现代小微企业人力资源档案管理的对策研究

【摘 要】随着国内市场经济的不断发展，我国现代小微企业的人力资源档案管理工作有了一定的成效，促进了企业人事管理工作效率的提高。然而企业人力资源档案管理在发展的同时也面临着：制度不健全、管理专业人才匮乏、档案管理意识不强以及档案管理水平有限等难题。由此影响了现代企业人力资源档案管理工作的顺利发展。为此文章分析现代小微企业人力资源档案管理问题，从而提出有效的解决对策，促进小微企业人力资源管理工作的良性发展。

【关键词】小微企业;人力资源;档案管理;问题对策

企业的人力资源档案主要是形成在企业人力资源管理活动的过程中，由特定部门机构认定的结果;人力资源档案归档的内容具有使用价值与保存价值。其次企业人力资源管理档案以员工个人为单位进行集中保存，为今后企业的备查历史及参考利用，因此对于企业人力资源管理工作的顺利开展具有重要的促进作用。

一、人力资源档案管理对小微企业的意义

（一）为企业对员工的甄选与人才利用提供参考依据

人力资源档案常被企业视为人事信息资源库，并且可以体现出不同员工的技能与潜在的特质，对了解员工的潜能以及判断其是否具备岗位所需能力等方面，提供有效的而参考依据。其次有利于企业进行有效的人才甄选与利用，巩固企业的人才储备队伍;一方面企业的人力资源档案还可以真实地记录并且妥善保存企业各阶段的文化发展与建设情况，并以图片、文字或实物、影音资料等多种形式直观地体现出来，充分地推动企业的组织文化取得更大进展。

（二）更好地发挥员工潜能并提高企业档案管理水平

企业人力资源档案的管理工作，是根据企业员工自身的发展与需要，建立起来的，并且记录员工不同时间段的技能、知识等信息，可以视为企业对员工

的一种全面肯定与认同，从而体现企业重视员工。其次有利于提升现代企业人力资源档案管理的信息化水平，从而确保了档案管理工作的有效性，使得企业对员工档案的查询、存储以及借阅过程变得高效与快速。

二、现代小微企业人力资源档案管理面临的问题

（一）现代小微企业人力资源档案的管理意识薄弱

企业中的部分人员没有重视人力资源档案管理工作，单纯的认为企业的档案工作就是对员工个人的信息记载，将要填写相关的个人信息就可以了，其他的奖惩、体检、技能等信息无关紧要。其次部分人员还认为：企业的档案管理是企业自己的工作，与自己的利益与发展没有多大关系，因此只要做好本职工作就不用管那么多了。加上少数小微企业中更强调日常的生产经营，因此导致忽视了对员工人力资源档案的管理工作，进而使得企业上下对员工的建档问题显得漠不关心，不利于企业人力资源管理工作的顺利开展。

（二）企业档案管理缺乏专业的人才

企业的档案管理工作效率的快慢，将对企业的人力资源工作产生重要影响，因此对于企业的人力资源档案管理工作者而言，应提高管理的技能，促进企业人资工作的顺利进行。然而当前国内小微企业中的档案管理者缺乏必要的管理知识与技能，他们只能根据自己的经验，对员工的档案进行分类归档，因此建档过程中出现较多的档案分类不明确、资料不齐全或缺失等现象。此外对于档案信息的分类日常也忽视对其的整理，导致人力资源部门调用查看相关资料时，管理者很难在短时间内检索出来，进而影响了工作效率。

（三）人力资源档案管理的制度体系仍有待健全

企业中的人力资源档案管理制度对人力资源的归档范围没有进行明确规定，而且对于档案的登记查看流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及到多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了企业档案的建立与管理效率。

（四）人力资源档案管理水平有限

目前很多企业人力资源档案管理水平不高，管理的方式仍然以传统的手工操作管理为主，而运用先进的信息技术与智能化技术进行档案管理的水平偏低，导致人力资源档案管理工作质量和效益低。其次人力资源档案管理人员没有专业的技术水平，也没有专业的知识，甚至有的人员没有经过专业的培训。所以他们对于人力资源管理工作没有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎样展开工作就怎样展开工作，没有考虑工作任务，更没有认真完成工作的态度，严重影响了人力资源档案管理的工作效率和工作质量。

