探讨文书档案管理存在的问题与对策

【摘 要】随着科技的发展及网络技术的广泛引用，文书档案管理工作在各单位的管理工作中也占据了重要的作用。文书档案的科学管理能有效地提高文书档案的利用率，文章主要阐明了文书档案管理的特点及重要性，根据文书档案管理现有的问题提出相应的对策。

【关键词】文书档案管理；问题；对策

文书档案管理工作无论在什么单位中都具有很强的服务性质，为领导的决策提供可靠的依据。文书档案管理是衡量一个单位文档管理水平的重要标准，其水平直接影响到档案资料的完整与质量。新时期下，人们的文书档案管理意识越来越强，但是在实际工作中也出现了很多问题，只有使文书档案管理规范化、标准化才能提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。

一、文书档案管理的特点及重要性

文书档案内容非常丰富，档案的形成与文书工作有密切的关系，收集并保存完整的文件资料是文书档案管理工作的重点。正因为文书档案管理具有这些特点，所以文书档案管理工作对单位的发展及各项工作的开展具有一定的重要性。

（一）文件的收集及保存过程是文书档案管理的重点

文书档案管理的对象是已经发生的事件、文件及物品等，借助一定的载体来对收集的文件及资料进行分类、整理及保存。文书档案管理工作主要是收集完整的文件，并对文件资料进行妥善的保存，重点是对文件资料进行收集、管理、保存及利用这个过程。

（二）档案的形成与文书工作有密切的联系

文书工作的整个过程是档案形成的过程，文书工作主要包括文件资料的收集、登记、整理、归档及保存等。档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、统计、检索等。文书工作是档案工作进行的基础，文书部门将本单位具有保存价值的文件资料经过整理后定期向档案部门归档。文件的格式、材料的质量及文件的归档影响着档案的质量及档案工作。

二、文书档案管理面临的问题

（一）档案员的专业素质较低

有一些单位的档案员没有经过专业的培训，对文书档案管理工作没有一个系统的概念，对档案的收集、分类、立卷及归档的流程也是一知半解，没有抓住管理工作的要领。有一些单位的档案管理员持有上岗证，但是他们上岗后并没有继续参加一些文档培训，没有做到与时俱进地更新知识，其文书档案管理水平也是停滞不前，文书档案管理员的素质没有跟上新时期发展的需要。

（二）文书工作与档案工作出现脱节现象

文书工作与档案工作既有一定的统一性也会有分工，有联系也有一定的区别，文书档案管理工作在现实中相互配合，是一个分体式的管理体系。文书工作与档案工作实行分块管理制，这是一种科学有效的制度，但是这种管理制度使得文书工作与档案工作之间的联系越来越疏远。文书人员的管理意识比较薄弱，档案人员的对文书工作也不太了解，这就使得文书工作与档案工作出现了脱节的现象。

（三）文书档案管理工作不受重视

文书档案管理工工作是一种文职类工作，相关领导对文书档案管理工作缺乏正确的认识，局限地认为文书档案管理就是对文件材料进行整理和编目，再加上这个工作并不会为单位带来即时的效益，这种思想不利于文书档案管理工作的顺利开展。管理人员对工作缺乏一定的积极性，严重影响文书档案管理工作的效率。

三、优化文书档案管理的有效政策

（一）提高文书档案管理人员的素质

加强文书档案管理人员的素质是解决文书档案管理工作的重要对策，通过定期培训来增强管理人员的专业知识及管理能力。只有加强文书档案管理人员的专业素质才能提高他们工作的积极性，及时更新工作人员的专业知识，使他们掌握现有的计算机网络管理技术。随着计算机的发展及网络技术的进步，利用计算机网络技术对文书档案进行管理已经成为文书档案管理工作的必然发展阶段。档案管理员应该加强自身专业知识的培养，使自身工作更标准化及规范化。

（二）规范文书工作与档案工作之间的衔接

文书工作是档案工作得以进行的基础，档案的质量会直接受文件质量的影响，高质量的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础上的，文书人员应该加强档案管理意识，做好文件的归档工作，要高度重视文件材料的质量，比如纸张的大小、问题、格式等这些小细节要做到规范标准化，要做到及时准确地收发文件，做好文件材料的收集的工作。同时，管理人员也需要具备一定的文书工作能力，从而实现文件工作与档案工作的一体化。

（三）提升单位领导对文书档案管理工作的重视度

提升单位领导对文书档案管理工作的重视程度是优化文书档案管理工作的思想前提，只有在思想上对文书档案管理工作有一个正确的认识才能使其受到重视。单位领导可以定期组织各部门会议来加强重视力度，加强对文书工作的宣传，让所有文书档案管理人员都认识到其工作的重要性。领导对文书档案管理工作的重视不仅能提高管理人员的工作积极性，还能使得文书档案工作顺利开展。

四、结语

文书档案管理工作对单位的发展具有重要的意义，单位领导应该重视文书档案管理工作，文书档案管理人员也应该充分认识到文书档案管理工作的重要性，加强自身专业素质及提高管理水平，合理利用现代化管理技术，使文书工作与档案工作进行有效的衔接，这样才能有效地提高文书档案管理工作的效率，使文书档案管理工作更标准化及科学化。