探索技改项目档案管理的思路

【摘 要】本文从如何解决生产技术人员迫切需要的“实现工程竣工图纸‘实时化’管理”的问题，使档案室的工程竣工图纸快速跟踪生产现场的实际变化，进行同步的、实时的管理进行论述，提出了“以设备变更为切入点，实时化管理技改项目档案”的新思路，与大家共同探讨和研究。

【关键词】技改项目档案；实时化；管理

引言

在企业档案管理工作中，如何开发利用档案，提高档案的利用效果，围绕企业的中心工作，为企业的生产技术部门、经营管理部门提供优质服务，一直困扰着企业档案管理工作人员。从传统的档案管理工作来看，档案管理部门往往是处于滞后状态，档案的开发利用，很大程度只停留在借阅状态。尽管档案管理有“三纳入”、“四参加”制度，但是仍由于各方面的原因导致档案部门信息不灵，做不到及时根据企业生产经营的实际情况，进行库藏档案的替换更新.特别是与企业生产工作息息相关的核心档案――工程竣工档案。如何解决生产技术人员迫切需要的“实现工程竣工图纸‘实时化’管理”的问题，使档案室的工程竣工图纸快速跟踪生产现场的实际变化，进行同步的、实时的管理，真正为企业生产技术、经济建设服务，已是刻不容缓。实现技改项目档案 “实时化”管理，这是很值得我们档案管理人员进行深入探讨和研究的。

具体地说，实现工程竣工档案的“实时化”管理，应从以下几方面着手，形成一个闭环的运行机制，使其步入良性循环的轨道。

1 抓住项目竣工档案源头管理这一重要环节

企业科技档案中大量工程竣工档案、图纸的来源，除了由基建单位或安装调试单位提供，在工程竣工后移交到生产单位外，生产过程中的竣工档案是由生产部门在设备技术改造、大小修、小型基建等工作中形成而移交到档案部门的。源头移交档案的质量好坏，即工程项目竣工档案的质量好坏，将直接影响工程竣工档案的“实时化”管理；直接影响档案的进一步开发利用；直接影响企业生产和经营管理。要抓好检修、科技、技改项目工程竣工档案的管理，必须从以下四方面出发，将工作做实做细，为工程竣工档案的“实时化”管理打下基础。

（1）生产单位要建立检修、科技、技改项目工程档案管理的组织机构，由专业技术人员和档案人员组成，使档案人员和技术人员与项目负责单位的档案人员和技术人员对口联系，共同参与到项目工程建设的全过程管理中。

（2）随着检修、科技、技改工程建设的进展，对所形成的竣工档案从技术文字资料、工程图纸的完整性、准确性、是否符合档案要求等几方面进行检查、审核，严格控制档案质量，对各个工程项目的设计、设备的安装、施工、调试等各个环节形成的工程竣工档案及变更情况进行检查和跟踪管理，确保工程竣工档案确实与现场实际相符。

（3）在检修、科技、技改工程项目终结，竣工档案的文字材料、工程图纸收集完成，已整理分类完毕进行立卷前，由各相关单位的档案人员和技术人员组织进行全面审核、检查，进一步对工程竣工档案的完整性、准确性和档案方面的规范性进行检查，即对竣工档案的文字材料、工程图纸的内容（是否齐全、是否符合生产实际要求等）和组卷质量（是否符合档案法规的有关要求等）进行严格审核、检查，并提出整改意见。检修、科技、技改项目执行单位经过整改后立卷，并请专业技术人员和档案人员组织进行复查，经过复查、再一次整改、审核，直到符合要求具备移交接收的条件后，再召开竣工档案的验收移交会议进行移交。

（4）接收档案入库后，档案部门根据规定及各部门、各专业的需要，一次性盖章、发放标准版本的检修、科技、技改工程竣工档案，提供档案使用。同时在档案部门归档一套标准版本的工程竣工档案，上架提供借阅利用。并及时开展逐步扫描输入计算机工作，将竣工图纸上网，以快速达到共享资源。

2 建立工程竣工档案补充、修改、变更的管理标准

由于电力企业的特殊性，电力设备在移交生产投运后，为了，设备的安全性、可靠性、经济性、可调性和满足环境要求，并增加生产能力、提高设备性能或延长使用年限，会对现有的设备和设施，以及相应配套的辅助性生产设施进行完善、配套和改造等。而这些工作都将带来大量工程竣工档案的补充、修改、变更或重新产生。这就要求企业制定完善的工程图纸的补充、修改、变更管理标准，重点是竣工图纸。严格控制工程图纸的修改、变更的权限和程序，为实施工程图纸的“实时化”管理做准备。这方面应做到以下几点：

（1）明确规定保证竣工档案与实物相符是各级工程技术人员及项目负责人的职责，生产设备管理部门应督促有关专业及时根据“设备变更单”修正、补充、变更档案部门保存的图纸、文字资料，以保持档案的完整、准确。

（2）在电力设备技改、大修后，各生产设备管理部门要负责核对、修改各管辖范围内的设备图纸，以保证图纸的正确性。在设备技改、大修备品订货等工作中因设备部件尺寸、材质有变更应及时填写图纸修改单，经有关部门、专业审核后修改图纸，并送档案管理部门进行描图修改输入计算机。

