浅谈图书馆档案工作

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翻新时间：2015-08-18

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浅谈图书馆档案工作

1.图书馆档案工作现状分析

1.1档案意识缺失。档案工作在图书馆业务工作中一直处于弱势地位，根源在于其自身的内向性及存放的相对隔绝性，通常只有少部分人利用，虽然与工作息息相关，但人们平时对这一客观事物的主观印象就不强烈，加上决策者、普通群众档案意识的缺失，认为只要做好图书馆的流通、阅览等读者服务工作就可以了，而档案员对档案工作宣传又没有力度，造成档案工作始终囿于“需要的时候没有不行，不需要的时候束之高阁”的怪圈。档案人员常常处于被动收集、整理，类似于保管员的身份。即使制定了档案工作规范，确定了归档和不归档的范围，但由于人们观念上习惯于重活动安排、重新闻通报，轻资料汇总、轻档案保存，因此规范实行起来差强人意。

1.3档案电子化进程有待完善。随着网络通信技术的发展，图书馆档案电子化进程逐步推开，由传统的手工操作步入自动化、网络化阶段，借助计算机为档案工作服务成为档案利用的新领域。纸制档案与电子拷贝双重备份的方式有利于图书馆档案内容信息的保护，同时兼备了电子档案特有的优势与作用。但这种“双轨制”由于需要投入大量的人力物力，造价较高，除此之外，这种简单的复制没有经过实际运行与处理，没有现行效力及相应的元数据，它的档案属性和证据力是不完整的，往往沦为纸质档案的数字化副本。同时，探索阶段的电子文件管理是不完善的，缺乏可操作的规范和标准，保存电子文件的物理介质有很大的不稳定性，磁盘存储空间小，磁层易损性强，光盘一类的介质也只是理论寿命可达几十年，这无疑意味着电子文件在完整保留、妥善保护等方面存在着致命的后遗症，这些问题不解决将会直接影响电子文件的归档质量、永久保存和开发利用。

2.图书馆档案工作发展对策

2.1提升图书馆人员档案意识。从图书馆档案管理人员自身做起，做好档案管理的宣传工作。比如，可以采取行动研究的方法，把工作中遇到的问题作为研究对象，分析原因，找出症结，有针对性地采取对策，再经过实践的检验，取得对今后工作具有指导意义的研究成果，最终形成具有参考价值的档案。通过这种为领导决策、工作改革等提供可借鉴的汇总资料的方式，使管理者意识到图书馆档案是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件，是评估的重要依据，图书馆档案工作与其他业务工作是相辅相成的关系。所谓“前轨可迹”正说明只有做好档案工作才能更高效、更深层次地为读者提供服务。维护图书馆历史面貌首先要增强维护其纸制蓝本――档案的思想，促进资金投入，完善档案装备，使图书馆档案工作向良性方向发展。

2.2规范图书馆档案管理。建立健全图书馆档案工作管理机制和规章制度，加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理现代化水平和服务能力。在此基础上，制定文件材料归档范围和档案保管期限表的指导思想和基本原则，明确保管期限表体系、保管期限的划分。变被动收集为主动收集，有意识地汇总档案资料，第一时间分类保存，确保归档文件准确、完整，整理规范，档案利用便捷。可以想见，依据评估标准和立档规范制定的评估档案必然条分缕析，立证清晰，充分发挥其在图书馆评估定级中的作用，由此也会提高档案在人们心目中的地位，增强人们的档案意识，促进图书馆档案的建设。

2.3完善图书馆档案电子化进程。文件电子化的目的是为了实现图书馆档案长久保存、集中管理和方便利用。完善电子化进程应该将信息存储作为一个体系进行统筹规划、科学构建，通过合理运用各种技术手段，最终实现电子文件选择、长久安全保存、真实性显现、操作信息恢复的目的。

规避网络风险，保证档案的安全性是图书馆档案电子化进程的重要课题。通过网络实现档案的收集、整理、鉴定、存储、检索、编研、统计、利用，并相应确立网络环境中图书馆档案信息管理与利用服务的基本框架与基本方法。加强图书馆档案信息网络系统的管理，保障操作安全、数据安全、接入安全和应用服务安全。建立完备的档案信息数据备份，确保档案信息数据安全。由于安全问题具有对管理的依赖性，严格的管理制度、合理的管理策略、高素质的管理人员也是档案电子化安全的重要保障。在档案管理层面，要运用现代管理媒体与传统管理媒体相结合，传递档案信息，以实现档案管理的最优化。