水平，为档案信息的互换和共享创造有利条件。

（二）建立电子文件的管理体系。电子文件的载体具有稳定性差、易损坏等特点，仅仅依赖档案工作人员很难对其进行管理。交通运输管理部门应合理开通电子文件的专递网络，完善电子文件的管理体系。电子文件管理工作在整个信息化档案管理中有着至关重要的作用，档案人员应深入其工作领域，实现电子文件接收、储存及修改的规范化建设，并对电子文件管理人员进行专业的培训，从而有效地维护电子文件的原始信息。

（三）建立档案安全体制。交通运输业作为我国国民建设的支柱产业，其档案管理的安全性和可靠性有着不可小觑的作用，同时也是加强档案信息化建设的重要环节。其旨在采用有效地加密措施来维护电子档案的安全。现阶段，文件在线传输和共享对网络的安全性提出了很高的要求。因此，为了防止电子文件的泄露，我们应加大网络信息的安全保护，尽最大可能降低安全隐患。

结束语

综上所述，计算机信息技术和网络技术的发展为运输档案的信息化建设提供了极大便利，其实现了对运输档案的针对性管理，并更好地提高了档案管理人员的工作效率。为运输事业提供有力保障的同时，还节省了大量的人力、物力和财力，推动了我国社会经济的发展。