（五）企业中的人力资源档案管理缺乏硬、软件设施

小微企业的人力资源档案管理缺乏硬件设施，企业中没有建立人力资源档案的设备或档案室，而是将部分办公桌或储物柜作为档案的存放地点。时间一长导致档案出现霉变、档案纸质受到破坏、出现虫蛀或人为损坏、丢失等现象，影响了档案质量和完整，同时小微企业里基本没有专业档案管理软件辅助管理档案，人力资源档案管理潜在的价值难以得到充分挖掘，影响了企业人力资源管理工作，不利于企业档案管理工作的顺利进行。

三、有效提高现代小微企业人力资源档案管理之措施

（一）积极转变观念从而提高对人力资源档案管理的重视意识

企业的管理者应重视对人力资源档案管理工作，让员工加深人力资源档案对企业战略发展、对员工自身价值的意识，确保企业的人力资源档案管理活动能够顺利融入人力资源管理活动当中。其次培养现代小微企业员工的建档、护档的意识，同时企业的人力资源管理工作者，也应不断强化员工的人事档案管理与法治意识，较好地使企业员工认识到：人力资源档案管理工作的价值对于员工自身发展发挥的重要意义，从而不断地强化人力资源档案管理的意识。

（二）加大对档案管理人才的引进并建设档案管理人才队伍

小微企业的人力资源档案管理工作，要想顺利的进行离不开档案管理人才的引进与培养，为此企业应积极引进档案管理专业人才，提高对档案管理者的技能培训，从而确保顺利开展企业的人力资源档案工作。一方面积极参加档案行政管理部门举办的档案管理知识和业务培训活动，邀请档案管理专业人士到企业进行业务讲座或指导，不断提高档案工作人员的专业知识及管理水平与能力;另一方面需要积极加强企业现有档案管理人才队伍的建设工作，不断培养熟悉人力资源档案管理信息技术的综合型人才，更好地推动现代小微企业人力资源档案管理工作取得更大的进步。 （三）企业应重视档案制度的建设并规范管理

有效且完善的人力资源档案管理制度，是顺利开展人力资源管理工作的重要基础与保障，为此提高企业人力资源档案管理工作。企业应该积极建立行之有效的档案管理规章制度，体现管理制度的威严与威信，有利于较快提高档案管理工作的时效性。此外制度还应简明扼要，避免出现过于繁琐造成人力资源档案管理工作质量出现下降;通过各项制度的制定与有效实施，从而较快地提高人力资源档案管理工作的水平，促进企业人力资源管理工作的顺利发展。

（四）充分运用先进的技术提高人力资源档案管理的效率与水平

企业人力资源档案的管理者应该积极学习先进的档案管理技术，进而有效结合计算机技术开展档案管理工作，不断提高企业人力资源档案管理的效率与水平。其次管理者还应善于利用现代化的信息技术积极转变传统的人力资源档案管理模式，有效减少人力资源档案管理工作的投入成本并提高管理效率;明确规范档案管理的各业务流程，确保企业档案管理工作成效的准确性与有效性，促进企业更好地发展。

（五）进行人力资源档案的信息资源与数据库的建设

确保人力资源档案管理工作的顺利开展，还需要不断进行人力资源档案信息资源与数据库的建设工作，从而大大减少人力资源档案管理的经营与维护成本。其次建立信息资源数据库，有利于将企业员工的档案进行细化，进而实现企业人力资源档案信息的有效整合与实时共享，避免档案信息系统出现泄密、失密以及档案信息出现丢失等现象。此外还可为企业今后的保存、查阅利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最终提高企业的人力资源档案管理工作的质量水平。

四、结语

因此，促进现代小微企业人力资源档案管理工作水平的提高，应加大完善档案管理的制度、提高对档案管理工作的重视与意识，同时积极引进档案管理综合型人才，采用先进技术方法等有效措施，促进现代小微企业人力资源档案管理工作的顺利开展，最终推动企业的稳定发展。

参考文献

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