对《党政机关公文格式》中有关问题的思考与商榷

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翻新时间：2022-12-07

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对《党政机关公文格式》中有关问题的思考与商榷

摘要：国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）对推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化发挥着重要作用，该标准与《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）相比，更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者认为标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，尚需进一步完善。

关键词：国家标准;公文格式;修订

Abstract：“LayoutforofficialdocumentofPartyandgovernmentorgans”playsanimportantroleinscientific，systematicandstandarddocumentprocessingforpartyandgovernmentorgans.Comparedwith“Layoutforofficialdocumentofadministration”，thisstandardismorescientificaccurate，logical，brief，andeasytounderstand.Buttheauthorconsidersthatsomeitemsofthestandardarestillnotaccurate，notrigorous，notsimpleandlackofmaneuverability.Theauthorhopestogettimelyrevision.

Keywords：Managementstandard;Documentformat;Revision

新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。

1从标准的准确性考量

1.5应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。

2从标准的严密性考量

3从标准的简洁性考量

3.1应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。

3.2应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年’、‘月’、‘日’，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发’二字”。

3.3应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。

4从标准的通俗性考量

应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。

5从标准的操作性考量

《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。

参考文献：