浅谈档案管理理论及档案数据库建设之研究

[摘 要]本篇文章主要对档案管理理论进行讨论分析，阐述了现代化的档案数据库建设的相关内容。

[关键词]档案管理;数据库;管理理念

在我国现代化社会发展建设当中，档案管理在其中有着十分重要的意义，这不仅为了人们提供了重要的数据信息，还促进了国民经济的增长，从而为构建社会主义和谐社会打下了扎实的基础。不过在我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对档案管理工作的内容有着极为严重的影响。为此我们在档案数据看建设的过程中，就要将一些新型的档案管理理论引入到其中，从而实现现代化档案数据信息的优化管理，使其数据信息的安全性和有效性得到保障。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

目前我们在档案管理中，人们主要是将数据信息作为主要的管理对象，并且在科学的管理技术和理念的指导下，对数据信息进行规范化、标准化的管理，进而满足了信息管理工作的相关要求。然而，从现代化管理工作的实际情况来看，人们在数据信息管理的过程中，还存在着许多的问题，这就使得档案管理工作的质量和效率受到严重的影响，因此为了让档案管理工作得到进一步的优化，我们在档案数据库建设的过程中，就要以档案管理理念为指导，从而保障数据信息建设的质量，促进社会文化的传播。

一般而言，我们在对档案信息进行管理的过程中，档案管理理论的运用有着十分重要的意义，这也是提高档案管理效率的基本方法。目前我们在档案管理中，所采用的档案管理体系有很多，其中不同的管理理念，其应用效果也就存在着一定的差异，因此我们在对其进行选择的过程中，一定要按照相关的规范标准，来对其进行选取。其中对其档案管理系统进行分析，也是很有必要的，这就给档案管理工作带来了极大的便利。通常情况下，我们在对档案管理体系进行划分的时候，都是采用全宗分类的方法，这是为档案数据建设提供了前提条件。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

近年来，在现代化档案管理工作中，人们为了使得档案数据信息管理的质量得到保障，人们就网络信息技术应用到其中，这就使得计算机管理工作的效果得到进一步的提高。而且在数据管理中，人们为了让数据库的作用可以得到充分的发挥，也将全宗园林的相关内容融入到档案管理中，这就让档案数据管理的质量得到了进一步的保障。

第一，全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一，它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设，还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比，全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量，满足了现代化档案数据库建设的相关要求。

第二，我们在现代化数据库建设的过程中，全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外，还可以对相关的档案信息数据进行记录维护，从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中，数据库的建设在其中有着十分重要，为此我们在对数据库进行建设施工的过程中，我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理，满足现代化档案数据管理的相关要求。

第三，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用，不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障，还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求，让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。

三、全宗原则在档案管理中的实际应用

目前在档案管理工作的过程中，全宗原则作为其基本原则，已经成为了现代化档案管理工作的重要部分，并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是，这种原则在实际应用的过程中，无法对其中存在的问题进行很好的解决，这就使得人们在档案数据库建设的过程中，要面临着许多的挑战。

（一）全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。

（二）自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

目前我们在档案数据库建设的过程中，其逻辑分类法已经被人们广泛的应用到档案数据内容管理工作当中，这样不仅可以使得数据档案管理工作的内容变得更加的丰富，充分的体现出内容管理的多样化，还保障了数据信息的可靠性和真实，使得档案信息管理的质量和效果得到充分的提升，满足了现代化档案数据信息管理工作的相关要求。

五、结束语

随着社会的不断发展，人们对档案数据库建设的要求也越来越高，因此为了保障数据信息的安全性和有效性，推动社会经济的发展，也将许多先进的档案管理理念应用到其中，这不仅为档案管理工作打下扎实的基础，还满足了现代化档案信息管理工作的相关要求，进一步的促进了我国国民经济的增长。