对公文定稿隐性利用价值的探讨

摘要：公文定稿作为归档文件的重要组成部分，在档案资源建设中占有举足轻重的地位，然而在公文制发工作完成后，其价值往往被人们所忽视。本文从公文定稿的公文制作价值、工作参考价值、法律证据价值、历史研究价值四个方面探讨公文定稿的隐性价值和在档案信息资源开发利用中的独特优势，以期引起文档工作者对公文定稿的重视。

关键词：公文定稿档案信息资源隐性价值

一直以来，由于我国关于文书档案管理的相关规定，明确要求公文定稿和对应的正本作为一件进行整理归档，因此，目前我国各级各类档案管理机构保存了大量不同时期形成的公文定稿，在档案资源建设中占有举足轻重的地位。然而，由于人们对公文定稿的价值缺乏必要的认知，其开发利用工作几乎一片空白，造成了人力、物力资源的极大浪费。另外，在新技术条件下，认为公文定稿没有实际效力，不需归档保存的呼声此起彼伏。那么公文定稿除了“作为缮印正本的依据”[1]外，还有哪些隐性利用价值有待挖掘呢？下面从四个方面进行分析探讨。

一、公文制作价值

定稿的公文制作价值包括三个层面的含义，一是首次复制公文正本；二是在公文执行或归档工作中根据需要重复复制公文正本；三是为正本缺失的历史档案仿制公文正本。首次复制公文正本属于公文定稿的原始使命，本文不再论述，下面具体分析一下公文定稿重复复制、仿制正本的价值。

（一）重复复制公文正本的价值

根据需要利用以前的底片冲洗照片是许多人都经历过的事情，事实上公文定稿相当于底片，而公文正本相当于冲洗出来的照片。对于首次缮印的公文正本不能满足工作需要或归档需要时，能否利用公文定稿再次复制公文正本呢？笔者认为是可以的，原因如下：

（1）依据公文定稿复制正本没有数量限制。现行的《党政机关公文处理工作条例》及以前的历次修改稿中都未规定依据公文定稿印制正本的数量和次数，印制份数由收文机关的数量和工作需要确定。

（2）依据公文定稿复制正本没有时效限制。实际工作中有的公文定稿签发后当天可以印发，有的数天甚至数周才进行印发，公文定稿签发后没有所谓的有效期，制发周期由公文的缓急程度和工作量来决定。

因此，依据公文定稿可以重复复制正本，以确保工作需要和归档文件的完整性，但公文定稿转换为正本应满足下列条件：公文制发机关的名称、发文字号、印章、签发人等没有发生变化，并履行一定的审批手续方可进行。

（二）仿制公文正本的价值

定稿具有仿制正本的价值，是针对库藏历史档案而言的。由于历史原因，一些库藏档案中仅保留了定稿，而没有与之对应的正本，且因公文制发机关名称、印章、领导人等要素发生了变化，无法履行正常的复制审批手续。这种情况下，可以依据公文定稿，并参照与之文号相连的公文，进行公文正本的仿制，再现公文正本的内容和格式。

综上，由于公文定稿与正本是不可逆的关系，根据公文定稿可以复制、仿制公文正本，而通过公文正本无法完全复原公文定稿的草拟、修改和审核等过程，这也是公文定稿的独特价值所在。

二、工作参考价值

（一）收文机关履职的依据

正式公文作为收文机关办事的依据是大家约定俗成的共识，而公文定稿作为收文机关办事的依据许多人并不认同，有人认为“定稿不作为受文机关办事的依据，它不具备实际效力”。[2]笔者认为，履职的依据包括公文、电话、传真、电子邮件、官方微博等多种方式。公文定稿经领导签发或会议讨论通过后，即具备了法定效力，作为收文机关办事的依据合情合理。为什么工作中很少用公文定稿作为履职的依据呢？原因是公文定稿是唯一的，不能将公文定稿原件发送到多个收文机关，而公文正本制发的数量可以根据工作需要确定。

随着技术进步，公文定稿多以电子版的方式存在，容易复制和传播，通过邮件、QQ、微信等方式发送到收文机关变得轻而易举。公文底稿作为收文机关办事的依据是对公文正本的有益补充，并具有以下优势：

