人力资源档案管理存在的问题及措施

[摘 要]针对人力资源档案管理存在的问题及措施问题，介绍了当前人力资源档案管理的现状，主要对人力资源档案管理的认识问题、人力资源档案管理的水平与手段和硬件设施进行了介绍，探讨了提高人力资源档案管理的措施，主要包括：完善人力资源档案管理制度、对人力资源档案管理功能的提高、提高人力资源档案管理人员的素质和人力资源档案管理的信息化建设。

[关键词]人力资源；档案管理；问题及措施；信息化建设

在市场经济发展中，人力资源指在一个国家或地区中，处于劳动年龄、未到劳动年龄和超过劳动年龄但具有劳动能力的人口。或者表述为：称劳动力资源或劳动力，是指能够推动整个经济和社会发展、具有劳动能力的人口总和。通常来说，人力资源的数量为具有劳动能力的人口数量，其质量指经济活动人口具有的体质、文化知识和劳动技能水平。一定数量的人力资源是社会生产的必要的先决条件。随着生产中广泛应用现代科学技术，人力资源的质量在经济发展中起着愈来愈重要的作用。人力资源档案管理就是推动人力资源的信息资源，因此为了加速人力资源的流动，必须加强人力资源的档案管理工作，这样才会使人力资源得到充分的利用。

1、人力资源档案管理的现状

人力资源档案管理，随着计算机和网络的发展，经历了多年的经验积累，其人力资源档案管理的模式已经初具规模，但如何让人力资源档案管理，在人才交流和利用中，如何发挥更大的作用，还有许多工作需要认真探讨，在这些问题中，有认识问题、管理水平问题，还有档案管理的硬件设施问题。

1.1对人力资源档案管理的认识问题

对人力资源档案管理的认识问题，是制约档案管理成败的关键问题，由于一些人，在思想上没有能对人力资源档案的工作起到足够重视，这主要是因为，在很长的一段时间里，单位和个人对档案管理工作存在着认识上的误区，大家误以为，档案工作只是对个人历史的记载，管理档案只是对档案的抄写和整理，由于不会对企业和个人带来经济效益，没有人把它认为是主要的工作。其实，大部分人的这种认识是错误的，都没有对档案管理有一个正确的认识，人力资源档案管理，是对生产力的一种管理系统，它可以为人才的流动和人才的利用发挥非常重要的作用，也就是说档案管理工作，对生产力的提高具有重要的作用，因此，对档案的管理工作要得到足够的重视。

人力资源档案管理的水平与手段，现在，一些单位还存在许多问题，主要是专业的技术管理人员少，大部分从事档案管理的人员，没有专业的技术知识，只是按照自己的想法，随心所欲的工作，因此，在人力资源档案管理方面，既不能对人力资源档案工作重视，也不能有效地管理档案。尤其是还有很多人员是兼职，他们不能对档案的管理投入足够的精力，严重影响了档案管理的质量，同时也影响了对人力资源档案的利用。

1.3人力资源档案管理的硬件设施

人力资源档案管理质量不高的另一个原因，是人力资源档案管理的硬件设施不齐全。这些硬件包括，档案馆和设备。但有些单位，至今也没有建立专门的档案室和配置相应的设施，对人力资源档案的管理，名存实亡，长期下去，导致原始的纸质档案得不到有效的保护，很可能出现虫蛀、霉变等现象，计算机的管理更是不可能实现。

2、提高人力资源档案管理的措施

人力资源档案的管理，有利于人才的流动，也有利于人才的充分利用，使人尽其才，就要积极采取措施，提高对人力资源档案的管理力度。为了提高对人力资源档案管理工作，要从以下方面给与探讨。

2.1完善人力资源档案管理制度

要提高人力资源档案的管理水平，就要建立完善的人力资源档案管理制度，需要在以下几方面得到加强。第一，是要建立合理、科学的管理制度，只有档案管理完善才能有效进行管理；第二，是要保证制度的简洁性，这样才能发挥好档案的管理作用；第三，是要保证档案管理制度的双向性。制度是面对所有的人，无论是职工还是对领导，都要形成约束，这样才能体现公平，使人力资源档案管理工作得到完善；第四，是制度的严肃性，在人力资源档案管理过程中，要进行严格的奖惩，这样才能将制度的权威性体现出来。

2.2 对人力资源档案管理功能的提高

要不断改善人力资源档案功能，这样才能使人力资源档案记录的内容更加全面、客观。在管理过程中要对人力资源档案的功能进行重新定位，不仅要保留人力资源档案原有的功能，还要进行进一步的改革，使人力资源档案能更好的为单位的发展提供帮助。

2.3 提高人力资源档案管理人员的素质

在人力资源档案管理中，档案管理人员的业务水平非常重要。在信息时代，人力资源档案管理工作中，使用计算机和网络越来越多，这对人力资源档案管理人员要求也不断提高，传统的档案管理方法已经不能满足现代档案管理需要，所以，档案管理工作要积极引进专业人才，并且要加强对管理人员的培训，使其能够更好的进行档案管理。要通过档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平，做好人力资源档案的管理工作。

2.4人力资源档案管理的信息化建设

人力资源档案管理的信息化建设是知识时代的需要，也是人力资源档案管理的需要，就要提高认识，加快对档案管理信息化的建设。

2.4.1 人力资源档案管理的政策法规与信息化标准

人力资源档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。要加快制定信息化的标准体系，为人力资源档案信息化建设奠定好基础。人力资源档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程，才能实现有效的人力资源档案管理。

2.4.2 人力资源档案的数据库与信息资源建设

人力资源档案业务工作信息化，它的前提是建立起资源配置合理，特色突出，利用方便的人力资源档案信息资源数据库。只有做好人力资源档案信息化建设的基础性工作，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使人力资源档案工作的服务水平和服务能力得到提高。档案信息化基础设施是档案信息化建设，要做好人力资源档案应用系统建设的基础和前提，因此，要对人力资源档案信息化建设给与足够的重视，要加大投资力度，购置设备，配置相关人才。

2.4.3 人力资源档案的信息安全保障和人才建设

加强人力资源档案信息化建设，应把人力资源档案信息安全放在重要位置，要确保计算机管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息出现失密、泄密和丢失现象。要加强人才队伍建设。培养大量既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

3、结语

在知识时代，人力资源档案工作的管理手段和设施有了极大的变化和进步，人力资源档案实体和人力资源档案管理的内涵也变得丰富多彩，人力资源的档案工作需要变革和创新，但是这种变革和创新必须要提升人力资源档案管理的整体水平，使人力资源档案的管理工作与时俱进，在小康社会的建设中，得到长足的发展。