浅谈高校二级学院行政秘书综合能力培养

【摘 要】高校行政秘书是院系行政管理的一支重要力量，发挥着重要的作用。文章阐述了行政秘书的工作内容和角色定位，从三个方面论述了行政秘书综合能力的培养。

【关键词】高校；行政秘书；综合能力

高校行政秘书是院系行政管理的一支重要力量，是院系行政工作的执行者，对于学院日常工作的顺利进行发挥着不可低估的作用。行政秘书既是院系行政管理层的参谋与助手，又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带，发挥着上情下达、下情上报的重要作用。高校行政秘书的工作性质，直接决定了其工作内容、角色定位及能力要求。

一、行政秘书工作内容

了解行政秘书的岗位职责，是做好行政秘书工作的第一步。二级学院行政秘书工作内容主要概括为以下四个方面。

（一）日常工作。日常工作包括教职工考勤，学院报刊杂志的征订及各类印刷品、信件、文件的收发和管理，学院办公用品的采购和保管，学院综合性会议的安排，上级机关和兄弟单位的来访接待。

（二）文书工作。文书工作是高校行政秘书的一项必不可少的工作，主要包括工作计划、工作总结、行政规章制度的起草，请示报告的拟定、审核、校对，会议记录及会议纪要的整理，文件的起草、印发等。

（三）档案管理工作。负责收集整理有关文件材料，整理和保存学院工作计划、工作总结、工作会议记录、规章制度等，负责保管学院获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案，负责学院教职工档案资料的登记和保管。

（四）资产管理工作。负责学院办公设备、办公家具等固定资产的采购申请、账物管理和清查，负责学院各类设备资产的入库、报废、报损及日常维护工作。

二、行政秘书角色定位

良好的角色认知是做好行政秘书工作的关键。高校院系行政秘书处理的是学院的综合性事务，基于二级学院行政秘书工作的复杂性与多样性，可将行政秘书的角色定位归纳为以下两点：

（一）从属性与辅助性。行政秘书处于行政管理层的从属地位，是领导的助手和参谋，需要按照领导的指示来处理问题，不能超出自己的职责范围擅自做主。在工作过程中行政秘书更多情况下发挥实施和辅助的作用。二级学院行政秘书在工作中既需要从事行政管理也需要深入教学科研，熟悉各个工作环节，善于发现新方法，提出创新性的意见和方案，为院系领导决策提供中肯的意见和方案。

（二）服务性与管理性。行政秘书工作的宗旨就是服务，即为学院领导服务，为学校职能部门服务，为学院师生服务，为学院开展教学、科研、对外交流等各项工作服务。高校二级学院行政秘书除了要为领导当好助手之外，还要在工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，贯彻 “服务第一”的理念，树立服务意识，提高服务效率及服务质量。行政秘书在院系行政管理中代表管理层行使职权，在管理层与教师之间沟通协调，面对细致而繁杂的工作，要充分发挥高效的统筹能力与管理能力，把握好服务与管理的统一。

三、行政秘书综合能力培养

综合能力是以高水平、高质量完成各项工作的保证。高校行政秘书应以积极的心态提升自我职业综合能力，以便在工作中灵活、机动、高效。

（一）加强执行能力。高校院系行政事务的处理，不在于决策而在于执行，而执行的关键则体现在行政秘书的执行力上。执行能力首先要以良好的工作作风和端正的工作态度为根本，需要在工作中培养积极主动，细致高效，有责任感的工作精神。细节决定成败，行政秘书的工作本身具有琐碎繁杂的特点，而其中有些工作往往具有重要性，如果不细心很容易造成不良后果。对待每一项工作都应当具有高度的责任感和紧迫感，要强化效率意识，落实工作责任。

（二）增强统筹管理能力。统筹管理能力是指管理者面临众多问题和复杂情况时，将问题分出轻重缓急，合理排序制订计划，最终做到统筹安排。合理部署常规性工作是提升统筹管理能力的基础。高校二级学院行政秘书的常规性工作主要围绕学校工作开展，包括很多经常出现、反复进行的工作，如办文、办会、接访等。此外，也包括周期性的工作，如年初计划、年终总结、重大节日的活动安排等，在处理这些工作时需要有预见、有计划，方可使工作一环套一环地进行。明确工作的重要性排序是提升统筹管理能力的关键。作为有效的行政管理工作者，首先要关注于最重要而紧要的事，切忌不分主次、机械地处理工作。

（三）提高学习能力。学习能力是核心竞争力的基础，是促进行政秘书可持续发展的必要途径。学习能力是行政秘书职业发展的重要因素。良好的职业发展需要不断地学习，只有不断适应社会提出的新要求才能有更长远的职业发展。

二级学院行政秘书在工作应当学会利用多媒体技术，熟悉计算机基本操作，及时地从现代媒体接受新知识、新思想。实践出真知，二级学院行政秘书的工作是实践性很强，在日常工作中需要尝试新方法来增长见识，从实际工作中总结经验与教训。积极申请培训学习的机会，通过参加培训课程增强理论水平，提升行政秘书技能，提高业务素质和工作能力，以解决工作任务中遇到的难题。

四、结语

综上所述，高校二级学院行政秘书需针对自己的工作内容与工作范畴，进行准确地自我角色定位，注重综合能力的提高，以更高的质量完成高校二级学院各项行政管理工作。