浅析事业单位人事档案管理特征与作用

[摘 要]事业单位人事档案是档案管理的组成部分，是人事管理工作的基础。由于事业单位人事制度的改革和变化，人事档案管理重要性显现出来。但是，有一部分人对人事档案管理不重视，为了纠正这种意识，，本文阐述了事业单位人事档案管理工作的现状，探讨了事业单位人事档案的作用，这样就会便于人们对档案工作的认识，使档案工作发挥出应有的作用。

[关键词]事业单位；人事档案；管理特征；动态性

引言

事业单位人事档案主要记述和反映事业单位职工个人的生活、学习经历，也记录着职工个人的思想品德和个人重要才能的表现，事业单位的人事档案记载的方式，是以每个人为单元，以个人的自然状况和主要经历为信息而形成文件材料，以备组织和需要了解的来查阅。事业单位的人事档案，她不仅接纳了工作人员工作前的学习记录，而且还记录了工作人员从参加工作以来的经历，不仅有完整的理论做基础，制定了相关的法规，还有其独立的范围、任务和程序。

1、事业单位人事档案管理的现状

事业单位人事档案管理工作由来已久，传统的事业单位人事档案管理工作，是由主管单位的档案管理部门负责，改革开放30多年来，现今事业单位人事档案管理工作，有几种不同的管理模式，比较大的事业单位人事档案还是有档案管理部门负责，有些较小的事业单位人事档案管理工作，有办公室工作人员负责，这些管理人员有的是专职的，但大部分是兼职的，但他们都需要完成如下的档案管理工作。

1.1事业单位人事档案具有现实性

事业单位人事部门在为了更全面的了解和考察一个人的时候，就需要经常查阅人事档案，这其中就包括了人员自传、鉴定、考核、考绩奖惩材料，只有这样才能全方位的了解其经历、德才、专长，以便能人尽其才。还有在人员调动、任免、出国、入党、入团、晋升、调资等很多方面，都需要将人事档案作为一个重要的依据。由此可见，人事档案在现实生活中具有现实效力的作用。

事业单位人事档案对收集信息要求非常严格，要求从来源、形式和内容等方面都必须确保其真实性，特别是档案中记述的内容，必须仔细核对，保证客观实际，严禁有虚假、捏造的不实内容。只有保证了档案的真实性，才能如实的反映个人在工作和生活中的真实情况。而且档案都会伴随人的一生，对人的工作、学习都能产生很大的影响，这就要求归入人事档案的材料，都要实事求是，真实可靠。只有确保档案真实可靠，才能作为单位考察和了解员工的重要依据。因此要想更好的发挥人事档案现实效用的基础和前提就是人事档案的真实性。

1.3事业单位人事档案具有动态性

事业人事档案工作的模式是动态变化的，改革开放以来，由于事业单位的人事档案的内容都是在职的职工和干部，他们承担着社会活动工作，他们的档案记录，也会随着当事人工作的情况发生变化，有的可能不断的发生变化，就会增加新的材料。事业人事档案内容，随着职工任职开始建立，随着职工的成长记录，直到当事人去世，还应该要将悼词、生平事迹等材料归入档案，当事人一生的档案信息工作结束。显然，事业人事档案工作不仅内容是动态的，人事档案本身也随着人员的流动发生变化。事业人事档案事业的形成，主要是为了适应人事工作的需要，随着当事人的管理单位，个人档案要“人档统一”，这样不仅便于事业单位人事档案的管理，还能最大限度的发挥人事档案的作用，严禁发生漏档和废档的现象。

1.4事业单位人事档案具有机密性

无论是干部档案还是普通职工档案都属于机密文件，在管理中要严格执行国家档案的保密制度，要严格保密。人事档案详细记录了员工的工作、个人素质等方面的真实情况，其中不可避免的会涉及到相关的一些重大事件，属于国家的机密，这些都具有机密性，不得私自泄露出去，如若泄漏机密，可能会对员工培养利用、社会安定、党和国家等方面带来严重的负面影响。

2、事业单位人事档案的作用

事业单位人事档案记载着工作人员的学习和工作的经历，他就像一面镜子反应每一个工作人员的经历，因此，事业单位人事档案是组织考察和评价工作人员凭据，因此，事业单位的人事档案管理工作，对于个人和组织，都具有重要的意义，下面把事业单位人事档案管理工作的作用进行探讨。

2.1事业单位人事档案是人事管理工作的重要工具

人力资源工作的初衷就是更好的发挥员工的才能，做到知人善用，选取能力突出的人，然而知人才能善用，如何才能做到真正的全面的了解一个人，包括他的才能、品德、优点、缺点、过去和现在，不仅要认真考察这个人的现状，还要通过人事档案，了解他的过去，他的各个方面的信息，只能有机的结合两者，才能真正做到知人善用。

2.2事业单位人事档案与重要的信息资源

人事档案为事业单位的一些重大决策提供了必要的依据，在很多事业单位中，制定了很多的考核，比如：绩效考核、绩效评估、员工考核等等，这些都直接关系着员工的福利待遇和晋升的机会，决定着他们的岗位的调动问题。特别是绩效管理，需要大量的记录作为考核的依据，人事档案中对员工的业绩、素质、能力等都做了详细的记录，通过查阅人事档案，单位就能对员工做一个客观的综合评价，从而科学的做出相应的决策。

2.3事业单位人事档案与组织审查需要的历史凭证

人事档案由于其形成跨越的时间很长，更能客观的记录每个人的不同时期的具体情况，完整保留了每个人的过去和现在的所有情况。因此在落实人事政策，调整岗位、工资级别，确定或更改参加工作和入党、入团的时间，以及解决个人历史上的遗留问题上，人事档案可以作为重要的依据和凭证。特别是在提拔干部的时候，干部的年龄和身体状况也是必须考虑在内的条件，还有学历、工作经历、工作业绩等等，要想得到真实的信息，只能依靠人事档案。

2.4事业单位人事档案与专业人才的信息

事业单位可以通过组织部门，对每个员工的人事档案进行查阅，希望能从中发现员工的成长轨迹，在档案中可以发现职工的优点，这有利于更好的培养和使用人才，也可以提高对人才价值的需求。因此，事业单位人事档案记载的事件要求详细，具体到时间、地点、任务、事件等，真实可靠，是校正、核实和印记历史事实的可信依据。

2.5事业单位人事档案与优化人力资源

要提高人力资源使用效率，使人与物完美结合。人力资源会随着时间推移、环境变化出现人员的岗位变化、人员流失等，人事档案可以实现人力资源信息共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。综上所述，目前事业单位要顺应时代的发展，在档案工作中，认真分析，注重档案的服务性，只有这样才能提高档案的利用价值，从而解决很多社会中的诸多问题，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

3、结语

事业单位人事档案记载了工作人员学习和工作的经历和表现，组织在需要的时候可以通过这些当按材料考察你的历史和现实表现，同时，事业单位人事档案也记载了工作人员的专业信息，可以向需要人才的部门提供信息，利于人才发挥作用，为实现中国梦做最大的贡献。