整合高校档案资源实行“大档案”管理分析

[摘 要]近些年来，随着现代化进程的加快和信息时代的来临，我国社会的发展日益呈现出一种资源整合和信息高速化的现象。作为培养高素质人才的我国高校在过去几十年来在学科方面取得了长足的发展，为国家和社会培养了大批建设型人才，推动了经济的发展和全民素质的提高。然而高校在管理方面却停滞不前，这主要体现在档案管理不足上。本文就针对这一问题，通过对高校档案管理的现状进行分析，进而提出几点建议。

[关键词]高校；档案资源；大档案

我国高等学校在自身办学的实践过程中，毫无疑问，都会积累大量有关的档案资源，如何对这些庞大的档案资源进行有效的整合，是档案管理部门面临的重要任务。随着我国高校的发展和其它事业的进步，档案资源在高校管理工作中的重要性日益突出，然而目前我国的高校在档案资源方面还存在一定的问题，严重阻碍着高校的健康有序发展。在信息化和网络化的条件下，加快整合高校档案资源，实行大档案管理是目前迫切需要应对的问题。

一、整合高校档案资源的重要意义

（一）推进高校事业的发展

档案资源的管理工作与高校的事业发展有着紧密的联系，高校的教育教学就是档案资源的中心工作，通过将学校师生的档案材料进行集中的分类和管理，能够加快档案集合体的形成，同时能够将有特色和有价值的档案资源提供给档案的需求者。此外，高校的档案资源与教学评估和学生就业等问题息息相关，只有将这些资源进行科学有效的整合，才能形成完善和系统的档案库，从而为学生和教师提供便利。不仅提高了档案部门人员的工作效率，还推进了高校的档案管理体制的完善和发展。

（二）有利于学生自身的发展

众所周知，档案资源不仅是高校的记录册，更是学校教师和学生自身的人生经历书，档案所与生俱来的权威性和真实性使它与其它资料区别开来，并且是其它资料所无法取代的。档案对于高校学生来说，档案是记录他们生命轨迹的证明，对学生未来的工作和学习都有着重要的作用。因此，高校必须要加强整合档案资源的水平。

（三）加快档案服务的现代化

高校档案资源管理部门在其自身的发展中，要始终以加快实现档案服务的现代化为目标。在当今的信息时代，现代化技术已经成为高校档案整合的前提，只有形成一个档案信息资源的集合体，才能对档案资源进行有效的管理。通过档案信息资源的建设和使用，将会加快高校投入现代化设备的进程，从而有助于实现高校档案资源的共享，最终有效解决高校的信息需求问题。这一点不仅能够对高校的特色服务起到一定的推动作用，更能够实现档案资源的信息化和现代化。

二、目前高校档案资源整合中存在的问题

（一）高校的档案管理体制不完善

近些年来，由于高校招生的规模不断扩大，且信息技术的不断更新，高校的各类档案资源越来越多，由于部分高校在档案管理体制上存在一定的不足，导致了高校档案资源利用率不高和资源的极大浪费。在体制上存在的原因首先是高校的档案管理的职能不明确，在具体的档案管理工作中未能真正落到实处。部分高校虽然在表面上承认档案工作的重要性，但却未能设置独立的档案管理结构。其次，高校档案管理体制的单一性也限制着档案资源的有效整合，不利于充分发挥档案资源的作用。

（二）高校的档案整体管理理念淡薄

由于高校档案管理体制的不健全，使得高校的档案管理缺乏统一的科学规划和科学的管理理念。虽然目前大多数高校都具备自己的档案信息管理系统，但是由于各个部门之间的管理职能不同，在很大程度上存在着较大的差异，从而使部门职能之间出现了分离的倾向，最终形成信息孤岛。此外，高校的档案部门与其它部门之间由于相互隔离，使得在档案信息化进程中缺乏协调，从而造成信息建设的重复和资源的浪费。

三、在大档案管理背景下不断整合高校档案资源的措施

（一）加强对档案管理的整体认识

在大档案体制的背景下，要想不断提高高校档案的整合水平，首要措施就是要对其进行整体的把握和分析。高校领导要牢牢树立档案资源是高校的第一信息资源这一理念，对档案资源的重要性给予充分的重视，并且从自身的实际出发，对自身的档案资源进行有效的整合和传承。在对档案资源进行整体的把握后，要把整合的目标进一步的明确，设置学校的特色资源，使档案资源的利用率发挥到最大。

（二）提高档案资源的管理水平

管理工作是高校进行有效整合档案资源的关键，通过不断加强档案资源的管理水平，促进效益的提升，整合现有的资源。因此，在高效的档案资源的整合过程中，首先就应该以档案信息的管理作为出发点和落脚点，进而通过网络信息化等技术实现信息的及时查询和传输。此外，还应该将档案信息资源的整合重点放在数据资源库的建设上来，不仅能够有效保护珍贵的档案信息，还能实现最大程度上的资源共享。

（三）加大人才培训力度

要想真正落实档案资源的整合工作，还需要一支具备较高信息专业化素质的人才，随着科技的发展和信息技术的日益更新，档案资源的整合工作对档案工作人员的素质也提出了更高的要求，需要不断优化档案部门的人才结构。因此，在推进档案资源整合信息化的过程中，要加大对档案业务和计算机业务复合型人才的引入，同时，对在职的档案管理人员进行定期的信息技术培训，切实提高他们的信息技术素养。

四、结语

综上所述，加快对高效的档案资源进行科学的整合，在大档案管理体制下不断推进档案资源，是完善高校管理体制的重要举措，有助于高校的提高学科教育的同时不断深化管理制度。总之，面对大档案的管理体制，如何对档案资源进行有效的整合是高校档案部门需要面临的一个挑战。笔者相信只要在档案管理的过程中，始终做到统筹兼顾，积极发挥创造性和主动性，就能够对档案管理中存在的问题做出相应的解决。