1.提高工作效率。公文定稿签发生效后，尚需打印、校对、复核等环节，正本制发完成尚有一段时间，收文机关在收到正式公文之前，可以依据公文定稿的内容进行工作。实际工作中也经常采用传真、电子邮件等手段将已签发的公文定稿传递到收文机关，处理一些时效性较强的工作事项，以提高工作效率。

2.便于准确领会公文意图。参照公文定稿开展工作更有利于了解公文制发机关领导的真实意图，特别是具有较大修改的公文定稿，可以帮助我们了解和研究文件的修改、形成及内容的充实过程，从而有利于对文件的理解和贯彻执行。[3]

3.协助审核、校对公文内容。若在公文定稿使用中发现错误或瑕疵，及时反馈给经办人，经签发领导同意后，在正式公文制发前采取及时的补救措施，亡羊补牢犹未晚矣。

（二）辅助档案管理的作用

公文定稿在文书档案的整理工作中扮演着重要的角色。一是按问题进行分类时，一些单位存在职能交叉和职责不清的情况，仅通过公文正本记载的信息，无法确定文件类别，甚至会将同一部门反映同一问题的文件分属到不同的类别，归类时需要通过公文定稿上面记载的拟稿部门、拟稿人、签发人等要素确定归属。二是按机构进行分类时，那些以部门名义起草以单位名义制发的文件，仅通过公文正本不能准确判断公文所属机构，公文定稿成为分类时的重要参考依据。三是公文记录事项不完整时，特别是整理一些年代久远的历史档案时，会遇到有些文件没有责任者和成文日期等，难以归类。这时可从公文定稿的构成要素中判断、推定一些著录项目，辅助进行档案的整理和价值鉴定。

（三）办公软件功能设计的参考

新技术条件下，公文定稿是否留存的问题一直存有争议，有人认为公文定稿应该取消，有人认为公文定稿与正本应合二为一，笔者认为，公文制发技术条件及公文载体形式的变化只会影响公文定稿的留存方式和方法，不能改变公文定稿的存在，因为公文定稿是正式公文形成过程中不可逾越的阶段。随着计算机技术在办公领域的推广应用，公文制发方式正发生着深刻的变化，计算机打印草稿逐步取代手写草稿，但是，严格意义上讲很少有公文的草稿不改变一字一句，不改变一个标点符号就完全达到发文的要求，显示、留存公文制发各个环节的记录及附属信息，是确保公文形成过程合法性的必要条件。因此，现代办公环境下应参照传统公文定稿的形成过程和方式，在现代办公环境下保留公文起草、审核、修改、复核、签发的痕迹，清楚完整地显示整个公文形成的过程，是办公自动化软件的流程设计、功能研发、日志记录的基本要求。而传统的公文定稿形成过程和方式正是现代技术条件下办公软件功能和流程设计的重要参考。

三、法律证据价值

（一）自身的法律地位

公文正本是司法实践中公认的法律证据之一，但许多人认为作为归档文件组成部分的公文定稿不具备法律效力，不能直接作为法律证据使用。笔者认为这种状况主要是由以下两方面的原因造成的：一是司法机关强调的公文证据一般指“红头文件”，并且具有公文生效的标志――印章或签署，公文正本作为法律证据被人们普遍认可。二是由于公文定稿只有一份，不可再生和复制，是真正意义上的“孤本”，档案管理部门一般从安全角度考虑，不会轻易将其外借。因此，公文定稿很少单独作为直接法律依据，并不是公文定稿不具备法律效力，而是受限于人们对公文定稿价值的认知和传统思维模式的束缚。

事实上，公文定稿是经过对草稿的修改和审核，经负责人签发或会议讨论通过的正式完成稿。其外形特征有签发、会议讨论通过等法定的生效标志，以及“定稿”、“最后完成稿”等稿本标记。因此，“由于文件定稿上面留有法人或其他负责人签署的意见和签发‘手迹’，以最可靠的法定标志表明了文件制发的权威性、原始性”。[4]这充分说明公文定稿是公文制发必经阶段的合法产物。另外，刑诉法修正案将证据的概念定义为“可以用于证明案件事实的材料，都是证据”。[5]从上述分析来看，公文定稿具有法律证据价值是毫无疑义的。无论司法机关、档案管理部门和档案利用者都应该重新审视公文定稿的法定效用，并为其发挥应有的作用提供便利。

