档案立卷管理系统的探究

[摘 要]档案立卷管理系统对档案管理的重要环节档案立卷和档案查阅两大功能进行了有针对性的全面设计，进行了档案管理思路转变，实现了网络管理、虚拟立卷、电子案卷、网上查阅等多项功能，即保留了传统管理模式中保密性好、监管性严的长处，也增加了新型管理手段下检索性强、查阅效率高等新特点，科学高效地完成基础工作建设。

[关键词]管理;档案;数据库

档案管理系统的应用由来已久，最早可以追溯到上个世纪九十年代初期，在某些单位就推广应用了基于FOXBASE数据库开发的单机版档案管理程序，从理论上来说应该发展得相当成熟和完善，但在实际中，很多单位的档案部门是一个边缘化部门，不受重视，档案部门只不过是例行机构设置中不得不存在的一块鸡肋，档案工作也逐渐脱离常态化机制，档案的集中管理、规范管理的力度越来越弱。即便档案管理工作具有国家规范要求和标准，但具体到某一个行业或某一个单位，能真正落实到位的却如凤毛麟角。因为不被重视，档案管理工作的资金投入、人力投入都远远不足以满足档案信息化工作的开展，也无法保证档案日常管理系统的及时更新换代。很多单位仍在使用老旧的档案管理系统，这些系统无法完成对电子档案的有效管理，无法进行虚拟组卷，无法进行B/S模式的网络查询，资料管理能力孱弱，利用率低下，手工操作量庞大。而档案立卷管理系统则在对解决上述问题上有所助益。

1.系统目标

本系统是根据某单位的实际工作现状而开发的档案管理系统，主要针对单位档案管理高新技术应用和信息化处理方面存在的不足和缺陷而设计，旨在提高系部层次的二级机构档案管理工作的信息化程度，在不影响档案安全性的前提下，提高档案工作的效率和档案利用效率，降低兼职档案员的工作强度，在专职档案员人力不足的状况下，分担一级档案管理部门的档案管理工作量，减轻一级档案管理部门的档案流通利用压力，补充一级档案管理部门所欠缺的电子档案数据，使档案管理工作能更完善地适应档案资料载体多样性的变化趋势，逐步走进科技化、网络化、高效化的管理模式。

本系统运用UML进行面向对象的软件设计、分析与开发的知识和建模手段，进行了系统的参与者界定、用例的描述、活动图分析及数据库建模等设计，并计划运用JAVA Script、C#、JSP、SQL Server、Visual Studio等开发语言和工具完成对系统的技术实现。

2.管理层面的可行性分析

档案管理工作从单位组建开始就已开展，但这项工作并非主要工作，而是多年处于单位职能边缘化状态，在管理改革上被关注的程度不够。几十年来，随着单位发展的不断壮大，业务的逐步拓展，档案的数量和种类也越来越多，但在专职档案管理人员的编制上并没有变化，档案管理手段和方式也没有及时得到改进，档案管理模式并没有发生实质上的改进。虽然也配备了计算机等各种终端设备和网络环境，但相应的软件系统版本老旧，操作繁琐、系统庞大、虚设功能较多，与单位管理政策和管理现状匹配不足，不能很好地提升档案管理的科技化程度。这就造成了因人手不足、管理现代化程度不高而使档案归档不及时、错误发生率增加、档案利用效率低下、检索不便等不利于档案管理和利用的现状。

因此，为了从根本上提高档案管理工作的质量，优化档案管理工作的效果，增强档案利用处理的高效性，在当今信息化程度日渐高涨的网络时代，将档案管理工作进行信息化运作是管理上的迫切需要，也是切合档案载体电子化趋势的迫切需要。

3.技术层面的可行性分析

在硬件方面，单位的网络体系经过多年的运行己建设得非常完善，安全性高，管理严格，维护及时，计算机终端的普及率和联网率非常高，单位二级机构的兼职档案员的计算机配备率为100%，给档案管理系统的运行提供了可靠充足的设施保障。在人员素质方面，虽然档案员这个岗位始终被认为技术含金量不高，一直处于人员综合素质偏低、年龄偏大的尴尬状态，但随着兼职档案员的出现，这一状态已得到很大的改善，经过单位多年来信息化工作的开展，OA系统的全面推进和实施，各种办公所需的计算机操作技能得到了大面积的普及，兼职档案员们所具备的计算机应用能力已足以使档案管理系统在较短的时间内得到良好的推广应用，而不需要花太多的人力和时间专门进行系统应用的培训，这使得档案管理系统的运用在技术层面上具有良好的可行性。

4.系统功能需求

本系统主要提供二级档案管理机构兼职档案员在完成档案管理工作各项职能要求时所需要的操作功能，是针对提升基层档案管理工作质量和效率而进行的设计，从安全性、实用性、高效性和可操作性等方面着手进行各项功能设计，主要括了用户登入登出、系统管理、档案立卷、档案查阅、档案打印、档案备份等各项功能模块。按照档案管理工作的实际要求，细化为用户登入、安全登出、用户管理、数据统计、档案录入、档案修改、立卷标准录入、立卷审核、多种形式档案查阅管理、外借及归还管理、各种档案管理资料的打印输出、及档案的备份和还原等功能。

总之，本系统的开发是结合本单位具体实际进行的，该系统的开发和应用能有效地解决档案管理中的局限性，能适应多形式载体档案管理的需求，提高档案资料的完备性;能降低档案工作的工作强度，提高档案归档的及时性;能拓展档案检索模式，提高档案利用的高效性;能充分为其他各项工作和领导决策提供更好的服务，发挥出档案的使用价值。