浅谈中学档案管理工作的现状与对策

【摘 要】中学阶段作为义务教育的较高阶段，对于学生的后期学习起着承上启下的重要作用，所以深受学校和家长的重视。但是近年来随着初中学生规模的逐渐扩大很多学校出现了学生档案管理不严格，所含信息不完整等问题，文章将从我国中学档案管理工作的现状着手，试图找到解决档案管理工作中出现问题的对策。

【关键词】初中档案管理工作；现状；对策

档案对于学生来说至关重要，是学生学习经历及在校表现的总结性书面体现，可以说是对学生在校期间学习、生活、思想等各方面进行的综合性评价，所以对学生档案管理工作在教学活动中虽然不直接与学生接触但仍然至关重要。

一、中学档案管理工作的现状

（一）校方的重视程度不够。由于在中学阶段档案管理工作水平与学校的教育水平没有直接的联系而且学生对档案的重要性也并不是很了解，所以导致校方并不重视学生的档案管理工作。档案管理工作在日常情况下基本没有什么实质性的工作内容，只有在上级部门进行检查的时候才象征性的进行简单的布置与操作，由于校方领导对于学生档案管理工作的不重视就直接导致档案信息收集只能集中到实际应用的最后阶段，所以信息并不能保证完全准确。

（二）档案管理人员不专业。在中学档案管理中有一部分工作人员并不是正规院校档案专业毕业，所以对于档案的管理只能停留在形式阶段，而不能真正的正规化、科学化的按照系统模式对学生的档案进行管理，这就导致学生的档案在整体上似乎满足教育局的相关规定，但细致的地方并不能达到准确反映学生在校实际动态的目的，甚至会出现一些盲目篡改学生信息的错误。

（三）管理制度不完善。校方领导的不重视，档案人员不专业，直接导致档案管理工作的相关制度并不完善，对于档案种类没有清晰明确的划分，过期失效与正常收集的档案也没有明确的界限，销毁档案没有明确的处理步骤，档案室的日常环境得不到标准保证，这就直接导致档案管理人员在管理档案的过程中出现档案的丢失、档案位置不明确、档案由于潮湿而不清晰，甚至对于档案随意销毁的情况也屡屡出现。

（四）管理的目的不确切。很多多年一直从事学生档案管理工作的员工都不能够详细确切的说出进行档案管理的目的，没有目的的工作必然导致整个过程枯燥机械化的简单重复，不能有所创新，更不能使工作人员保质保量的完成档案管理所需要的准备工作，所以为了应付商机档案管理部门的检查，多数学校档案的相关信息都是管理人员根据自己的想象凭空捏造的，这对于学生和学校来说是极其不负责任的。

（五）管理技术不先进。随着科学技术的发展，现在一些条件比较好的高等院校已经采用先进的多媒体媒介对学生的档案进行管理，例如：计算机、光盘、搜索引擎等。但由于在中学阶段消防队档案管理的不重视，资金供应不充分等原因并不能大范围的引进先进技术，使档案管理仍停留在书面手写的复杂阶段。

（六）档案的作用不清晰。初中学校对于学生档案的应用一般只停留在学生过渡到高中或更高程度的教学过程中时对于学生学习经历的证明，而其他的作用在初中阶段并不能够很好被应用，甚至有些校方领导根本就不清楚档案还有其他的作用，这就导致在档案管理的过程中只强调档案的不丢失，而档案对于学生的教育意义和服务作用以及约束力都得不到应用。

二、对中学档案管理工作问题的对策

（一）增强相关人员的档案管理意识。目前我国中学档案管理出现一系列问题归根结底就是因为对其重视程度不够，所以增强相关人员的档案管理意识是改善档案管理现状最根本的措施。只有校方领导加大了对档案管理的重视程度才能促使档案的管理工作正常完成，进行档案管理所需要的基础设施得到健全，档案管理工作被提到学校的正常日程上来。只有档案管理的实际操作人员增强了档案管理意识，才能尽量减少在操作中的错误，不会把个人的主观意识融入到档案信息采集的过程之中确保信息的准确性，才能避免出现档案丢失、档案被随意销毁的现象的出现。

（二）形成网络化管理模式提高员工素质。建立网络化的管理模式是现代初中档案管理区别于传统的档案管理的主要标准，将学生的档案以网络化的形式使之个体相互联系起来，这样不仅有利于避免档案的丢失而且在档案管理中也减轻了工作人员的工作负担。另外提高参与档案管理的所有人员的自身素质也是在整体上加强档案管理的有效办法，只有相关操作的人员的素质提升才能确保其具体操作在意识的支配下更加具有规范性和科学性，才能使学生档案管理工作的每一个细节都得到重视。

（三）对档案制度化管理、开发利用。档案管理出现诸多问题的主要外部原因就是并没有完善的针对初中档案管理工作的相关制度，管理人员在具体的工作中没有依据可以遵守，所以每一项具体的行为操作都没有规范性的标准，导致工作人员只能根据个人的行为习惯或自我感知比较恰当的办法来处理档案，而这个过程中往往与正规的档案处理办法相违背，致使档案信息或档案资源在管理者并没有产生主管破坏意识的情况下已经被损毁，其中甚至包括一些不可复制的重要档案。所以对档案制度化管理是规范现在初中档案管理最直接有效的办法，而且适用面积极其广泛。

对档案的开发利用并不是针对于档案的书面材料信息而是针对于档案的实际作用，档案并不仅是学生学习各阶段过渡的有力证明，更可以对学生行为习惯给与一定的约束，学生为防止自己档案中存在对自己将来发展不利的信息，所以会避免自己出现较大的政治错误，这在一定程度上有利于学生加强自我克制和对是非能力的辨别意识。

三、结语

初中档案不仅是学生受初中教育的证明更是对学生在校各种状况的系统化、综合性的评价，是学校对学生最客观的总结，所以在档案管理工作中应该重视档案信息的准确性和完整性，不能为了应付工作而使档案丢失了其应有的价值。