高校档案管理信息化建设策略研究

[摘 要]高校档案管理信息化建设是高校管理的重要内容，也是高校“数字化校园”建设的重要组成部分。本文首先对高校档案信息化建设的现状进行了分析，接着提出了高校档案信息化建设的几个策略，以期对提升高校档案信息化建设水平提供自己的一点思考。

[关键词]档案管理；信息化；现状；策略

一、高校档案管理信息化建设的现状

我国高校对档案信息化认识不足，设施建设起步较晚，信息化建设的现状不容乐观。

（一）档案意识淡薄

当前部分高校领导缺乏档案管理的意识，档案工作重视程度不够，没把档案信息从资源的角度加以认识，使得高校档案管理长期停留在建档、管档、查档的水平上，许多有利用价值很高的档案材料常年废弃在角落里，忽视了档案信息资源的开发利用，不能形成把档案作为一种资源去使用，给高校档案管理带来很多负面影响。

（二）人员素质较低

目前许多高校档案人员整体水平还较低，在人才结构、知识结构等方面和先进国家的档案管理人员相比差距较大，还不能适应信息时代档案事业的发展需要。既精通档案业务、又懂计算机技术和相关知识的人才非常匮乏，制约了高校档案管理信息化的发展。一些高校的档案管理人员专业不对口，大部分属于兼职的性质，较低的综合素质难以胜任高校档案信息化建设的重任，严重地阻碍了高校档案管理信息化建设的进程，造成一些高校档案管理信息化建设的滞后。

（三）资金投入不足

制约我国高校档案管理信息化建设的另一障碍是由于认识不够造成的资金投入不足，相关的设备和人员配备受到了制约，阻碍了高校档案信息化建设的发展。在档案管理信息化建设过程中，需要投入大量的资金，保证人员技术、硬件、设备、软件系统等方面的配套，同时为了维持这些硬件和软件的正常运转，还需投入一定的资金进行日常维护和集中管理。高校档案管理部门属于高校行政管理的范畴，学校的经费主要投入到教学、科研等领域，对档案管理的投入力度有限，造成高校档案管理经费投入不足，给高校档案管理信息化建设带来不利影响。

（四）网络安全问题

档案信息管理需要正确处理与知识产权保护的关系，做到合理开放和严格保密相结合，这是由于档案本身的特殊性决定的。高校档案信息化建设，提升了档案的利用效率，加强了档案部门与外部间的联系，降低了档案保管与获取的成本，但也相应带来了很多信息技术方面的问题，如电脑黑客破坏、电脑病毒、非法访问等，给档案的安全造成了较大的威胁。

二、高校档案管理信息化建设的策略

（一）提高对档案管理信息化建设重要性的认识

高校档案管理要树立“电子档案”的观念，必须转变档案管理以往只是简单的收集、借阅、整理模式，在观念上与信息社会接轨，要摒弃手工操作管理的观念，树立通过档案管理的信息化来实现档案的自动化管理，认识到档案信息的价值不仅在于储藏，其更大的价值在于传播，通过信息化手段，使档案的传播更为便捷，使档案的价值得到更好的实现，另外，要树立电子档案观念，在当前网络技术的迅猛发展的背景下，电子档案由于其成本低、便于储存和查询速度快等方面的特点，必将取代纸质档案，作为高校档案管理人员，要从行动上跟上文件存储电子化的脚步，通过信息技术实现高校档案管理的动态化和便捷性。

（二）培养高质量高素质档案管理人才

在提高现有档案管理人员基础素质的基础上，高校档案管理部门要重点提升档案管理人员的信息技术方面的技能，加强相关网络技术人员配置，适时进行相关人员的信息化业务方面的培训，提升档案管理人员利用信息化设备的技能，根据档案管理信息化建设需求，通过强大的人才队伍建设，加速高校档案管理信息化进程。

（三）加强软硬件系统和基础设施的建设

数字化设备和网络系统是档案信息传输、资源共享的基础条件，是高校档案信息化的基础设施。其核心是计算机网络，还包括交换机、服务器、存储器、路由器、数据库管理系统等。因此，为真正实现高校档案信息资源共享，必须建立一个全国高校档案信息化网络，运用计算机进行档案的收集、整理、编制，同时利用网络技术实现档案的查找、接收和归还，实现档案信息资源最大限度地社会共享，充分发挥档案信息化的整体效益。

（四）建立档案管理信息安全保障体系

要顺利实施高校档案管理信息化，必须重视高校档案信息化建设过程中安全保障问题，通过投入人员和资金完善各类信息资源安全保障体系，不断提升高校档案管理系统信息安全防范和处理的能力。在制度上，要建立严格的安全制度，对相关管理人员加强安全教育，要通过防范机制杜绝非法操作；在管理上，定期升级、经常维护。在技术上，通过部署硬件防火墙等措施，对档案信息的安全进行周密的保护。

三、结论

随着移动互联网的兴起，信息化建设已成为时代发展的主题，档案作为重要的信息资料也不例外。当前我们既要高度重视高校档案信息化建设的重要性，也要充分认识其复杂性和系统性。高校可通过提高档案管理信息化建设重要性的认识、培养高质量高素质档案管理人才、加强软硬件系统和基础设施的建设、建立档案管理信息安全保障体系等方法和策略，积极创造条件，采取有力措施推进档案信息化管理的发展，以适应时代发展的要求，同时提高档案的利用效率。