档案管理信息平台的深化与应用

[摘 要]新世纪以后，我国档案管理事业与科学信息技术都有了很大程度上的进步，应用信息技术来辅助档案管理这一做法也得到了更多的支持与响应。伴随着我国科技信息技术的再一次发展，档案管理事业中信息平台的应用前景也必将越来越光明。本文就档案管理信息平台的深化与应用背景进行分析，并在此基础上探讨了档案管理信息平台实现深化和应用的具体做法，以供同行参考。

[关键词]档案管理；信息平台；深化；应用

信息经济时代的到来促进了我国档案管理事业的发展，各种先进信息技术的引进与应用从根本上提高了档案管理的质量，实现了档案管理的信息化建设。在当前，随着我国科技信息技术的不断发展，依托信息技术而生存的档案管理事业也得到了相应的进步，现代档案管理不仅实现了信息化和数字化，还彻底克服了传统手工档案管理模式无法解决的难题，推动了我国档案事业的进一步发展。在这一基础上，档案管理信息平台的建立便成为了必然趋势，平台深化和应用是未来实施档案信息管理的主流技术。

一、档案管理信息平台深化和应用的背景

目前，我国档案部门尤其重视档案的管理，并且结合科技信息技术不断发展的宏观背景，我国档案事业在今天已经实现了信息化和自动化管理，引进并利用先进的信息化技术建立起了档案管理信息平台，并且将这个信息化平台推向了各个行业，进一步促进了各个行业档案事业的发展。拿我国电网公司的档案信息化管理来说，为了更好的管理电网公司内部档案，公司在内部建立了一个相应的档案信息管理平台，并采取措施对这个平台进行了应用和深化，取得了良好的试点成绩。据相关调查显示，我国现阶段的档案管理工作，或者说档案管理信息平台的深化与应用还存在多个方面的问题，详细如下：

1、尽管档案管理信息平台已经被建立起来，也基本实现了档案管理的信息化，但仍然不排除少数纸质信息无法录入到档案管理信息平台中进行管理、使用这一问题。而面对纸质信息无法全部录入平台中加以使用问题，最终所反映出来的现象只能是平台信息不完整，无法涵盖所有档案信息。

2、档案管理信息平台建设中，企业或单位部门之间可能存在信息数据不共同，却又无法实现数据连接等问题，进而造成企业各部门数据信息变得独立，无法实现信息共享，这对企业档案管理工作质量造成了严重影响。

3、各个部门所使用的档案信息管理软件类型不同，使用技术水平也不同，所以导致不同部门之间的档案管理水平产生差异，导致一些管理水平低的档案信息要重新录入和管理，影响了企业档案管理效率。另外，企业内部档案管理软件在使用时还可能存在质量上的缺陷，这也阻碍档案管理信息平台深化与应用中存在的质量隐患。

4、目前企业内部现有的档案管理制度有些不合时宜，表现在具体行为上就是，档案管理工作不灵活，管理行为不能快速的跟随企业档案机构调整而变动，导致现行的档案管理工作无法满足新形势下档案管理的新要求。

以上种种迹象均表明国内当前的档案管理工作需要重新部署，所应用的档案管理信息平台要继续深化，直到实现统一管理。

二、档案管理信息平台深化应用分析

1、深化应用目标

针对当前档案管理工作中所存在的诸多问题，相关人士在综合考虑了企业当前的档案管理信息化水平以后，决定在企业内部构建B/S多层应用结构体系，通过应用SOA等先进的管理技术来对现有的档案管理软件应用系统进行深化，以全面解决现有的档案管理问题，提高档案信息化管理质量。此外，对档案管理信息平台进行深化的另一个目标还在于实现企业内部档案信息的纵向贯通、横向集成以及全面分享。具体表现在：深度开发档案管理信息平台，深化信息化系统的功能，使其实现档案信息的网络化传输、自动化管理以及在线化利用，使企业内部档案管理部门的职能作用能得到充分的发挥。

2、实施步骤

2.1 首先，引入文件连续体模型

文件连续体模型注重文件运动过程与文件管理过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与文件管理，直到文件被销毁或永久保存，要求将文件管理与业务流程相结合。为此，必须做到以下几点：第一，新开发的各种业务系统必须满足文件归档与档案管理的功能需求；第二，对于已有的各种业务系统，建立其与档案管理信息平台的接口，使系统能自动获取归档电子文件并捕获元数据，尽可能地将档案管理监控职责向前延伸。

2.2 其次，引入知识管理理论

知识管理是企业管理的新范式，也是指导档案管理创新的新理念，即将文件档案视为企业重要的知识资源，将档案管理的关注点从文件档案实体转向文件、档案所蕴涵的知识，应用先进的知识管理技术方法，创新、拓展文件档案的收集、整理、鉴定和服务等各项活动。

2.3 最后，实施纸质档案数字化

即通过各种扫描设备采集影像信息，通过数字化加工系统的数据录入、图象处理、文件排序归档、质量审查、质量二次检查、数据挂接等一系列流水化作业，对扫描的文件进行了纠偏、去污处理和格式转换工作，把纸制文档转化为可供用户浏览的全文信息影像。

三、结束语

截至目前，我国各大企业内部所建立的档案管理信息平台的应用与深化工作已经得到了全面的落实，同时也取得了不小的成绩。对于档案管理信息平台未来的发展趋势，笔者认为，从当前局势来看，档案管理信息平台深化还存在着更多、更广的完善空间，还需要各大企业、单位或部门进一步配合，采取更加先进、有效的措施来深化档案管理信息平台的应用，以便为未来档案管理信息平台的发展奠定基础，使档案事业更好的发挥作用，为人类社会做出更大的贡献。