公文通用格式中版记项目不宜取消

摘要：文章针对公文格式中设置版记项目有无必要进行讨论，兼对郑彦离同志的“格式中印发机关和印发日期项目应该取消”和“公文文尾部分不宜称版记”提出质疑，认为应把国家标准《党政机关公文格式》中的“抄送机关”列入“主体”部分，并明确版记是通用公文格式的必备格式要素。

关键词：公文;格式;版记

Abstract：Thepaperdiscussesthatwhetheritisnecessaryornottodiscusstheeditionmarkofthelayoutforofficialdocument.Atthesametime，thispaperquestionsZhengYanli’swriting“theprojectsofissuingorgananddateintheformatshouldbecancelled”and“theendingpartofofficialdocumentsshouldnotbenamedastheeditionmark”.Theauthorthinksthat“thecc’dorgans”shouldbeputinto“themainpart”attheLayoutKeyforOfficialDocumentofPartyandGovernmentOrgansanddeterminetheeditionmarkasnecessaryelementoftheofficialdocumentwhichusesthegeneralformat.

Keywords：Officialdocument，Layout，Editionmark

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。[1]为了保证公文的规范性和权威性，规定“规范体式”是非常必要的。

再看郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文。郑彦离同志认为：“公文印制是发文机关的内部具体工作事务，收文机关既不关心，也不需要知晓，因此没必要在正式向外发出的公文正本上显示。况且依常规各机关的工作人员也知道，机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值。”[5]郑彦离同志还认为：“‘送印’不是‘送谁印’，而是‘谁送印’，即发文是由机关的哪个部门起草、承办，交文印部门承印。……如单位关于人事方面的发文由人事处起草、承办，正式发出的文件上就显示‘印发机关’（或者说‘送印机关’）是人事处。……按照这样的理解，发文上显示‘印发机关’是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关’，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量。”[6]从以上观点看出，郑彦离同志认为，从实用价值考虑，当“送印机关”不是文秘部门或办公厅（室）时，标示这个部门名字，有利于“为对发文有疑问的收文者提供询问沟通途径”;否则，没有必要在正式向外发出的公文正本上显示“印发机关”。笔者认为，按照《条例》规定，“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。[7]虽然文件是人事处起草、承办，但经过审核、签发、印制、用印等程序，只能由办公厅（室）或以机关名义对外发文，印发机关只能是某某单位办公厅或某某单位，而不能是某某单位人事处。对联合行文，郑彦离同志认为：“其‘印发机关’不宜将联合起草承办的部门都标示。”[8]并将此作为不便标示“印发机关”的情况。笔者认为，联合行文一般由主办机关负责起草，征求相关机关意见，并与相关部门会签后，由主办部门负责印制，发文字号是主办机关确定，“印发机关”应是主办机关的办公厅（室）或主办机关，不存在不便标示的情况。郑彦离同志认为，“印发机关”有无用的、不便标示的情况，从而得出结论：为了格式统一，“所有公文均不需要在正本上标注‘印发机关’”。[9]笔者认为，公文不能仅考虑格式要素的实用价值，还要考虑规范化需要。

关于版记中的“印发日期”项目，《条例》规定，“印发日期”即公文的“送印日期”。郑彦离同志认为，因为随着计算机的普及应用，“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印，从而使在公文正本上标注‘印发日期’毫无必要。即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期’的必要”。[10]公文的生效日期有以下几种情况：一是以印发日期为生效日期，公文一经发出即可生效。二是以领导签发时间为生效日期，联合行文以最后签发机关领导签发日期为生效日期。三是以会议通过时间或文件规定时间为公文生效日期。可见，“印发日期”在某种情况下，可作为公文开始生效的时间节点。如，有的文件规定，“本文自下发之日起执（施）行”，那么公文“印发日期”就是公文的生效日期，这里“印发日期”与“送印日期”可能时间不一致，存在延后一两天甚至几天的情况，对于一般情况也许影响不大，但对于执行公文或者在法律上需要用公文生效日期来界定某些事项，可能会有一定影响。因此，笔者认为，“印发日期”作为版记的重要内容，对公文执行有一定作用，在特殊情况下，可能起到关键作用，所以不宜草率地一概取消。