优化处理电子公文 推进高校“无纸化”办公进程

摘 要：随着科技的进步与社会的发展，同时也是建设节约型社会的需要，电子公文出现频率有所增加，电子公文是相对于传统意义上的纸质公文而言的，它随着新的信息管理技术的出现而产生，并随着社会的进步而发展。旨在浅析高校中电子公文处理的利与弊的同时，探讨如何优化处理电子公文，进而推进高校“无纸化”办公进程。

关键词：电子公文；高等院校；无纸化办公

公文是行政机关处理日常公务和管理的重要载体，在各级机关、企事业单位中，日常“办公”的一个标志性的重要内容就是办理和签发文件，即“办文”。如今随着办公室自动化的发展以及办公室现代化的要求，传统的办公理念也在不断改变。可以说，电子公文就是现代化办公的产物，它是传统办公中纸质公文与现代科学技术相结合的产物，是运用现代信息管理技术制作，以数字形态存储于特殊载体并依附计算机系统阅读、处理并在通信网络传输的电子文书。目前，由于各级党政机关以及企事业单位实行电子政务的需要，电子文公的使用频率有所增加，并在现实生活中与纸质公文一起发挥着公文的作用。但是由于目前并没有普及实行电子政务以及办公条件和办公对象的复杂，电子公文在实际的使用中也存在着一些问题，特别是在“去行政化”趋势下的高等院校，在日常公文处理中，电子公文处理存在着一些问题。本文旨在浅析高校中电子公文处理的利与弊的同时，探讨如何优化处理电子公文，进而推进高校“无纸化”办公进程。

一、高校电子公文处理的优势

1.有利于提高公文处理的质量和效率。电子公文一个显著优势就是能够突破我们目前纸质公文所不具备的时间和地域的限制。在电子公文处理系统中，只要按照规定的系统安装，将我们所需要的公文内容镶嵌进入即可。我们可以随时随地发送或接收公文。在我们高校中，作为学校的领导由于平时大多不是单一地从事行政工作，还会有很多的事务，如上课、参加学术会议、参加各级各类的评审会以及出外考察交流，基本很少一直待在办公室处理日常事务。这个时候如果有重要的公文需要向领导呈送，如果还是原来的纸质公文，难度就比较大了，也很难达到那种公文处理所需要的时效性，因此这个时候，我们采取电子公文就可以达到目的。况且，这样也可以使我们的文职人员从长期的繁杂的办公事务中解放出来，还可以很方便地监控每一份文件的流转情况，确保每项工作都能及时落实，从而提高工作效率。

2.有利于推进政务公开、信息资源共享。在高校，由于事务处理往往跟老师和学生有关系。因此，在高校平时的公文处理中就比较纷繁杂乱，况且由于高校的特殊性，发文的数量也相对较多，这样工作量也会增加。特别是针对某些比较常规的工作，但是却也需要发文，这个时候要想使一个信息在整个学校中迅速地传播开，让广大师生迅速了解学校的政策以及文件精神，原来的纸质公文传输相对比较滞后。例如，有时候我们会发一些紧急的通知，纸质文件传输起来就比较麻烦，而我们在学校管理中就可以设立一个专门的电子政务系统，如学工管理系统，我们只要在系统中将发的电子公文通知上传后，就可以通过网络系统迅速传输，达到共享。这种共享不仅体现在传输信息的速度上，而且可以让每个获得信息的人能够全面掌握或共享信息，这样可以做到不至于漏掉信息或者信息不全。而且根据我们电子公文处理系统的不同，可以设置老师与学生所共享的内容又有所不同，这样还可以增强信息之间的交叉性，达到信息资源共享的多元性。

3.有利于大容量存储信息。电子公文的载体可以是磁盘、光盘，它们的容量比较大，能够满足高校公文中有时候信息的高密度、大容量的要求。如在学生中评优、评奖；推荐候选人，颁发各种荣誉等等，往往获奖人数以及所包含的信息都很多。我们传统的纸质公文，其版面总是有限的，而且在实际办理中，我们会发现，在印发成纸质文件时，比较繁杂，给文职工作人员也增加了劳动量。而且上面也谈到，在高校中，由于工作的对象大多是学生和老师（各种规定相对比较繁多），因此公文的数量也会越来越多，这势必给公文存储、检索带来困难。况且，信息量大的公文，纸质公文在存档，传输以及复印等环节中都会带来种种负担。特别是遇到图像等特殊的公文内容，传统的纸质公文的存储量就很难满足需要了。而随着现代技术的发展，“可以实现材料采集、文字图像输入、版式生成、要素标识、审核流程、数字印章、传递发送、整理归档、限时办理、来文提示、退文警示多节点等全过程的智能化自动处理”[1]，这势必给电子公文存储处理带来便利。

