加强人事档案管理 提高档案利用效率

摘 要：伴随着国家经济建设的快速发展，由于产业结构的调整、科学技术的进步、专业的更新，人才竞争的状况以及人才结构的调整等原因，促使各地人才流动频率加快、就业形式的灵活性和多样化，从而导致人事档案的作用和价值也逐渐被大家所忽视。本文浅显的分析了目前人事档案管理中存在的若干问题，并探讨了相应的解决方案。

关键词：人事档案；利用效率

人事档案是个人成长经历的所有记录，也是全面考察、了解和正确评价个人能力和业绩的重要依据。加强人事档案管理，提高人事档案的利用率，对一个单位或部门开发人才资源，加强团队建设，促进各项工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。

一、人事档案及其特点

1、人事档案的含义

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。机关事业单位的人事档案相当重要。

2、特点

（1）全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

（2）现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

（3）真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

（4）动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

（5）流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

（6）机密性。人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案的社会价值

1、人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的，以个体为单位，集中保存和备查的各种人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

2、在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。

3、在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。

三、目前人事档案管理工作存在的弊端

1、缺少档案管理人员且素质不高。档案管理人员配备不足，从业人员素质参差不齐。除个别档案管理优秀单位外，大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识，其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。

2、少数人事档案缺乏真实性和严肃性。有的档案存在个别人为延迟退休时间私自更改出生年月，或是为了调整工资私自更改参加工作时间，以及为了晋升提拔编造假学历、购买假文凭等等情况，使人事档案的真实性和严肃性受到了严峻的挑战。

3、档案立卷缺乏指向性和个性化。按照现行的人事档案立卷标准，定性评价的内容多，具体描述的内容少；反映共性的内容多，反映个性的内容少。这使得人事档案不能满足用人单位全面了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有价值、有权威的证明材料，利用价值受到一定局限。

4、上级主管部门的指导不够。有的主管部门很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。 四、加强人事档案管理的对策

1、执行统一的人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。上级主管部门要高度重视和积极支持人事档案工作，各单位分管领导和人事档案管理人员要切实负起责任，健全并严格执行人事档案材料收集归档制度；其次，建立人事档案材料收集归档联系网络，人事档案管理部门要汇总人事档案专职人员名单，完成一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各类形成人事档案材料的信息，以真实、完整、准确的信息不断充实人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案的准确性。

2、强化档案工作的宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案管理部门应该通过会议、网络等各种渠道加大宣传范围，加强宣传力度，使员工充分认识人事档案的重要作用，提高大家的档案意识、增强守法意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，确保人事档案材料的质量。

3、转变档案服务意识，扩大利用效率。在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作人员首先要做到更新服务观念，强化档案利用效率意识；还要正确认识和处理利用和保密的关系，做好保密和安全利用的审批手续；并且要强化主动服务的意识，采取切实有效的办法让大家充分了解利用档案资源，满足经济建设对人才的利用和需求。

4、加快人事档案向现代化管理的转变。人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化；其次要借助先进仪器，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率。

5、提高人事档案质量。要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据信息社会的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高人事档案质量。

6、明确流动人员人事档案管理的公共服务性质。在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务机构负责，应当进一步明确人事档案的公共服务性的性质，维护人事档案的真实性、严肃性，完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

五、结束语

人事档案管理工作是一项基础性的工作，各项事业的发展都离不开档案，它是人类文明发展史的见证者，同时为社会发展储备和提供大量信息及素材资源。面对新时期档案工作的需要，人事档案制度改革的大趋势就是要提升人事档案的功能性，进而改变原有的政治控制和身份依附关系，避免目前的制度危机和管理困境，更好地服务于社会。