浅谈档案信息资源开发的五原则

[摘 要]档案信息资源是客观存在的，只有通过开发利用，其蕴藏的、潜在的价值才能发挥出来。为了更有效地开发利用档案信息资源，必须遵循一定的原则并采取一定的策略。

[关键词]档案信息资源开发;原则;分析

一、优势性原则

我国的档案馆网主要由综合档案馆或国家档案馆、专门或专业档案馆、集体所有制和个体所有制的档案馆共同组成。不同级别、不同类型、不同所有制形式的档案馆各自有着自身的特点和优势。因此，在档案信息资源开发过程中必须因馆制宜、区分对待、遵循优势性开发原则。

优势性原则的实施是建立在充分分析和掌握各级各类档案馆（室）优势性特点基础之上的，遵循这一原则是实现档案信息资源开发效益的基础和前提，是档案信息资源开发的有效切入点。

二、序化激活原则

序化激活原则是包括档案信息在内的文献信息资源开发的最基本也是最高的目标性原则。档案信息资源有序化的程序预示档案信息被利用的程序;档案信息激活则体现档案信息资源被有效吸收、消化和利用继而产生新的知识的几率和程度。

具体地讲，这一原则包括;①将分散、杂乱的原始信息经过处理，变成集中而有序的信息，并随时准备为利用者输出;②与其他文献信息相比，档案信息表现为不集中、不系统，同一问题的信息可能欲分割在不同的案卷，甚至不同的全宗。激活原则就是要求档案信息开发部门不仅要提高开发层次，尽可能地将有用信息展示出来，及时地提供给利用者。

三、扩大利用原则

扩大利用就是以实现更多的档案信息为更多的档案利用者服务为目标，它是对信息开发在数量上的要求。这二原则的内容就是要求档案馆（室）能够找到更多的利用者，同时，利用者能够找到更多的档案信息。实现这一目标的具体途径有：

1.扩大档案信息对不同利用者的适应性，由于不同的利用者的知识结构、文化水平、心理素质以及社会实践活动各异，对档案信息的需求不同，因此，档案信息资源的开发利用工作需要对档案信息进行多层次、多角度的揭示，以适应不同利用者的需求，从而扩大档案信息的利用。

2.增加利用者对不同档案信息的利用。档案工作者要注意相关信息的集中与揭示，在利用者利用时向他们提出建议，以避免利用者对有效信息的疏忽遗漏.可以提高档案信息资源开发的质量和效益。

四、全面效益原则

所谓效益，一般是指投入产出的比较关系。投入一定，产出越大则效益越高，或产出一定，投入越少则效益越高。档案作为一种信息资源，是党和国家的宝贵财富，对于它的开发利用应讲究效益，不讲效益的开发是不能持久的，也不会得到社会的承认。因此，档案信息的开发必须把提高效益放在重要位置。效益是多方面的，从不同的角度可以区分为不同的效益;从时间概念上来说有现实效益与长远效益之分;从范围上讲有局部效益与整体效益之别：

从价值上看有经济效益和社会效益。

1、现实效益和长远效益相统一。现实效益是指档案信息价值的现实发挥，长远效益是指档案信息价值的未来发挥。现实效益与长远效益之间的发挥是有矛盾的。档案信息要发挥现实效益需通过开发利用来实现，而这一过程必然会导致档案原件在一定程度上的磨损和散失.使档案的完整与安全受到影响，对档案信息长远效益的发挥造成损失;而过分强调发挥档案信息的长远效益，又易滑入“重管轻用”的虚无怪圈。解决这一矛盾的方法是注重现在，充分开发利用，最大限度地发挥其现实作用，同时采取有效措施维护档案的完整与安全，保障长远利益的发挥。应当看到，一切知识、信息都是为了用，才对它积累、整理和保管的，而无论何时用，用于什么都是为了解决现实作用，加速社会各项实践活动的步伐，缩短获取知识、经验的周期，加速知识循环，推动人类社会发展。现实效益的发挥，使档案工作富有生机活力，推动档案事业的发展。

2、局部效益与整体效益相协调。局部效益是指档案信息仅对某一机构或个人有用.能对其产生效益;整体效益是指档案信息不仅对某一机构、某一个人有用，而且对整个社会、整个国家都有用。在通常情况下，局部效益与整体效益二者是统一的。因为局部效益的取得是构成绝对效益的基础，讲究整体效益是利用档案信息的最高目的。二者又是矛盾的，过分地追求局部效益就有可能损害整体效益，而为了保证整体上的高效益就有可能牺牲某种局部效益。解决矛盾的办法是局部效益服从整体效益，分清主次、缓急，优先和重点开发能产生整体效益的档案信息。

3、社会效益与经济效益相并重。所谓社会效益是指通过开发利用档案信息而在解决社会问题和促进社会进步等方面所起的作用。而经济效益是指档案信息资源开发利用的劳动耗费同其发挥作用之比。档案信息资源开发利用中产生的经济效益不可能像企业、生产单位那样直接表现为创造物质财富，而是表现为节约时间、人力、物力、财力和避免重复浪费，具有间接性和滞后性的特点。社会效益虽不能用具体数字表示，但它的作用效果往往不亚于甚至会超过经济效益，影响更为深远，价值可能更大。当然社会效益中隐含有经济效益，经济效益中融有社会效益，二者相辅相成，我们在强调经济效益的同时，切不可忽视社会效益。

五、用户导向原则

用户导向原则是市场经济环境内一切以用户为目标的经济活动的关键思想，也是档案信息资源开发成功与失败的决定因素。第一，档案信息资源开发成从用户最迫切，最急切的领域做起，这是立足现实原则所要求的，信息需求规律告诉我们，大量用户的信息需求重复出现在一部分常用的信息资源中;少数用户的信息需求较少重复出现在一部分不太常用的信息资源中;还有极少量用户的信息需求出现在一部分偶然使用的信息资源中，这个规律就要求我们既要优先开发和提供多数用户需要的常用档案信息资源，同时也要兼顾少数用户需求的不常用档案信息资源的开发;第二，开发的方式层次乃至开发出的档案信息产品要有针对性，要考虑不同层次，类型的用户的差异，并且能够从多角度满足用户的需求;第三，开发的档案信息资源，便于用户使用，开发出来的档案信息产品和提供的档案信息利用服务，不仅在内容、功能、能力等方面符合用户的需求。

参考文献：

[2]刘大勇，刘波.档案信息资源开发利用应遵循的原则[J].黑龙江档案，2009（04）.