浅谈文书档案立卷工作的关键环节

文书档案立卷工作是文书工作程序中的终结环节，也是文书工作向档案工作的过渡阶段，它意味着文书工作的结束，标志着档案工作的开始。文书档案的特点是文件多、内容广泛。每一卷完整、高质量的文书档案的建立，需要经过一套完整而严谨的流水程序，要经过文书工作人员对原始文件材料进行收集、分析、分类、整理、立卷、编目、归档而成，然后送交档案室，各环节缺一不可。因此，对文书立卷问题，必须注重两个环节，即平时归卷和案卷的整理，它对保证案卷的质量至关重要，是学校文书立卷工作的关键。

一、平时归卷

平时归卷就是文书处理工作人员在日常工作中将已经办理完毕的文书材料随时收集齐全，按照事先编好的案卷类目，归入有关卷内，到年终整理后，正式组成案卷。也就是把年终突击立卷工作放到平时来做，化整为零。

坚持平时归卷是建立每一份完好档案的基础性工作，主要包括文件资料的收集、积累和分类。首先要明确归档范围，凡是在学校活动中形成的记录资料及办理完毕的上级来文，具有查考价值的收发文，本校拟定的文件、编印的出版物、图表、重要电话记录等，均属于立卷归档的范围。收集过程中要注意剔除不该归卷的文件。文书立卷，贵在坚持平时归卷。平时归卷好处很多，主要是：把办理的文件及时收集归卷，可以避免散乱和丢失，有利于安全和保密，有利于平时保管和利用，有利于节省时间。

以我校的档案工作为例，平时归卷主要是抓好以下几个方面的工作：

1.做好文书立卷前的准备工作。负责立卷的人员要按照上级部门的要求，根据本校档案的立卷规则，将办理完的各类文件及时“对号入座”，以便利用和管理。

2.严格办文制度，保证文件资料符合立卷要求。办文人员要认真履行文书处理条例，注意文件的质量与形式的统一、现实作用与档案价值的统一，文件书写和印刷要符合立卷的规定，杜绝用铅笔、圆珠笔书写文件内容。

3.坚持常规归卷。每年（或学期）初按照立卷的原则和方法，拟定比较详细的立卷计划，编制好平时归卷夹，比如设置“对外发文”、“对内发文”、“正在处理文”、“校内请示文”、“上级来文”等文件资料夹，做到随时收集、分类，并定期进行整理。

4.文件必须完整。对于学校产生的文件，要求齐全完整，这是提高档案质量、搞好学校档案工作的首要条件。每份文件应做到有正文、有原稿，特别是请示报告必须有正文、原稿、领导签名和批复文，各环节缺一不可。

5、对特殊情况，在归卷的同时，做到随时立卷。在某段时期内出现具有一定独立性的文件是不可避免的，往往无法包括在常规立卷中。因此，对这种特殊情况，要不失时机地随时立卷。例如上级对我校的评估活动，就不是常年例行，即属特殊情况，这样对评估活动中形成的文字资料要及时整理归卷，以确保案卷的齐全完整。

由于学校设置专业多，收发文件量较大，同时学校内的教学计划、教学成果、实验计划、实习报告、科技交流等管理工作十分繁杂，对产生的文件资料的收集、积累出现疏漏是难免的。加之部分同志的档案意识浅薄，对许多的成果资料未上交，仍保留在私人手里。这就要求在坚持平时归卷时，应注意实行各科（室）承办人随时收集归卷和校内集中查收归卷相结合的原则，以便及时弥补疏漏，收集保留在个人手里的原始材料及个人成果等，并如实归档立卷。要保证材料的系统性、完整性和准确性，做到收集、积累与文件的运转相结合，以防文件的遗失和泄密。

二、案卷的整理

首先，文书工作人员必须清醒地意识到，平时归卷和经整理立卷完毕的档案案卷是根本不同的。平时建立的归卷夹，仅仅是提供了立卷的原始素材，如果误将归卷材料简单地装订即成立卷，那就完全错了；或者不进行归类，一大堆材料全部混合送进档案室就装订，也是错误的。只有文书工作人员注意平时文书归档案的分类、整理、归卷，才能保证学校的文件不零乱，使学校档案有条不紊，保持文件间的有机联系。实际上，一卷完好的文书档案案卷，它的立卷素材往往来源于平时整理好的多个归卷夹。

其次，整理工作与鉴定工作要结合进行，才能使所组成的案卷内文件的保管期限基本一致。

第三，年终调整案卷时，对于某些条款文件较少的，要与相近的有关条款文件合并立卷；条款文件过多的，要进一步细分立卷。卷内文件的排列，要做到层次分明，灵活地运用卷内文件排列的方法，注意保持问文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本之间不可分离的关系，对专门资料要按其固定的排列次序进行。案卷调查后，对于不确切的案卷标题进行修改或重新拟制，以揭示卷内全部文件成份和内容的总题目。要严格地按文件的作者、问题、名称、时间、地区、通讯者这六个部分标明每份文件应揭示的内容，在卷内文件排列的基础上，要为每一份文件编个帐号，然后再填写卷内文件目录，最后填写案卷备考表。这一系列的整理程序应在平时的立卷工作中去完善。

第四，要按一定程序对文件材料进行科学的加工。对形式多样的文件材料要及时整理、分类、组合，明确保管单位，编制目录，正确排列，使之系统化。这样做，旨在便于管理和利用，为档案的检索、著录、编写参考资料奠定基础。在整理工作中应遵循实践活动规律，尊重历史，防止“人为破坏”。平时归卷，要根据案卷主题，突出问题特征，做好必要的技术处理，使案卷能十分清晰地揭示出解决问题的全过程和主要问题，使每个案卷自成一个独立的有机体，达到“完全、准确、系统、安全、有效利用”。