试论档案现代化管理的意义及措施

[摘 要]档案作为个人和单位的重要信息资源，是单位进行人事管理的重要资源，是单位管理层科学决策的重要依据，对单位的日常管理工作有重要的支持作用。因此必须使档案管理全面实现现代化，才能满足各企事业单位甚至国家可持续发展的需求。本文阐述了档案管理现代化的意义，探索了在当前现代化管理进程中存在的问题，针对这些问题提出了相应策略。

[关键词]档案管理；现代化；意义；措施

1、档案管理现代化的意义

1.1档案资源共享

传统的纸质档案一般只是某单位内部独自拥有，要想共享资源就必须通过“调档”，这一过程需要耗费大量的人力、物力和财力，导致档案流通速度慢、利用率低。而采用现代化档案管理，利用计算机技术和网络技术，可使档案资源信息及时传递到任何需要的部门。有了档案管理的现代化，档案利用者就可以在不同的地点随时查询所需的档案信息，而不必专程到档案馆查询，大大提高了工作效率。

传统的纸质档案一般封存在档案袋里，然后所有的档案袋均存放在相应的档案室内，而且档案一般包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工等种类，所以占用空间大，不易管理。随着存储技术的发展，现代化的档案管理可将纸质档案制成电子档案，这些电子档案被储存到光盘或硬盘中。光盘或硬盘的体积很小，容量却很大，随着科技的发展，可以预见一个几英寸大小的硬盘即可存储整个档案馆的资料信息，这样，体积庞大的纸质档案被分类储存到光盘或硬盘中，大大节省了存储空间，也节省了人力资源。

1.3方便管理和查询

传统的手工档案管理方法为整理、组卷、归档、编制检索工具和使用，这一过程均由人工来完成，工作量极大，工作周期漫长且效率低下。在日常使用过程中查询方式一般采用人工查找，使用者查询耗时长。在现代化的档案管理方式下，利用计算机硬件和软件技术对档案进行分类整理、组卷和归档，工作效率大大增加。利用人性化、多条件的检索工具使档案的检索方便、快捷，准确率极高。

2、档案现代化建设过程存在的问题

2.1观念落后

当前许多企事业单位档案管理现代化的观念落后，认为档案管理工作就是保管档案，只需做好档案进到档案室后的保密工作和保险工作，防止档案信息的泄露和丢失，因此忽视了保管前的基础性工作和档案使用过程的重要性，还有的档案现代化建设只建立在局部的信息化，例如采用计算机入库及登记技术而忽视其他环节，这些观念使档案管理现代化建设步伐缓慢。

2.2基础性工作不到位

在当前档案现代化的落实过程中，由于档案信息建设目前还没有一个标准，导致档案在收录、分类、整理等过程还部分沿袭了传统规定，无法全面实施计算机化和数字化，也导致了一定的管理混乱。由于档案现代化建设是基于计算机技术和网络技术之上的，而当前网络病毒种类越来越多，在档案的传输过程中容易带入网络病毒、木马，容易被不法分子或黑客可以利用系统的漏洞对档案数据库进行破译或恶意攻击，造成无法弥补的损失，再加上档案管理部门安全保密意识淡薄、安保软、硬件配置不到位等情况，严重影响了档案的安全保密性。

2.3档案管理人员素质不高

由于现代化档案室的档案多采用电子文件，档案从收录到使用均使用计算机来执行，故其对档案管理人员的自身素质有较高要求，除了要熟练掌握档案管理操作流程之外还要对办公自动化、网络技术、信息技术等知识有一定的掌握。而当前的档案管理人员综合素质有待提高，对档案分类不精，造成操作人员的重复操作等，浪费资源和人力。另外对管理系统操作不规范等，可能导致档案的混乱、丢失甚至损毁。

3、档案管理现代化建设的策略

3.1从思想上重视档案管理现代化建设

要实现档案管理的现代化，首先就要从观念上做出改变，只有从管理层到档案管理人员都充分重视档案管理现代化的重要性，才能从根本上推进档案管理现代化的建设。必须认识到档案在单位管理工作中的重要作用，增加现代化档案室的资金和软、硬件投入，否则档案管理现代化就仅仅是纸上谈兵。

3.2加强档案管理基础性工作

企事业单位的档案一般有计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工、科研等，档案部门在收集和整理档案过程中要对其进行科学分类，对类别不同和重要程度不同的档案要分开储存。其次要做好档案数据库建设工作，将纸质文档通过扫描件的方式存储到档案数据库内，以供计算机终端对档案文件的识别、搜索和浏览。此外，要重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件可以让操作者的工作事半功倍，会大大提高工作效率。

3.3确保档案的保密性和原真性

档案管理现代化是将原纸质文件通过电子扫描等方式存储起来，电子文件在处理过程中有可能失去档案原有的面貌，另外由于电子档案文件在网络传输过程中存在一定的风险性，所以在实际工作中要做好档案的加密工作，为防止网路攻击等对档案解密的可能，必须运用更加先进的加密技术，如采用条形码或加密狗等。为保证特别重要文件的原真性，在将档案扫描件储存至数据库之外，还应将其纸质档案存入档案室，以备不时之需。

4、结束语

综上所述，档案的现代化管理对单位的未来发展具有重大的现实意义和社会效益。因此，管理层要充分了解建设档案管理现代化的意义，根据当前所面临的问题，制定相应的对策。在实际工作中要发挥人的主观能动性，不断改进管理方法，并协调档案管理与其他事务的关系，让现代化的档案管理为各项工作提供更优质的服务。