干部档案电子化管理问题探究

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翻新时间：2015-08-17

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干部档案电子化管理问题探究

[摘要]加强干部档案信息化建设，能帮助干部人事信息管理者运用先进的信息技术、快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化提升干部人事信息管理，有效地提高了干部档案部门的工作效率。可以使干部档案管理工作逐步向着制度化、规范化、科学化的方向发展，为干部个人档案信息增加一道安全防线，不仅可以防止因某些原因致使档案原本遗失、破损带来的损失，还可有效防范档案信息被人为修改或者造假情况的产生。

[关键词]档案;电子化管理;问题

为了使干部档案管理向电子化、信息化发展，应从几下方面下功夫。

一、干部档案管理电子化必备因素

一是硬件投入方面。档案是非常重要的信息资源，这是不容置疑的。所以存放干部档案的场所首先要达到标准。在档案库房建设方面要做到科学规划设计，加大资金的使用和投入，依据干部档案室标准化达标建设规范的要求，能进行技术改造的进行一些技术改造，没有改造价值的应重新选址进行新建，使其在面积要求上、库房结构划分上必须依照现代化标准设置，有专用阅档室和档案库房。密集架安装规范合理，按照年实际档案增加册数预留合理的空置空间。还应下大气力、大手笔投入经费，有重点的购置档案信息化处理设备和档案信息化处理方面的软件。像专业服务器、彩色扫描仪、网络交换机、磁盘存贮器、打印机、复印一体机等硬件设备是必备的。二是人员投入方面。专业档案管理人员的配备是干部档案电子化的关键因素，没有人才做为保证，再好的设备和硬件资源也不会发挥作用，这一点是不庸置疑的。在进行档案电子化处理过程中，我们可以将现有人员按各人专业分成若干工作小组，进行统筹安排。如会电脑操作的青年负责档案原件的扫描处理，年纪稍长的同志负责分析归类，有体力的同志负责运送和登记上架，科长主任负责把总，各司其职，这样可以在保证准确无误的前提下加强工作进度。三是制度保证方面。严格的制度是做好干部档案管理的重要保障。干部档案是一种特殊财富资源，也是干部成长过程的全方位的文字记录，对干部的选任、核查、调转等都具有凭证性作用。因此在管理干部档案过程中，必须有铁的制度来约束。在需要查证干部档案时，不允许档案本人接触档案原件，应该由单位出具介绍信或者发函由单位人事部门选择责任心较强的人员履行这样的职责，确需本人到场的应先调取电子档案进行查询。干部档案管理室人员要切实遵守制度规定，对组织内部的人员提出的查阅申请，也只能是让其查看电子档案，进行网上阅询。

二、建立健全干部档案电子化监管约束机制

一是增强干部档案电子化管理的组织纪律。认真清查干部档案在信息化建设中存在的问题和薄弱环节，整肃干部人事工作纪律，进一步增强干部工作的原则性、纪律性和责任心，坚决做到不为人情所缚、不为关系所扰、不为压力所惧、不为私利所惑。同是还要严把选人用人关口，用铁的纪律、钢性要求保证选人用人上的正常风气。二是加大干部档案电子化管理力度。严把干部档案“入口关”，重点核查干部的“三龄（年龄、工龄、党龄），二历（学历、工作经历），一身份（干部身份）”，重点核查干部升学、招工、录用、调动、提拔等环节，正确利用档案全面地、历史地考察和了解干部，防止干部“带病上岗”、“带病提拔”。凡是涉及干部任用都要在干部考察、信息采集、人事方案审批等工作中认真查阅、审核档案，进一步选准人、用好人，防止用人失察、失误。审核发现干部的基本信息不准确、不一致的，要认真核实确认;对基本信息核实不准，以及档案材料存在涂改、虚假或重要问题情况不明的，不能列为考察人选，对已列为人选的，要取消人选资格。三是探索建立干部选拔任用工作记录档案，对干部推荐、提名、考察、酝酿、讨论决定等各环节进行全程监督。严格干部档案责任追究。对不严格执行档案管理规定的，要严肃批评教育，对造成严重后果的，除了追究有关人员责任外，已达标的单位要取消达标等级。在干部考察等工作中，有关人员必须按规定认真查阅档案。对未认真查核档案，造成严重后果的，要按《党政领导干部选拔任用工作责任追究办法（试行）》等法规要求，追究考察组长及有关人员的责任。四是要拓宽民意反映渠道和干部监督渠道。拓宽电话举报、信访举报和网络举报“三位一体”的工作平台。五是要实现干部档案电子信息化，使干部信息在系统中及时录入、更新，做到真实性、可查询性，中间环节层层审核监督，增加随意更改的难度。