4.有利于节约办公成本，推进节约型校园建设。在积极推进节约型社会建设，进而到推进节约型校园建设的今天，我们在实际工作中，由于纸质公文所带来的浪费还是比较多的。例如有的时候一份文件需要下发到各个部门和院系，甚至是每个班级、每个宿舍，这个时候文件的成本就会增多，况且在现实中还有一种情况，那就是有时候由于发文中间也许需要更改内容，就需要废掉此前的发文，这个时候也会造成浪费，增加办公成本。还有就是学校内部各种的简报、简讯、高教参考、警示教育等等材料，印制都需要花费一定的成本。但是我们相比情况下，如果使用电子公文就可以节约这样的大量的成本，将上述的各种纸质文件都可以用电子版来代替，就可以节约办公成本。况且，如果需要修改，还不会造成重复浪费，只要在电子版上更新即可，既方便快捷又能节约成本。更为重要的是，运用电子公文办公，一般性的、重复性的事务交给计算机处理，不仅提高了办事效率，而且节约了人力资源，使我们的文职人员有更多时间考虑更重要的事情。

5.有利于公文的处理、归档一体化。依靠现代信息管理技术，电子公文的收发、流转、立卷、归档过程构成了一个环节连续、步骤明确的整体，这既符合公文和档案管理的特点，又使复杂、滞后的传统归档工作自动化、日常化。而纸质公文，在高校公文处理中，归档就比较烦琐，通常归档时间都是在一学年结束以后，各部门将一学年的文件按顺序整理好，而初次整理就需要耗费人力资源，再由各部门汇总后报送学校的档案室，然后档案室再按照存档要求将各部门的文件汇总、梳理、编号等，这样一来又势必带来工作量。而电子公文则可以实现公文的处理与归档这两个环节成为一套办公系统，形成一个紧密相连的整体，而不再是分开的两项工作。

二、高校电子公文处理的局限性

1.电子公文处理对设备系统及标准依赖性比较强，领导对其重视不够。纸质公文记录信息采用的是人眼可识别的符号，电子公文采用的是人眼不可识别的数字代码，它的形成和处理均是在计算机等设备的支持下才可完成。这就决定了电子公文对电子计算机系统绝对的依赖性，离开了计算机软硬件平台，就无法实现电子公文处理。这在一定程度上对系统的要求也比较高，导致目前很多的高校很难有这么高层次的人员以及机器相配套。况且，长期以来，有一些人在现实生活中往往将公文处理电子化误认为就是办公电脑化，有的年龄稍大一些的领导则习惯于传统的文件流转形式，有时候会对公文电子化陌生甚至是反感，因而在本校或者本部门不推行电子公文。因而也就无所谓对系统的认知和熟悉，就不会去学习用它，因此在高校真正实现无纸化办公还需一定的时间。

2.电子公文内容的易变性，带来保密工作的难度比较大。纸质公文承载的信息，都被固定在载体上，两者构成不可分割的实体，任何更改变动都会轻而易举地被显现。而电子公文承载的信息则是数字化的，与其存储介质是分离的，这种分离特征使电子公文可以被复制、更改且不会留下痕迹，显现的会与原件一模一样。过去的纸质公文可以说内容印发出以后不会被改动，保存时只要按照规定“锁好柜”、“关好门”即可，而电子公文则不可以这样固定，很容易被修改。在高校中电子公文有时候就因为可以被修改，就会产生有的学生不去考虑后果而想方设法去修改文件内容，会造成学校管理上的难度，甚至会引发不必要的麻烦。例如：对学生的处分，有的学生会因此而不满，就会设法改动公文内容，还有的甚至会改动本来应该是机密、甚至是绝密的文件，这样势必会造成学校管理上的混乱。同时，由于电子公文是通过网络传输，可以让同一地区、同一时间不同的人阅读使用。电子公文的共享性，会使公文信息瞬间传遍整个校园甚至更广，这也威胁到公文信息的安全。

