基于信息化视角对档案管理的思考

[摘 要]伴随着信息技术的更新与发展，以及远程联网的广泛应用，当前，已经基本实现了档案信息管理的远程传输与社会共享体系。在网络信息技术不断进步的时代里，我们应当从根本上改变传统的档案资源管理观念，与时俱进，运用创新思维，加快档案资源管理的信息化建设，提升档案资源管理的现代化水平，因此，本文从实现档案资源管理信息化的重要性入手，对档案资源管理理念创新视角下的档案资源管理信息化策略进行研究。

[关键词]档案资源管理;创新;信息化;重要性;措施

随着高速、大容量档案影像管理系统的广泛应用，档案资源管理的专业化、信息化建设迫在眉睫，为了能够对档案进行长期的管理与保存，并能够在需要的时候及时进行查询，实现档案资源管理的信息化建设还能够有效的节省档案存放空间，提升档案资源管理的工作效率，档案资源管理工作应当及时创新管理理念，制定明确的新时期档案资源管理发展目标，在充分运用网络信息技术、远程通信及信息技术的基础上，实现档案资源管理的信息化，提升档案资源管理工作质量，因此，本文对档案资源管理理念创新视角下的档案信息化建设具有重要的现实意义。

一、档案信息化建设的重要性

随着信息化时代的发展与进步，档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加，信息种类也逐渐向多样化发展，传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应，不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求，所以，实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的，是档案资源管理发展的必然方向，作者认为当今档案信息化建设的重要性主要表现在以下四点：

首先，档案资源管理信息化能够有效改善档案资源管理效率，它在充分运用当今先进的计算机网络技术的基础上，更方便的对档案资料进行收集、分类、统计与保存，同时还能够实现快速的调阅，既为档案资源管理人员减轻了工作负担，又提升了档案资源管理的工作效率;其次，档案资源管理信息化是实现资源更广泛的共享的一个重要途径，它改变了传统的案卷式管理方式，而是转变为电子文件的管理方式，将档案信息与原始档案资料相分离，通过计算机网络，建立起档案信息与其他信息系统之间的互联，并以此为基础实现档案资源共享，有效的提升了档案资料的利用率;再次，使档案保存方式多样化。在电子信息技术不断更新与进步的今天，对各种电子文件进行存储、读取的设备也越来越多，为档案人员进行档案资源管理提供了多种方式，使档案资源管理更加便捷与快速，而且在电子设备的辅助下，无形之中增加了档案资料的保存时间，有效的避免了传统的档案资源管理中由于长期使用导致的资料破损、丢失等情况，保证了档案资料的完整性、全面性与持久性;最后，加快了信息传递的速度。在传统的档案资料管理中，由于受到传输方式及传递距离等方面的影响，面临着传递过程的安全问题与传递速度问题，但是，在实现了档案资源管理信息化之后，便可以快速的实现远距离的安全传输。

二、基于档案资源管理理念创新的档案资源管理信息化实现路径

（一）最好档案资源管理基础工作，创建信息化实施条件

档案资源管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持，因此，我们应当首先做好相关的基础性工作，作者认为具体应当包括以下四方面的内容。

首先，管理制度是保障管理能够顺利进行的重要条件与基础，所以，我们首先应当建立完善的档案资源管理制度，在制度不断完善的基础上，加强管理方法的创新，在保障档案资源管理工作能够正常进行的基础上，实现管理程序的最简化，但是并不是没有原则的简化，还要严格控制档案信息的质量;其次，要加强档案资源管理重点环节的建设。既要对档案资源管理的硬件环境进行完善与加强，加大力度更新与增加新的档案资源管理所需设施，确保档案室实际建设于相关标准相一致，又有重点加强审核审批档案的管理工作;再次，要大力加强档案资源管理队伍建设，通过多种形式的培训教育等提升管理人员的综合素质与能力水平，例如，通过开展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想，并提升档案资源管理工作的整体水平;最后，加强档案资源管理的信息化意识，首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作，只有领导重视，才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识，在领导的支持与鼓励下，从根本上转变对档案资源管理信息化意识，积极主动的掌握各种信息化技术。

（二）增强信息安全意识，强化档案资源管理信息化安全

档案安全管理师有效进行档案资源管理的关键，随着网络技术的不断进步，网络时代背景下的档案资源管理信息化，更好提升安全管理意识，做好安全管理工作，切实落实各项安全管理的措施，避免网络病毒等各种因素造成的网络资源破坏，计算机网络的开放性、交互性特点本身就决定了档案资源管理信息化中的安全威胁的存在，再加上，有些单位忽略了通过安装病毒软件等措施，防止网络病毒的侵袭，最终形成档案资源管理安全隐患。所以，档案资源管理的信息化建设过程中，切忌盲目的使用网络技术，要有规划的下载安装360、百度等杀毒软件，及时更新计算机病毒库，有效的防止黑客及病毒对档案信息的攻击，与此同时，档案部门还要及时对档案数据进行备份，加强身份验证、专机专用等安全管理措施，使档案信息管理人员具备较强的安全管理意识。

（三）优化档案资源管理流程，提高档案资源管理效率

档案资源管理人员要树立一种开拓进取，勇于创新的精神，在逐渐实现与完善档案信息化建设的道路中，主动探索与创新，寻找新的方法与思路，从档案的收集与鉴定、保存与利用等多方面进行创新，不断优化档案资源管理流程。首先，在档案的收集与鉴定环节，要努力完善电子文档归档制度，最大限度的实现电子文件归档的完整，使其发挥最大价值，严格遵守各项标准化归档操作规范，不断完善自身归档工作;其次，在保存档案的过程中，不仅要通过电子档案进行保存，还要充分利用传统的纸质保存方式加以辅助，此外，还要注意档案的定期备份，避免由于档案资料的丢失造成的各种严重后果;最后，在档案的实际利用环节，需要加强其服务方式的创新，采用分级与分类的方式对各种档案进行有计划的、有规划的管理，同时也为使用者提供了多种方式的检索服务，对于档案利用效率的提升具有重要意义。

2.4加强档案资源管理方式与技术的创新，满足档案信息化需求

随着信息化社会的深入发展，档案资源管理工作人员也应当与时俱进，积极学习各种先进的管理理念，加强档案资源管理方式与技术的创新，从而更好的适应档案信息化发展。首先，档案资源管理相关人员应当既要保障馆藏质量，又要保障馆藏内容的丰富多样性，对档案信息进行系统化、规范化的整理与优化;其次，在提升相关人员综合素质的基础上，对其加强信息技术方面的教育与培训，使其不仅具备档案资源管理所需的相关理论知识，还要对档案著录、编研、检索、标引、复制等技能熟练掌握，具备档案信息分析、服务与应用等多种能力，从而满足档案资源管理信息化的实际需求。

三、结论

档案实际上是一种十分重要的信息资源，在这其中包含了各种珍贵的经验，传统的档案资源管理方式与当今高速发展的信息化水平已经不相适应，因此，我们应当仅仅抓住时代给予档案资源管理工作的重要机遇，转变传统的管理理念，在管理技术、管理方式等诸多方面不断创新，努力推进档案信息化建设，实现档案价值与作用的最大化。

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