对事业档案实施以“件”为单位归档的思考

[摘 要]事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。本文主要对事业档案实施以“件”为单位归档进行分析。

[关键词]事业档案；以“件”为单位；归档

《归档文件整理规则》的颁布实施至今已有数年，其推出的归档文件整理程序步骤简化，易于掌握，实施后，受到了广大机关事业单位档案人员的普遍欢迎。我们结合事业单位档案管理工作的特点，积极探讨了事业档案以“件”为单位进行归档的方法。实践表明，事业单位档案以“件”为保管单位进行整理、保管、利用是一种切实可行的方法，也是一种先进的管理模式。

一、事业档案以“件“为单位归档的可行性分析

与传统的文书立卷所暴露的繁琐、复杂和效率低的弱点相比，事业单位传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与事业单位的发展已经格格不入，采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题，这种新归档文件整理方法的优点表现在：

（一）适应计算机管理档案的需要。随着事业单位现代化程度的提高，计算机技术在事业单位管理中日益普及。传统的案卷级加文件级手工检索方式不仅增加了数据录入量，还影响检索速度，不能满足事业单位高速运作的要求。同时，繁琐的立卷程序使档案管理软件的设计过于复杂，计算机辅助管理难以实现，影响了计算机在事业单位档案部门的使用，所以在事业单位实施以“件”为保管单位的归档办法有利于事业单位档案工作的计算机管理，为事业单位档案信息化的实现奠定基础。

（二）减轻了档案人员的劳动强度。由于事业单位发展的目标是以增加经济效益为目的，以最低的人员投入获得较高的经济效益，因而多数事业单位档案人员身兼数职，工作繁忙。实行新《规则》后归档文件是随办随归档，将整理工作化整为零，减轻了集中整理的压力，从而大大减轻了立卷人员的工作强度。

（三）降低了档案人员的业务“门槛”。事业单位档案大部分采用装订形式，档案人员在具体立卷工作中不仅要考虑文件的类别划分，照顾案卷厚度等问题，还要拟写出反映卷内文件内容的案卷标题，这就要求立卷人员既要有较高的业务素质，又要熟悉本单位的业务，同时更要具备一定的档案专业知识、具有一定的文化素养和一定的实际操作能力。而在实际工作中.多数事业单位档案立卷人员工作不稳定，调动频繁，这就很难确保案卷的质量，不得不在年初或年中立卷时，邀请档案局业务指导人员帮助立卷，这种做法既增加了档案行政管理部门的业务量，又为事业单位增添了不少麻烦。而实施以“件”为保管单位的归档方法，则不需要订卷及拟写案卷标题，并便于拾遗补漏，从而降低了立卷人员的实际操作难度。

（四）解决了档案利用时的保密问题。传统的立卷方法所产生的案卷都是由较多文件组成，在提供利用时，有时利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，档案部门只能整卷提供，极易造成泄密事件的发生。实施以“件”为保管单位的归档方法，就会解决档案利用时的保密问题。

（五）便于复制档案。事业单位业务人员外出联系有关事宜经常需要单份文件，档案部门在提供利用或对档案进行扫描、复印时，必须将案卷拆成散页才能进行，拆卷再装订的过程不仅增加档案人员的工作量，同时也破坏了档案原件。实施以“件”为保管单位后，既节省了人力物力，又便于扫描、复制和提供利用。

二、具体做法

（一）随办随归。我们在实际指导过程中发现，基层档案人员对“随办随归”的认识存在一定的偏差，有人认为随办随归的做法其主要内容是无论收文发文，只要形成一件就归档一件，不进行其它形式的整理，这种做法违背了档案归档原则，把档案管理变成了文件管理。实际工作中，我们强调，“随办随归”中的“办”指的是办结而不是办理，因此文件应在办理程序结束后才能归档。我们在纠正这种认识偏差的同时，针对各事业单位的实际情况开展了方向性的指导工作，对于那些档案数量不太多的事业单位，我们指导他们结合平时的工作，做到随办结，随存档，将整理工作做在平时。对形成文件较多的事业单位，我们指导该事业单位在随办结随归档的同时，其档案部门变一年一次接收归档为多次接收归档。

（二）归档鉴定。根据档案鉴定工作的原则（即根据事业单位需要和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，明确划分档案的保管期限），事业单位首先建立明确的档案价值鉴定标准，其次确定事业单位归档与不归档文件的范围，有效预防了“有文必档”情况的发生。

（三）分类方法。由于新《规则》对归档文件的分类方法赋予了很大的灵活性，根据试点事业单位的具体情况，结合目前大部分事业单位档案管理采取手工与计算机并用的特点，我们对党群工作、行政管理、经首管理、生产技术管理四大类档案的分类采用了年度一问题一保管期限分类法。

（四）档号设置。事业单位实施了以“件”为保管单位的归档方法后，其档号设置也要相应发生变化。从试点情况看，对于事业单位档号可由分类号、保管期限、件号组成。

（五）其它方面。事业单位档案盒排列方法保持原事业单位档案排列方法，而在事业单位归档文件的排列、编目、装盒方面的工作与实行新《规则》后机关归档文件整理工作方面的要求相同。

三、结论

总之，通过在事业单位实施以“件”为保管单位的归档办法，我们认为《规则》在事业单位的应用既适应现实工作的需要，又立足于未来的现代化管理，并由于具有较大的灵活性和很强的可操作性，受到了事业单位档案工作人员的欢迎，必将成为今后事业单位档案立卷发展的趋势。