基本建设项目档案管理浅见

[摘 要]基建工程档案是基建工程的投资成果转入使用状态时所形成的能反映该基建工程活动的历史真实记录，它不仅对鉴定基建工程内在质量有重要的凭证作用，而且对基建工程日后的改建、扩建、维修、恢复、管理等方面具有重要的依据作用。

[关键词]基建项目；档案管理；问题及对策

一、基建项目档案管理中的难点

（一）文件材料收集难

首先建设部门缺少管理运营理念，只建不管。建设部门缺少管理运营理念，只建不管。基建工程的建设一般由基建科负责，竣工后就交给总务科负责管理。保修期过后，使用过程如果不出现严重质量问题，基建科就不再介入。因此，基建科只重视设计、施工质量，忽视对与建筑物管理有密切关系的基建档案工作，建设过程中对规范不重视、方案随意变更、档案临时拼凑的现象屡屡发生，工程档案完整收集相当困难，其次工程档案归档周期长。一个工程的档案资料从竣工到归档，最少需半年的时间。一个工程的建设从立项到设计到施工、到竣工，往往都是跨年度的。最后工程涉及单位多、部门广。每当要新开一项建筑工程，首先需要立项，要征得主管部门和控制国家基本工程的省计划部门的批准，列入投资计划，取得固定资产投资许可证；其次，该建筑要符合环保、消防的有关规定，需得到环保部门、消防部门的认可；然后该建筑一定要符合市的城市总体规划，得到规划局的同意，取得建设工程规划许可证；

（二）文件材料不准确

由于档案资料形成的时间较长，一些在施工中临时发生的变更，由于施工人员对档案重要性认识不足，往往很难反映到竣工资料中。档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，判断不清是否图物相符，不能有效识别技术数据是否准确可靠。这些原因造成一些工程档案资料的不准确，给以后的提供利用带来不利。

（三）提供利用水平低

首先工程档案的综合性、专业性比较强，涉及几十个专业，如：工程地质、测绘、城市规划、工民建、给排水、园林绿化、环保等，档案工作人员的知识面太窄，对工程技术知识略知一二，甚至更本不懂，只能为利用者提供一些原始图纸、批文等档案资料，很少能提供准确、系统、高效的服务，更不用说进行档案的编研了。其次基建档案利用工作的一项重要任务是为工程规划、建设、管理的决策提供服务。这一点，还未被人们充分认识到。

（四）声像档案不重视

首先拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制。不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全，大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。其次收集难，拍摄工作主要是科教科负责，随机性强，档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握，工作往往处于被动，收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。

二、基建档案管理工作的对策

（一）完善管理制度，规范工程项目档案管理程序

1.明确归档范围。即基本建设项目档案文件材料的归档范围包括从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的科技文件材料。

2.明确归档要求。项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准及合同规定的要求编制项目竣工文件。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图，项目竣工图应由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，要真实反映项目竣工验收时的实际情况。按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合更改，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，重新绘图要按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。合同规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容、格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。项目竣工图一般为两套，由施工单位分别向公司档案馆和生产（使用）单位档案室移交。编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决，由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。

3.明确考核要求。强调档案文件材料拒绝归档或在利用档案过程中造成丢失、损坏的单位和个人，依据有关制度，集团公司将分别给予批评、处分或经济处罚违反档案法规构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

（二）强化档案部门的监督、检查、业务指导与考核

1.强化工程建设项目档案归档的计划性。档案馆根据每年工程建设项目、技术改造项目以及设备大中修项目计划，及时制定工程、技术改造以及设备大中修项目档案的归档计划，明确归档单位责任人以及归档期限等，以公司名义下发，并认真组织督促、检查与考核，对完不成工程建设项目档案归档计划的责任单位和责任人提出处罚意见，由集团公司进行处罚。

2.超前控制工程建设项目前期文件材料。参加有关工程项目的各种会议，方案审查会、方案论证会、初步设计审查会、工程建设会、项目例会等，及时了解和掌握建设项目前期文件材料形成情况，并在会议上提出档案材料形成、积累的要求。

3.强化工程项目施工过程中档案部门的监督、检查与业务指导工作。在工程项目施工过程中，公司档案馆始终坚持派人深入施工现场，参与项目的全过程管理，监督、检查、指导项目部、施工单位在施工过程中档案材料的形成、积累、整理工作。在工程项目告一段落或竣工时，及时召开各监理单位、质量监督部门和施工单位会议，提出竣工档案材料的整理、分类、编目、立卷和归档的要求，并根据需要举办不同类型的培训班，使他们能够按标准规范进行整理，避免不必要的返工。

4.严把工程项目档案验收关。在每项工程项目完工后，档案馆都对工程项目档案归档工作进行安排布置，并对工程项目档案移交归档工作进行指导。在工程项目交工验收时，严格按照国家、省部及有关工程项目档案检查验收制度进行验收，对档案材料不齐全完整、准确系统的或案卷质量达不到要求的，必须进行整改。同时，始终坚持没有齐全完整、准确系统的竣工档案，档案部门不予签字盖章，公司财务部门不予结算的制度。