档案信息服务活动中开放与保密的协调统一

[摘 要]本文首先论述了档案保密与开放问题，得出了档案信息服务活动中的开放与保密的协调统一关系。

[关键词]档案；信息服务活动；开放；保密

一、档案信息服务中的开放问题

档案开放之后，传统的档案信息服务是以档案为中心提供利用。具体来讲，就是我这有什么就为你提供什么；而在“以人为本”的今天，档案信息服务应转变传统观念，从以“自我”为中心转向以用户为中心，以用户的需求为导向。不仅提供用户需要的档案信息，更应协助用户解决具体的疑难问题，这也正是对现代档案信息服务者提出更高素质要求之所在。

从总的来说，至今为止，我国传统档案信息服务包括以档案馆为代表的社会档案信息服务和以档案室为代表的内部档案服务两大类。由于馆、室的机构性质不同，导致了两个机构的档案信息开放存在着差异。

虽然我国档案馆向社会开放档案，提供档案信息服务取得了很大的进展，并在不断拓展服务内容，比如正在风行全国档案馆的现行文件提供服务。但时至今日，从总体上讲，档案馆开放档案仍具有很大的挖掘潜力，特别是应充分认识网络环境已打破时空限制和地理位置上的差异，从根本上改变了传统的信息结构与人们利用信息的渠道。借助网络平台，能够实现高效、快速的信息提供利用和共享。这就要求档案馆应注重以用户需求为导向，寻求最大限度地开发利用档案信息资源。因此，在档案信息资源建设方面，我国不妨向档案开放先行的欧美国家学习成功经验，尤其要注重网络环境下档案信息资源开发利用的全国统一规划、制定标准、分步实施。

总之，伴随着我国政府信息公开制度的逐步确立，由机关档案室提供政府文件服务，由档案馆托管和提供政府文献服务，这不仅会丰富档案信息服务实践，而且还会充实传统的档案信息开放服务理论。

二、档案信息服务中的保密问题

档案的开放和保密是一个事物的两个方面。在注重档案信息开放，以发挥其积极的社会作用的同时，亦不可忽视档案拥有者的合法权益。由于档案真实记录了政治、经济、社会和科技现实及过程，保护当事人的利益是档案信息服务工作者义不容辞的职责。《我国档案法》、《保密法》和知识产权法等法律法规都作了规定，对涉及国家安全或者重大利益以及其他不宜开放的档案文件要控制使用。在大力推进政府信息公开的过程中，保密工作仍是不可缺少的。保密工作，无论在档案馆还是档案室，都必须高度重视，并采取切实可行的措施。有的学者提出，在信息开放的问题上，我国可以参照美国等国的做法，考虑将下述信息列为不开放的范围：与个人有关的信息、与法人有关的信息、与国家安全和公共安全有关的信息、第三方的商业秘密及第三方向政府有关行政机构提供的信息、纯属行政机构内部管理活动的信息、为执法而生成的信息等。

随着国际互联网络的建立和发展，一方面，打破了时间、空间的局限，为人们利用各种信息资源提供了方便、快捷的途径。因此，信息安全控制问题正日益变得迫切。网络信息安全涉及两个因素，一是技术因素，另一是人为因素。为有效解决网络效率和安全问题的矛盾。

三、档案信息服务活动中的开放与保密的协调统一

在档案信息未开放时代，档案信息的保密对象是所有的公民，统治者不需履行向公民公开信息的义务；而被统治者除了法律明文规定的义务外，没有获取信息的权利。这种对公民的的保密原则无疑已成为民主发展道路上的障碍，它不仅构成了全民在享有知情权上的不平等，而且会滋生信息拥有者和管理机制的垄断行为和特权思想，还可能助长不正之风和腐败弊端的产生。从事物的发展规律来看，任何事物没有绝对的不可公开性，档案的机密程度随着时间的推移在逐渐淡化，任何档案的保密都是针对不同利用对象所规定的保密，任何档案的开放都是针对不同保密程度的档案所规定的开放。如果没有文档的保密，所谓的开放就成为言之无物，不是真正意义上的开放；如果只强调开放而没有保密，应当保密的信息一旦泄露，就会危及国家或当事人的安全与利益。绝对的保密与绝对的开放同样是不可思议且不现实的。

随着民主政治的推进，公民在享受公共信息的知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密也是责无旁贷的义务。从档案信息服务角度来看，如何正确处理好两者的关系，既是档案信息利用服务中极为关键的，也是把握难度很大的，因为档案信息服务中的开放和保密是一对矛盾体。现实中，应针对不同的用户、不同的档案信息内容，档案信息服务者依照国家的法规和组织的有关制度的规定，在档案信息提供服务时，既不能只强调开放，简单地以档案信息服务数量考评档案工作服务效果，无原则地扩大档案信息服务范围，以致损害权益人的利益，造成无法挽回的经济、政治与安全损失；又不能一味注重保密，限制合理、合法利用，造成人为的秘密扩大化，不重视档案信息的社会服务功能。就合理、合法保密问题，有学者曾指出：“保密是一个普遍存在的社会现象。它是指某些信息的传播范围和传播对象必须进行限制和控制的行为、措施。如不实施这种控制和限制，就有可能对信息的形成者或某一方的利益造成损害，使某些工作活动失去公正性与平等性，无法正常地进行下去。”这样必将不利于经济发展和人类进步，有悖于全球化的发展趋势。因此，在档案信息服务过程中，正确处理开放和保密的关系具有非常重要的历史意义和现实意义，这将成为检验档案信息服务机构在日趋社会化、网络化和市场化的信息服务领域是否有竞争力的一个重要指标。

通过对档案信息服务作业系统的质量管理、创新管理与效益管理，并适时地对档案信息服务绩效做出恰当的评估，使档案信息服务组织白身拥有了发展的动力、活力和竞争力，

并能够正确地处理档案信息开放与保密之间的关系，才能使档案信息服务组织不断地壮大，以实现长期可持续发展。