医院行政档案管理存在的问题及创新途径

[摘 要]随着医院管理现代化的不断发展，医院行政档案信息资源正发挥着越来越大的作用，这对正处在改革与发展过程中的医院有着极其重要的意义。作为医院的档案工作者，我们应当抓住机遇，积极参与，做好医院行政档案的管理工作。

[关键词]医院行政档案管理；问题；途径

医院行政档案管理工作必须适应医院管理现代化的要求，使管理环境、管理系统、服务工作得到创新。上述三个方面，管理环境的创新是基础，管理系统的创新是手段和途径，服务工作的创新是目标。只有创新，才能提高医院档案管理工作的水平，更好地服务于医疗、科研、教学等工作。

一、医院行政档案管理存在的问题

从当前医院文件材料收集归档的实际情况来看，档案资料存在短缺、不齐全的现象十分突出，有的医疗科技成果文件材料长期散失在个人手中，得不到及时的收集整理归档；有的记载医院各个时期工作情况、发展史料以及职工先进事迹等的资料、素材没有详尽的归档等等，通过调查发现，造成这种状况的主要原因有：一是对文件材料的作用和全面收集的重要性宣传不够，认识不足。有的只注重红头文件的收集，忽略了无文头、不编号、不盖章的文件材料的收集，没有认识到原始记录、文件资料集中、收集、归档、保存和管理的重要性。二是归档制度不健全，平时管理工作衔接性差，没有约束机制，科室配合不够。三是没有确定专门的档案人员。现有档案人员因兼职过多，顾此失彼，影响了档案材料的收集。

二、医院行政档案管理的创新途径

（一）重视档案室建设，充分发挥档案室的作用

（二）加强档案工作人员的培养，充分发挥档案管理人员的主观能动性

当前，制约医院档案管理水平的主要因素是人才不足。档案管理工作对档案工作人员素质提出了很高要求。医院领导和行政管理部门应加强对档案工作人员的培养和教育，不断丰富他们的专业素质和职业道德水平，提高工作的积极性和主动性，充分发挥工作的主观能动性。

1.档案工作人员的职业道德根据《档案法》和国际档案理事会1996年通过的《档案工作者职业准则》的精神，档案工作者的职业道德包括以下3点；忠于职守，爱岗敬业；遵守法律，保守机密，博学求进，公正服务。

2.档案工作人员应具备的知识档案工作者应努力使自己具各方面的知识，即专业理论知识、法律知识、哲学理论知识和现代管理知识。同时，档案人员还应努力学习现代信息技术，熟练应用档案管理软件和各种档案设备，并不断充实和更新知识，卓有成效地做好工作。

3.医药卫生档案管理暂行办法第十一条规定：“档案工作人员（包括以档案工作为主的兼职人员），均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。”在实际工作中，医院管理者应在职称晋升、待遇、培训等方面为档案人员创造条件，提供机会，以激励档案人员的工作，促进档案管理水平的提高。

（三）加强档案信息化建设，提高工作效率

近年来，随着办公自动化（OA）的普及，使用计算机制作文件的医院越来越多。大部分医院将文件打印成纸制文件，经正式签署后归档保存，原电子文件仍保存在各形成部门。也就是说，电子文件多处于分散保存状态，没有完全归档。医院应重视电子文件的收集，努力实现其统一管理。目前，由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术即方法等方面存在问题，所以，大部分医院采用电子文件和纸制文件双套归档保存。电子文件归档应注意完整齐全、真实有效、统一载体形式、统一登记、履行归档手续等。电子文件的保管方法，可根据国家档案局《电于文件归档与电子档案管理办法）中的规定执行。

1.永久保管凡是反映医院主要职能活动和基本面貌的，对医院建设和历史研究有长远利用价值的，应列为永久保管。主要包括：医院制定的规章制度和有关规定，处理重要问题形成的文件资料，重要会议的文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，医院演变、领导人任免的文件材料，直属上级机关和非上级机关颁发的需贯彻执行的重要文件材料等。

2.长期保管凡是反映医院一般性工作活动，在较长时间内对医院工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，期限为16-50年左右。主要包括：本医院一般性工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的需要贯彻执行的一般文件材料等。

3.短期保管凡是在较短时间内医院工作有查考利用价值的文件材料，列为短期保管，期限为15年以下。

三、结论

总之，医院档案管理工作是一个专门的学问，涉及部门和范围极为广泛，必须调动全员意识来共同配合。因此，医院档案管理工作则应该在模式上、思想观念上、管理方式上、服务方式上、管理队伍素质上不断创新。只有这样，才能使医院档案管理工作保持特色和活力，使其适应新形势对档案管理的要求。