计算机在医院档案管理应用

[摘 要]医院档案工作是医院管理的重要组成部分，随着科学技术的飞速发展，深化医疗改革，档案再次被人们所认识。如何加强计算机在医院档案管理中的应用，实现医院档案科学化、规范化、标准化，使其更好的服务于科研、医疗、教学工作，是摆在我们面前的新任务的一个新课题。

[关键词]计算机；医院档案管理；应用

随着计算机技术的不断更新与普及应用，网络时代已经到来，信息成为无形的共享资源在人们的社会生活、生产中起着越来越重要的作用。档案作为一种信息资源也不例外，近10年来不断迈入现代化信息资源共享的轨道，为社会经济各领域服务并发挥着不可估量的作用。本文对近年来医疗卫生档案应用计算机管理的有利条件和规范化管理进行分析和探讨，力求促进医院档案计算机管理机利用走向网络化的进程。

一、医院实行档案管理计算机化的有利条件

医院档案管理工作是医院的档案室工作的基础，是档案室管理的一个重要组成部分。机关是计算机管理的第一个执行机构，可为档案室打下坚实的基础。市场经济条件下，医院档案室需要快速、及时、准确地提供信息，丰富的档案信息，为实现计算机管理机关创造有利的外部环境和机遇。社会发展的需要，办公自动化程度的不断提高，加快了机关工作质量和工作效率。档案的数量少，持续时间短，实时性强，实用性强，可在任何时间分类标引、编目、输入，为实现计算机管理创造了有利条件。只要领导重视现代意识强，配备计算机设备只是举手之劳。

目前，医院的目标管理，档案管理中有长期和短期目标，有具体的内容，详细的计划和实施措施。医院档案管理实行全面质量管理，是要做到心中有数，逐步实现档案管理的规范化、标准化，为医院实现计算机管理创造有利条件。

二、档案管理中使用计算机的优势

（一）档案计算机管理的使用不仅能帮助档案检索、统计，而且也有助于档案的整理，分类、编制各种目录，其速度和效果是人工所不能相比的。

（二）计算机检索词库时，档案人员或利用者不需要按类别搜索系统的代码，只需要将主题词进行组配的输入电脑，很快就能得出结果。因为我们大部分室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，在这种方式中，将大大提高检索的速度。

（三）计算机管理可以使文件访问实现查找方便，直观性强。该系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以立即得到结果。借阅文件到期没有归还时，也不需要档案人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可以打印，节省了管理人员和借阅人员的时间，方便管理，提高了检准率。对于那些不熟悉计算机检索表达式或档案分类方法的利用者，计算机检索是比较容易接受的。

三、计算机档案管理规范化

（一）注重法律法规的建设，确立计算机管理档案的法律效用。计算机管理档案的法律效力是否被承认，是档案管理的前提。我们之所以要对文件进行收集、整理、分类、归档的管理，是以备后人查看利用。然而，查考使用的前提必须是这些文件具有法律效力，即对法律程序范围内可以作为接受证据的材料。如果文件没有公认的法律效力，对档案实行计算机管理也就失去意义。我认为，确认和保证文件的原始性，可以通过法律途径解决，应尽快加强法律法规建设。

（二）档案管理人员应具备必要的软件和硬件及外语应用能力。档案管理人员应具备档案管理的基础知识，不了解档案管理的基本知识就无法了解档案保护的必要性和重要性，我们就不能采取一切必要的措施管理和保存好电子档案，最终使真实记录遭受损失。而不懂计算机硬件和软件技术就无法对文档的整理和归档文件进行有效的管理，是无法达到长期保存和开发利用档案的目的。具有必要的外语应用能力，不仅可以直接从国外出版物或者其他信息渠道获取计算机信息管理的先进技术，还可以促进档案管理人员更好地了解计算机硬件和软件技术。这三个方面（基础知识，软件和硬件技术，外语应用能力）条件并重，可以成为档案管理模式的复合型人才。

（三）医院应重视计算机在档案管理中的作用，没有档案管理的自动化，就没有档案管理的现代化，提高档案管理的自动化程序，就是计算机技术在档案管理中的广泛应用，这需要得到单位领导的重视，才能保证实施。

（四）领导重视是关键，档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分，尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在科学家技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，调整档案管理模式，使档案管理模式从单纯的纸质收费、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院当那管理计算机网络化完全可以实现。

（五）加大网络系统在计算机档案管理中的应用。对于一些小型医院来说，由于人力物力财力等各种因素的制约，最好采用目前应用较普及而性能与价格比又十分优良的微机，逐步建立具有各单位特色的档案管理微机网络系统。

（六）建立利用的反馈制度。医院档案的计算机系统管理工作也需要通过反馈利用者的满意程序和档案被利用后产生的效果来提高和完善自身的服务。

（七）重视对计算机系统的维护。任何一个计算机系统都要进行硬件和软件的维护。因此系统维护对计算机档案管理也是十分重要的。档案工作者肩负着历史的职责，我们有义务将接收的所有档案运用计算机管理，使它记录我院发展的历史、丰富科技信息资源、推动我院的科研事业发展，也促进管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展，成为主方位服务的坚实基础。