（3）各部门在填写设备变更申请和设备变更执行报告时，必须将原件移交综合档案管理部门，档案管理部门根据设备变动报告内容，对相关科技档案的修改情况进行督促检查，实施修改插图、归档、替换等工作，并建立专用登记台账，以备查考。

（4）图纸修改替换规定。由于生产实际需要进行设备变动或技术改造等原因，专业技术人员要对工程竣工图纸进行修改时，必须修改在标准版本的竣工图上，并经审核批准后，将该图纸送综合档案管理部门进行存档，档案管理人员利用计算机及时上传到计算机网络，达到资源共享。

3 制定执行标准版工程竣工图的流转管理程序

档案人员负责收集及返回生产技术部门及其他相关部门需要修改的各类图纸。负责企业各类图纸的扫描、分发、替换、整理、归档、上网工作，并负责企业各类档案的扫描、入库、制作电子档案、备份、归档工作。

图纸的“绘制→发布→上载→审核→审批→归档→发放”的程序为：

（1） 绘图员上载已绘制的图纸至图纸管理系统，等待审核；

（2）审核员对所绘制的图纸进行审核，根据检查结果执行审核通过或审核不通过操作；

（3）审批员选择待审批图纸项目，在WEB页中检查项目树及图纸，根据检查结果执行审批通过或审批不通过操作；

（4）归档员选择待归档图纸项目，根据检查结果执行归档不通过或项目归档操作。归档时选择归档目录，系统自动产生项目的版本号，当天第二次归档同一项目时须修改版本号，方便用户进行历史数据追溯；

（5）发放：根据原图纸流传、登记的领用部门及份数，分别发放新的标准竣工图，替换旧版本的竣工图，收回原发放的盖有竣工章的旧标准图，档案管理部门再根据档案管理程序进行销毁。

通过这些程序的执行后，可确保生产技术人员及档案管理部门归档保存的档案资料始终保持同步一致，并且始终是“实时的”、“最新版本的”标准竣工图，消灭不同版本图纸在工作人员中流转而带来的危害性。

4 配置必要的竣工档案修改软件、硬件设备及人员力量

工程竣工图纸的描绘制作一般都采用AUTOCAD制图软件，产生的是较好的矢量图，再次修改非常方便，缺点是描绘图纸速度慢、效率低。而由于电力企业工程图纸的数量极大，要达到工程图纸管理与生产同步的“实时化”管理，就必须快速、准确地实现流程，即：既提高出图的工作效率，又能减少专业技术人员审核图纸的工作量。

目前，最有效的办法是将竣工档案中的文字材料和竣工图纸扫描进入计算机，计算机配置基于AUTOCAD的光栅、矢量混合编辑软件，再根据需要对图纸进行局部修改，以达到满意的效果。这样就可以在彻底解放劳动力的同时，又确保了速度；还可以大大提高劳动生产率、工作效率，又降低人员的劳动强度，为工程图纸的“实时化”管理提供了条件和保障。

5 利用现代化管理手段、计算机网络技术，实现档案信息资源共享

目前，大部分企业一般都有企业级的计算机管理网络系统（MIS）。档案管理也同样需要利用计算机管理网络系统，实现档案信息的资源共享。工程竣工档案可以以电子档案库上网，也可以会同其他门类的档案库，如文书档案库、声像照片档案库等，专门配置档案管理服务器，与企业级计算机网络连接。各有关部门及工作人员，根据不同层次的需要，结合档案管理的密级，设置不同的访问权限，使得利用档案者各得其所，工程技术人员及生产经营管理者，能方便、快速、准确无误地在自己的PC终端上浏览、打印、利用工程图纸或其他相关的档案材料，最大限度地利用。这是实现工程竣工档案“实时化”管理的必要手段。也是使档案管理工作上升到更新、更高一个层次的需要。

6 生产技术、档案及各有关部门严格按规定操作执行

企业工程竣工档案的“实时化”管理，有了档案源头管理的基础；有了补充、修改、变更管理标准；有了实施的条件和工作程序；有了计算机网络的现代化管理手段。但是，若不能严格按规定操作执行，人为地破坏程序流转，则仍然不可能达到真正的“实时化”管理。从某种意义上讲，实施和执行环节是最重要的环节。只有生产技术部门及档案部门密切配合、通力合作，严格按规定实施并执行，各级人员严格按规定办事，同时引入考核机制，并加强各个环节的考核力度，特别是执行程序上的时间和速度的有效控制等，才能实现企业工程竣工档案真正意义上的“实时化”管理，使档案的开发利用工作为企业的生产、经营管理、为企业的经济建设提供高效的、优质的服务，从而使企业档案管理规范化、标准化、制度化、现代化，并逐步步人良性循环的轨道，进而使企业的档案管理工作达到一个新的水平、迈上一个新的台阶。

综上所述，通过一系列的控制手段、方法，做好企业工程竣工档案的“实时化”管理，是企业综合档案管理工作中，盘活档案，充分提高开发利用效果的有效途径；是发挥档案信息资源优势，为企业生产经营活动提供优质服务的有力手段；也是提高企业档案整体的现代化管理水平的根本保证。