“大数据”时代电子档案工作的若干思考

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翻新时间：2023-01-17

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“大数据”时代电子档案工作的若干思考

摘要：电子档案是“转化”或“处理”而来，不是“建设”而来。理想化电子档案工作环境的功能设计在现实环境下缺乏可行性，仅靠加大档案信息化的资金投入并非电子档案工作的有效保障措施，唯有转变思维方式，学会运用信息化思维、技术性思维和商业化思维，才是档案信息化的成功之路。

关键词：大数据;电子档案工作;思考;商榷

《档案管理》2013年第6期刊发了张淑芳同志撰写的《浅议“大数据”时代下的电子档案建设趋势》一文（以下简称“张文”）。作者从相关概念的界定、电子档案建设的政策依据、电子档案建设的保障措施三个方面，多层次阐述了“大数据”时代下电子档案建设的趋势，文章在给予我们许多新知识、新观念、新理论、新观点的同时，也有一些值得讨论和商榷的地方。这里提出来与张淑芳同志商榷，如有不妥之处请张淑芳同志及广大档案界同仁给予指正。

1电子档案建设的提法有待商榷

2电子档案概念存在矛盾

关于电子档案的概念，我国的档案学者给出的定义不尽相同。这里我们不讨论张文中关于“电子档案”的概念与其他学者所下定义的差别，主要讨论张文中有关“电子档案”概念表述存在的一些矛盾之处。关于“电子档案”，张文中是这样表述的：“电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。在大数据背景下，电子档案是具备数量巨大、结构复杂、类型众多特征的数据集合。”[3]这一表述前后及与其文中其他部分关于电子档案的表述存在一些矛盾之处。

其一：张文电子档案概念第一句中强调了三点：一是“通过计算机磁盘等设备进行存储”，二是“与纸质档案相对应、相互关联”，三是“通用电子图像文件集合”。而在后一句中则没有了“与纸质档案相对应、相互关联”，“通用电子图像文件集合”也变成了“类型众多特征的数据集合”。从范围上看，前一句中“电子档案”所指的是与纸质档案相对应、相互关联的电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有电子数据。从类型上看，前一句中“电子档案”所指的是电子图像文件，而后一句中则指的几乎是所有类型的电子数据。前后表述意思不一。

其二，张文对电子档案的建设目标的表述是：“一言概之，就是实现纸质档案的电子化管理和电子信息的档案化管理。”[4]从这一表述中，我们可以将“电子档案”理解为“纸质档案的电子化”和“电子信息的档案化”的产物。而这在电子档案概念的表述中只看到了“纸质档案的电子化”部分，没有看到“电子信息的档案化”的部分。

作者在论文中给其讨论或论述的主体下定义，对其讨论或论述的问题进行界定是正常的，也是必要的。但这种定义或界定，在一篇论文中前后要保持其内涵与外延相一致。否则就应当给予说明，以避免读者在阅读时产生误解或异议。

3电子档案工作环境的功能的部分设计缺乏现实可行性

张文中对电子档案环境的功能设计做了比较详尽的阐述，认为：“理想中的电子档案环境应是为各类档案提供统一的形成、积累、捕获、迁移、鉴定、管理、归档、查询、加载、展现、应用的平台。”应当说这是一个不错的、理想化的方案。在现实中缺乏可行性。

首先，以“统一电子档案入口”为例。要实现“能够以影像技术、条形码技术、版式电子数据文件等技术为支撑，实现对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理，转化为统一的入口文件，并保证电子档案的真实性、完整性、有效性和可追溯性”。[5]而这就意味着要对一个单位中所有业务应用系统进行改造或增加相应的功能模块。就一般单位而言，除了系统内的办公自动化（OA）系统外，还有诸如专门的财务管理系统、人事管理系统、招生系统，课程管理系统、教学管理系统、科研管理系统、后勤管理系统、图书馆管理系统，以及销售管理系统、仓贮管理系统、安防系统等众多系统。以高校为例，一个普通高校使用的系统就多达十几二十个，这些系统有国家教育行政管理部门统一配发的，有省级教育行政管理部门统一配发的，也有国家及地方财政主管机关下发使用的，有的则是住在地党委政府要求使用的，有些是单位自行开发的，还有的是从市场上购买的商品化软件。这些系统出自不同的主管部门，由不同开发单位开发，使用不同的开发和运行平台，不同的后台数据库，有着不同的数据结构。这种情况下，在系统使用后要求这么多不同层次、不同隶属、不同平台、不同运行环境、不同数据库及数据结构的加上一个统一的电子档案入口，不仅经费支出远超一般单位的承受能力，就是与这么众多开发单位进行需求上的专业沟通与协调就不是单位档案管理人员所能承担得起的。“统一电子档案入口”的设想，如果没有国家层面的顶层设计，指望每个基层单位的档案工作者的努力，很难实现。