高校干部人事档案适度开放利用探讨

[摘 要]本文对高校干部人事档案的内容进行了细分，把高校人事档案内容，按照开放的程度分为：完全公开、部分公开和保密三类，根据具体细分的类别讨论了干部人事档案开放的必要性、意义和适度开放利用的具体措施。

[关键词]人事档案开放;人事档案利用;人事档案知情权;人事档案管理

在我国，虽然人事档案与我们每一个人都息息相关，但根据国家有关人事档案利用的规定，任何个人不得查阅或者借用本人及其直系亲属的档案，因此本人对自己的档案内容无从知晓，不知道什么时候可以利用自己的档案材料，只有被要求提交相关档案材料时，才知道自己档案里有这方面的内容，被动利用档案是现阶段档案利用的主要方式。为了变被动利用为主动利用，有必要让本人了解自己的人事档案的内容，以便在工作和生活中需要时利用自己的档案，为保障个人利益提供准确、权威的证明。

然而，人事档案的利用一直以来被认为是禁区，严格的审批程序使利用者望而却步，人事档案重藏轻用现象依然严重。随着时代的发展，这种重藏轻用的局面已不能满足社会的需求，政务公开、信息公开是时代进步的标志，干部人事档案在这种大环境下有必要向当事人适度开放。

一、高校干部人事档案适度开放利用的必要性

（一）时代进步呼唤高校干部人事档案向本人适度开放

我国的人事档案管理工作真正开展起来是在新中国成立之后，始于抗战时期，又在整风运动中发展起来，因此它的内容注重德方面的比较多，反映才能方面的内容比较少。在以阶级斗争为纲及计划经济的岁月里，人事档案被认为是装有不可告人的秘密，在这一时期，人事档案就被披上了一层神秘的面纱，给今天的档案开发利用工作带来了不便。大多数人不知道自己的档案里到底都有什么内容，即便去查阅档案了，也会费尽波折。随着时代的进步、社会的发展，现有的人事档案管理制度无法满足日益增长的需求，单位招聘、新入职人员的落编、工资定级、医疗保险、晋职、晋升、退休、房产公证等等，都需要人事档案的证明。这种日益增长的利用需求与现有的人事档案管理制度之间的矛盾，迫切要求人事档案能够向本人适度开放。

（二）高校干部人事档案收集内容本身要求对当事人适度开放

纵观档案收集的十类内容，有些材料完全出自本人之手，如干部履历表、自传材料，这部分信息可以向本人完全公开利用;有些材料是由本人填写和组织鉴定形成的，如考察、考核材料、学籍材料，这部分材料可以经过申请批准后再利用，是有条件的部分公开;档案中的政审、奖惩、任免等材料是由组织根据当事人客观实际形成的，这部分材料应向当事人保密，不宜向本人公开利用。因此，从档案收集内容本身可以将干部人事档案划分为完全公开、部分公开、保密三类，根据当事人实际需求选择开放程度。

（三）高校干部人事档案材料部分内容缺失要求档案对当事人开放

在2003年5月，中央组织部在省（区）、市委组织部开展了省管干部档案审核工作。随后各单位按照中组部的要求开展了本单位的人事档案重新整理及审核工作。在审核过程中发现几乎没有完全符合要求的干部档案，都会有这样那样的问题：如年度考核材料中缺少单位公章的、缺少签字的，缺少履历材料的，学籍材料不全的，有结论没有佐证材料的，等等。履历材料一般十年填一次，在单位组织填写干部履历表时因各种原因不在单位而漏填的，本人又不知道这件事，可能导致退休后档案中因缺少履历材料而给当事人带来诸多不便;有的教工后取得学历后，学籍材料在本人手中存放多年也不知交到何处;再如有的教工在评职时才发现个人档案中一直缺少学籍材料等。这些问题存在的主要原因都是当事人不了解自已的人事档案中到底有什么材料，缺什么材料，人事档案对每个人都是神秘的，无人问津导致人事档案材料部分内容缺失，因此，干部人事档案有必要向本人适度开放。

二、高校干部人事档案向本人适度开放的重要意义

（一）适度开放有利于还原档案真实属性，维护干部人事档案的权威

干部人事档案是个人情况的全面反映，是对本人的真实写照。适度开放利用人事档案，使公民能够更清楚地了解到自己的人事档案的内容，及时更正、补充不真实、不准确和不完整的档案信息，避免日后利用时带来不必要的损失，有利于维护档案的本质属性，维护干部人事档案的权威。

（二）适度开放有利于满足广大教职工的档案信息需求，维护公民知情权

高校广大教工在职称评审、工资晋升、落户、各种公证、出国等方面都需要查阅本人档案，利用者的需求日益增加，然而现行的档案利用制度制约着教职工对本人档案的利用，只有适度开放档案信息才能满足教工的档案信息需求，维护公民的知情权。

（三）适度开放有利于丰富、完善干部人事档案内容，服务广大教工

适度开放档案信息可以让教职工及时了解本人档案中有哪些材料，后取得的学历材料，职称评聘材料，各种获奖材料等是否补充到档案中，适度开放可以让本人掌握档案的动态信息，不断完善干部人事档案内容，从而更好地服务广大教工。

三、高校干部人事档案适度开放利用具体措施

（一）建立健全干部人事档案利用相关法律、制度

我国在人事档案利用的立法保护上还有很大的不足，档案信息向本人适度开放、维护公民知情权等相关法律、制度不健全，因此需要档案部门和立法机关相互配合，共同制定新的法律法规，修改或删除不适应现代人事档案利用制度的条款。对于防碍公民利用档案信息、侵犯公民知情权的行为，要予以打击，进一步完善相关法律法规，增强其保障作用。

（二）解放思想，加强干部人事档案适度开放利用宣传力度

我们提倡干部人事档案向本人适度开放，无疑与传统人事档案利用制度理念相违背，因此，必须加强人事档案适度开放利用宣传力度，解放思想，揭开人事档案神秘面纱。除了正规渠道收集人事档案材料外，还应向广大教工宣传档案材料归档范围，使他们了解档案中有哪些材料，哪些材料可以归到个人档案中，削除对人事档案的陌生感，让大家认识到履行一定的审批手续，就可以利用本人档案解决实际问题。

（三）加快高校干部人事档案信息化建设

现有高校干部人事档案均是以纸质载体存在的，由于纸质载体的局限性给人事档案利用工作带来不便。为了提高干部人事档案的利用率，满足广大教工的档案信息需求，必须加快干部人事档案信息化建设，加强人事档案信息数据库建设及完善人事档案信息网络服务，是实现人事档案向本人适度开放的基础和前提，也是实现人事档案信息资源共享的先决条件。

干部人事档案信息化后对于完全公开利用部分档案本人可以充分利用，利用网络进行查询、下载，不需要层层审批;对于部分公开利用的档案信息，本人通过申请可以授权查询，下载利用。

四、正确处理好知情权与适度开放的关系

适度开放不是全部、无条件地向本人开放，在维护公民知情权的前提下，人事档案有条件向本人开放。人事档案向本人适度开放应当着重考虑如下几点：一是确有利用本人人事档案的需要;二是须无社会负面效应;三是须对人事档案安全负责。人事档案对本人适度开放，是否有利于维护人事档案的的完整性、真实性、准确性、保密性，是否有利于处理好管理与提供利用的关系。基于以上几点，我们对使用本人人事档案材料的申请要认真审核，严格把关;对用档要求必须讲明在先;对用档过程必须全面监督，正确处理好知情权与适度开放的关系。

参考文献：

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