3.电子公文的真实性难以保障，导致执行力的下降。由于电子公文内容的易变性，就会产生内容真实性的质疑。原来高校在处理事务的过程中，通常会手持纸质的红头文件下发任务，那样会被各个部门重视，然后能够依据文件精神办理各项事务。但是现在电子公文因为都是在网上接收，无法确认所接收的文件是否是真实的。况且目前我们国家在实行电子公文的同时也没有专门的电子公文立法。可以说，立法是依法的前提，“信息法律是国家立法机构制定或认可的信息活动中的各种行为规范。”[2]这就使得在公文流转中，部门之间执行的时候就会产生阻力，特别是对外的公文更会这样。还有就是，目前在高校推进工作的文件有很多都是以会议纪要的形式出现，本来纸质文件的时候，纪要会与红头文件一样具有效力，但是现在由于每一份纪要里面通常会有几个议题一起放在同一个纪要里。而转发给每个部门的时候就会有所区别，这样各个部门收到的内容就会与原本的纪要样式不一样，往往在执行中就会产生难度。

三、优化处理电子公文，推进高校“无纸化”办公进程

1.加快电子公文系统人才的培养，提高办公室工作人员信息技术的应用能力。要适应电子公文处理的需要和信息技术、网络技术以及现代化办公的发展，高校办公室工作人员就要首先做到知识的更新，学会最新技术以及操作的技能。通常最新技术的传递，往往要从身边人开始，如果领导的身边工作人员自己都不会电子公文操作，又怎么能影响和让领导自然地接受这种新技术更新呢。况且在高校中，信息的传递与更新就应该走在社会的前沿，让最新的或先进的理念科学文化传承的作用在高校得到充分的发挥。因此，如果有条件的话还应在学校针对文秘专业的学生开设相关课程，从内部以及根本上去渗透这种新的思想和技术。还有作为办公室工作人员也应该在日常处理事务中多进行“无纸化”办公，以便在平时就产生潜移默化的作用，这样就能够为电子公文的推广或发展提供强有力的人才保证的同时，也有了使用的基础。

2.强化电子公文的管理，提升电子流转公文的真实性和实效性。由于计算机信息的共享性和易扩散的特征，“电子公文在处理、存储、传输和使用上很容易被干扰、遗漏或者丢失，甚至被泄密、窃取、篡改和破坏”[3]68，这必将给高校的管理带来难题。因此，在实施电子公文处理的前期，我们应该对电子公文进行合理化的管理。首先要做的就是电子公文格式处理的规范化，事先按照纸质公文的要求对其进行规范，例如格式要统一，语言要规范，形式要符合要求等。而且在现实管理中应该实行“专人负责制”，只能是办公室中专门负责文件处理的工作人员参与电子公文的处理工作，别人无权登录，实行“密码”登记制。再者，在实行电子公文处理的初级阶段，尽量还需要人工操作与电子传输相结合。需要发文者与接收者之间建立单线的联系，确保信息传输的畅通以及准确性和真实性，如遇特殊的或者比较重要的公文，这个时候就需要双方协调用何种途径才能确保实效和准确，必要时可能还会需要采取纸质公文来替代。

3.正确处理公文传输“无纸化”与文档一体化的关系，提高档案管理水平。电子公文实际上就是一种“无纸化”传递信息的一种手段。也就是我们通常意义理解上的“加密”的邮件，电子公文往往可以做到一“点”对多“点”的收发工作，简化了纸质公文中的所谓登记、签发、归档等程序。目前，我们校内的电子公文传输管理基本上还是采取接收部门接收电子公文后，采取彩打成纸质公文处理或存档。因为目前在国家法律中还没有对电子公文立法，因而往往在实际操作中，我们不少高校都自行规定其行为规范以及其法律效力。特别是需要归档时，我们会规定需要归档的电子公文务必彩色打印成纸质公文一样的纸质文本来存档。这样可以实现归档与电子公文的相互协调，也能够做到确保电子公文在校内的实效性。如遇特殊情况的话，除了转换成纸质公文之后还需要供稿人、核稿人、签发人等签字，以暂时解决电子公文的法律效力问题。