浅谈电子文件与数字化档案的管理目标

[摘要]随着科技进步和互联网的发展，电子文件逐渐取代了传统纸质文件，这就使得传统的档案管理方法出现了新的变化，对档案管理人员的挑战也越来越大。与此同时，由于电子文件保存具有不稳定性，就需要档案管理者在管理电子文件时注意到其特殊性，并力图保证电子文档保存过程中的保真性、圆满性、易读性和安全性，这也是电子文件存档是应该达到的目标。

[关键词]电子文件；保存管理；方法及目标

电子文件与纸质文件有异有同，电子文件具有同后者一样承载各类信息的能力，但是其承载量早已超越后者。数字化档案是运用现代科技技术进行档案信息管理的技术，所谓的现代科技技术包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。人们经常利用这些技术将纸质文件转换为电子文件以便存储，而且更重要的是，现代科技技术可以将带电子文件以更方便的方式建立信息库，为社会更方便的使用资源提供了方便。保存电子文件要注意以下几个方面的：

一、保真性

我们经常使用的电子文件大都是通过对纸质文件的扫描得来的，在这个过程中，电子文件可以保证其内容、逻辑结构和背景信息的真实性，而且不会因为文件传输、存储、迁移而发生内容的增损。人们利用这些具有真实性的文件可以很好地还原历史，回复事物本来的面貌，当然，值得肯定的是，电子文档的真实性还能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。虽然相对于传统的纸质文档的管理，电子文件比较难以保证其真实有效性。这就对管理者提出了较高的要求，他们必须采取一切安全可靠的方式来实现电子文档的可靠性。例如通过建立可靠的识别系统来限定接触电子文件的操作者，以及开启操作日志控制管理；等等。管理者在管理电子文档时必须注意的是要时刻关注电子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照纸质归档方式对电子文件加以管理，通过管理人员特有的方式进行特别管理，并要求所有管理人员严肃对待，加强电子文件的管理力度，严格检查出入归档的登记表，以确保电子文件的有效性和原始性。此外，采用逻辑归档方式管理文档时，要严格按照已经记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，并利用现代科技对其可靠性进行分析，加强对这类特殊文档的管理。最后，管理者要对电子文档的版本审核并归档，纸质文档在最后过程中，管理人员会对其成稿进行分析，图形文件如果在检查过程中出现修改，也会将这部分新增的部分与原先的图形比较一致，再进行存档；如果管理者所使用的高科技方法相对比较完美，那么我们必须使用电子签名以及安全控制等技术手段对电子文件档案进行安全归置，这样才能够做到对电子文件的真实性的有效确认。所以对电子文档的审核并归档也设计版本比较问题。

二、圆满性

电子文件要想真正实现价值，一种最重要的条件就是保证圆满性，这是档案管理工作者必须要学习并掌握的技能。电子文件的圆满性，即是保持其完整性，要做到这一点，我们需要注意三个方面：第一，要保持电子文档数量和内容的完整，不应该有缺损，尤其在恢复其原来面貌之后，一定要确保新的电子文件与原来的在内容上有联系而且没有讹误。第二，保证电子文档内部的各个部分都没有缺失，保障文档内部的结构不是割裂的，内容是具有统一性的。第三，要保证电子文件与其上层文件在结构和内容上具有一致性，没有缺损。依据此前保护纸质文件的经验，我们可以得知，要想保证电子文件的完整性，最重要的是依靠强有力的法律法规支持，政策上绝对不能松懈，要严格改善现有的管理方法，并在此基础上通过各种技术措施来采集信息与数据，尤其是在管理电子文件的过程中，要依据其具体内容建立行之有效的制度，在此制度的指导下，收集资料定会较之以前事半功倍，从而更有利于保障电子文件的圆满性。

在处理电子文件保存与运输的过程中，我们必须对必要信息相关项目制定出严格地有规范的要求，并时时根据储存的变化进行登记。搜集到的背景信息数量肯定是繁多而芜杂的，更有甚者出现诸如形式上的图像文字的交叉，所以有必要在规范化管理上有所加强。设计者在设计电子文件系统时，应该充分考虑系统运行过程中自动链接相关信息，包括文字信息和图像信息，即是其存储在不同的地方，也应该能够共存于同一系统之中，这就对电子文件系统设计提出很大要求。还应该注意的是保持电子文件原有数据的规范管理，要求每一次归档和移交时都应该对元数据进行检查，以免数据流失。

三、易读性

电子文件的可读性是要求文件经过迁移等处理后依然可以为人们识读、可以以理解的方式输出，而且对其真实性无损。这一特性是其保存的价值所在，如果迁移之后的文档不能被继续阅读，那么对其接受者来说就没有任何意义了。电子文件的可读性要想获得保证，必须将严肃对待坚持到管理的全过程。在整理电子文档时，应该根据不同电子文件的不同类型分类整理。以及相关法律法规建立行之有效的措施，并使用相应的技术规范保障。整理电子文档的有关部门应该每年都进行检查更新，要确保每一份电子文档的读取、处理有完备的保护，设备环境更新时要确认新设备可以读取原来的电子文件，如果不能读取，要及时对就文档进行载体转换工作，同时对原有文档继续保存不低于三年。达到保留期后，可以将原有电子文档清除，重复使用其载体，不可清除的文件应该加密处置。一般情况下，管理人员每两年要对磁盘进行抽样机读检验，每四年对关盘进行抽样机读检验，抽样率不低于10%，一旦发现问题，立即处理。相关档案部门应该将每次抽查结果登记到《归档电子文件管理登记表》中。

四、安全性

依据相关法律法规，档案馆需要永久保存档案，这是为党和国家的科学文化事业服务的专门机构之一，对于利用档案资料进行科研工作的部门提供有利条件。我国的档案馆作为国家管理机构，保存有关党和政府机关资料的部门，有着保存电子文件的责任和义务。所以，有关档案管理部门必须要确保档案的安全性。电子文件产生及的基础是借助于互联网、电脑、优盘等进行存储的，但这里也是发生文件丢失的经常之地，由于受到黑客攻击而引起的数据丢失情况非常多见，管理措施力度不够致使信息丢失，技术制度的弱点无法保障数据安全等问题层出不穷。管理数据时，不但要严格对有害入侵行为的防范，还要加大对认为疏忽的治理，对已发生事故及时补救，从而保证畅通、稳定的保存环境。只有网络和系统安全了，电子文件才能得到保障。

五、结束语

要想保证档案安全，还应该注意的是确保库房的安全，这是保护电子文件的基础措施，只有加强综合地系统化地库房管理才能最大限度地保证库房的安全。要在充分运用现代科技技术的基础上保证电子文档的安全和完整。

参考文献

[2]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报，2010（03）

[3]张健著，电子文件信息安全管理研究，上海世界图书出版公司 中国出版集团，2012.05，第46页

[4]王秀文主编；全国中等职业学校文秘专业教材编写组编.档案管理基础[M].北京：高等教育出版社，1996.