（二）佐证公文正本真实性的法律证据价值

公文定稿的法律价值不仅体现在自身是法定程序的产物，具有法律证据价值，而且可以作为证据链的一部分，有力佐证公文正本的法律效力。目前，司法实践中一些单位和个人私刻公章、伪造公文作伪证的案例屡见不鲜，如何判定作为法律证据的公文的真实性，是司法实践中经常遇到的现实问题。公文定稿作为公文的“前身”，其手写字迹不易被模仿和伪造，是最能验明公文正本真实性的合法证据。如果对作为法律证据的公文正本有异议，只需要求提供公文的签发定稿来证实正本的真伪，就可以让那些想通过提供虚假公文作为证据，想通过篡改公文内容取得有利证据的伎俩难以得逞。

因此，公文定稿本身是法定程序下的“合法”产物，在自身具有法律效力的同时，兼具佐证公文正本真实性的法定效用。

四、历史研究价值

（一）考证历史真实面貌的一面镜子

公文定稿有固定的格式和构成要素，其记载的丰富信息是考证历史真实面貌的一面镜子。首先，可以考证公文的形成过程。公文定稿，包括一些重要文件的历次修改稿，在文件主旨表达、文风等方面进行反复酝酿，字斟句酌，完整记录了拟稿人、审核人、签发人等的意见，真实展示了公文的起草和定稿过程。其次，可以用来考证发文机关的机构设置情况。再次，可以考证相关人员，特别是著名人物的从业经历、工作履历、职务变动等基本情况。最后，公文定稿可以从侧面反映公文制发机关的基础管理水平和工作作风。

（二）研究公文体制改革的重要载体

我国公文体制改革随着国家政治、经济、文化体制的改革而进行，在公文制发方面，古代是没有公文定稿的，合法赋予文件生效标识后，定稿就是正式公文；后来，公文处理条例规定必须有公文定稿，然后才能据此缮印正本；当今社会，公文定稿不必归档保存、“公文正本、定稿应合二为一”的观点，[6]在学术界引发了深入、广泛、持久的争论。另外，公文稿纸的格式也经历了很大的变化，其构成要素，各个要素之间的排列次序，都带有明显的时代特征和烙印。通过分析、比较公文定稿变革、演进的过程，研究其内在变化规律和动因，将为研究公文体制改革提供借鉴和参考。

（三）研究书法艺术的宝藏

由于直接利用计算机起草公文是近些年的事情，目前，我国各级各类档案机构保管的公文定稿，绝大部分仍是手写字迹，其中不乏书法艺术大师和著名人物在不同历史阶段和不同工作单位留下的原始真迹。他们亲笔起草的文稿、审核、修改意见和签发意见，对研究书法艺术极具参考价值。一是由于起草、审核、签发文件是一项十分严肃的工作，往往书写认真规范，以公务实用为本，运用通用规范书体，力求工整清洁，遒劲有力，质朴自然，大方美观，具有高超的书法艺术价值。二是公文的起草、修改和审核，都在规定的位置留有姓名和日期，容易考证出处和真伪。尽管当今社会尚未真正认识到公文定稿的书法艺术价值，但这些历史真迹是我国书法艺术殿堂中的瑰宝，在手写公文定稿逐渐退出历史舞台的背景下，显得更加弥足珍贵。

五、结语

公文定稿作为公文制发过程中的法定产物，具有公文制作价值、工作参考价值、法律证据价值和历史研究价值，其记录方式和载体形式随着技术进步正经历着深刻的变化，但其在档案信息资源开发利用中的独特价值无可替代。应通过举办珍贵公文定稿展览、加强公文定稿典型利用效果宣传等方式提高公文定稿的利用率，唤醒沉睡在档案库房里的数以万计的公文定稿，展示其固有的独特价值，做到物尽其用。

注释：

[4]李兆明.签发对于文件法律效力的重要性――关于文件定稿是否归档的再认识[J].档案学通讯，1998

（3）： 47-48.

[6]王英.论正本与定稿的合一[J].北京档案，2004

（4）： 32-33.