以人为本加强人事档案信息化服务水平的路径探讨

【摘 要】随着我国人事制度改革的不断深入，我国的人事档案管理也受到一定的影响，发生了重大的改革和变迁，如何做到在信息化时代，加强人事档案的信息化服务水平是整个社会和组织要重点考虑和研究的内容。本文建立在以人为本理念上，从相关的概念及研究背景与研究意义入手，分析了我国现阶段人事档案信息化服务的现状，结合现实和我国的政体现状，分析了我国现阶段人事档案的信息化服务中存在的问题，提出了提高我国人事档案信息化服务水平的途径和办法，希望本文能为我国各级档案管理部门提高人事档案信息化服务水平提供一定的借鉴和建议。

【关键词】以人为本；人事档案；信息化；探讨

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，以个人为单位集中保存起来的历史记录，是档案管理的一部分，是与每个人息息相关的个人信息管理，是档案这个大家族中与我们每个人关系最为密切的专门档案之一。档案可以记录个人的生平信息，包括某人的经历、德才、作风等方面的表现，可以服务于人才调动、聘用、晋升等环节。作为组织信息管理工作的一项重要内容，组织的人事档案管理工作有着很大的区别于其他信息服务工作的特点，其中本文将人事档案信息化服务的特点总结为：

（1）人事档案工作是各级组织管理工作的衍生内容。

（2）人事档案管理与服务是针对个体的独立的信息化服务的工作。

（3）人事档案工作的管理具有动态性，且随着社会的不断发展，其内容不断扩大。

总之，在当代社会信息化时代，如何做到在信息化时代，加强人事档案的信息化服务水平是整个社会和组织要重点考虑和研究的内容。

1.我国人事档案信息化服务的现况

1.1我国现阶段已经具有了一定的人事档案信息化服务体系

现阶段，我国各级行政单位及企事业单位具有了一定的人事档案信息化服务体系，符合国家档案行政管理部门要求的信息档案管理体系，我国的人事档案工作的主要体系是在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由中央组织部、国家人社部领导与指导，实行集中统一、分级负责的管理体制。人事档案信息化服务体系是我国维护和管理与组织相关的个人的信息内容与信息变更，跟踪和记录个人人生信息变动情况的一个核心工具，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

人事档案管理现代化，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理工作中，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。随着社会的发展和信息时代的到来，现代信息服务技术已经逐步深入到社会管理的各个部分，组织都以其采用现代化的信息技术服务于管理，并作为其主要的发展方向。在现阶段，人事档案的管理工作也不例外，在人事档案信息记录工作中，利用计算机技术对组织的人员信息记录及跟踪，并且进行综合分析，为人事档案信息记录工作提供技术支持，正是由于在企业人事信息管理中，应用局域网技术和信息一体化技术，才能不断提高管理工作服务水平。

1.3人事档案权威性和可信度下降

目前我国的人事档案管理随着工作的需要，增加和变革了很多传统的人事信息管理内容和体制，但很多新的体制及人事档案管理部门也不能符合其最初建立或设立的初衷，在很大程度上没有有效发挥其管理和监督的作用，一些新体制发展期间的不完善性，一定程度上降低了其社会影响力和社会可信度，阻碍了其他相关工作的进展。

2.我国人事档案信息化服务中存在的问题

2.1工作人员综合素质不高

从我国企业人事档案管理的实际工作来看，招聘工作人员很随意，好多企业在档案管理工作中从不配备专职人员，甚至让其他岗位工作人员兼职，而这些人员并不了解人事档案的工作内容，更不具备档案工作的专业知识，企业人事档案管理人员专业化程度低、综合素质差的现状势必导致企业档案管理工作中不能顺利做好各项业务衔接，阻碍企业的发展运营，更不能充分发挥人事档案的作用。

2.2人事档案开发利用不够，人事档案功能弱化

当前大部分企业人事档案管理制度是封闭式、内向型的管理模式。而人事档案的管理工作，需要一套完整的收集归档工作管理制度相匹配，好多单位没有这样的管理制度，不能充分开发利用人事档案的实际价值，使得与单位的其他工作不能做到良好的衔接。

2.3人事档案服务模式落后，缺乏现代信息化管理的意识

人事管理作为企业的辅助角色，其受重视程度还不是很高，人事档案管理工作并不合规范，形同虚设，很大的程度上还是过去的那种纸质信息记录，很难跟现代化的信息体系联系起来的。而且，组织的信息管理人员专业化水平较低，也不能很好地形成现代化信息服务的思路，很大程度上只是过去的内容的一个重复和继承，缺乏创新，缺乏先进的管理意识。

3.以人文本，加强人事档案信息化服务的路径

3.1提高工作人员素质

首先是要强化工作人员的档案意识。通过日常学习与培训，不断提高档案工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识人事档案在工作中的重要作用。建立严格的工作人员招聘制度，规定必须具备一定的专业素质，选用合适的人员负责人事档案工作，提高档案员素质。在工作期间，单位要定期开展工作人员的专业技能培训，不仅是档案专业知识方面的，还要学习计算机及网络技术的应用技能，满足新时期档案工作的需要。完善企业的人事管理制度及监督制度，通过制度的管理与规范加强工作人员的工作责任感及原则性。

3.2人事档案管理模式从政治化服务向社会化服务过渡

在传统的信息管理工作中，尤其是档案的管理中，我国各级组织都是沿用和照搬国家档案管理部门的档案信息管理模式，管理和服务记录信息传统化。为了适应社会发展，要找准工作的重心，要创新管理方法，由传统的管理模式不断转变为新形势下的社会服务型管理。人事档案管理工作要服从服务人于人力资源开发的大局，档案管理人员要本着对本岗位和组织负责的态度，要以服务为宗旨，努力提高档案管理工作服务水平。人事档案的工作重点转移到服务上来是形势的需要，社会和公众要求信息和档案的社会化服务需求，是企业的人事档案管理工作向社会化管理过渡的必然基础。

3.3健全信息化档案管理的体制法规

当前人事档案管理工作相关法律法规还不是很健全，导致在实际工作中诸如“擅自扣档”等现象时有发生，这些现象从某一方面来说妨碍了人力资源的自由流动，从而使人力资源配置机制缺乏活力。为使我国人事档案管理工作在有章可循的情况下健康发展，还应针对不同类别的人事档案材料分别设定密级，规定保密期限，实现人事档案信息有条件地部分开放，并制定出违反相关法律法规应受到的惩罚机制，这样才能使各级档案管理工作上水平、上台阶。 [科]

【参考文献】

[2]傅华.聚焦人事档案.中国档案，2003（4）.

[3]纪红卫.知情权保护的呼唤：人事档案有条件向本人开放.浙江档案，2002（3）.