论述乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性

【摘 要】乡镇档案管理一直是我国档案管理的薄弱环节，目前我国的乡镇档案管理工作中，一直存在着档案管理方式方法落后，相关档案管理专业技术人员与先进管理设备缺乏，乡镇政府对档案管理的重视不足等问题，导致乡镇档案管理的管理水平不高，档案管理现代化减速度缓慢。现代档案管理技术的不断发展，也为乡镇档案管理水平的提高带来了契机，推进乡镇档案管理从纸质到电子化的进程，对于提高乡镇档案管理水平有着十分重要的意义。

【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化

一、我国乡镇档案管理中的问题

乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。

二、乡镇档案管理方式

纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。

电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。

三、乡镇档案管理电子化的优势

乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。

乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。

四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性

（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求

乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。

（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径

乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。

参考文献

[2] 张元芬.关于档案工作与和谐社会建设的思考[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014.