探讨高校学生档案管理工作中存在的问题及对策

摘 要：随着我国高等院校的快速发展，高等院校已经成为我国教育的核心力量。对于高等院校而言，学生是学校的主体，因此，做好学生档案管理工作应当是学校工作人员工作中的重点。可是就目前而言.我国高校学生档案管理工作中还存在着不少问题，只有找出相应的对策解决这些问题，才能推动我国高校朝着健康、良好的方向发展。

关键词：学生档案 管理 问题

高校学生档案记录了学生在校期间的学习信息，包括学习成绩、实践技能、获奖情况等。这是要跟随学生档案进行流动的重要信息，对用人单位、政府部门选拔人才有重要参考价值，因此要保证学生档案信息的真实可靠性。

高等院校是为我国培养专业化高级人才的主要机构，学生接受不同领域、不同形式的教育，对其整体素质起到培养促进的作用。在管理工作中，高校学生档案工作极为重要但往往又被管理者所忽视，它是学校事业发展的一个必不可少的因素。在高校快速发展、大力提高教学质量的形势下，使档案工作更好地为教学、科研和各项管理工作服务，实现档案管理的规范化、科学化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。在步入知识经济时代，高等院校学生档案工作出现了不少新情况、新问题，因此，深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息，促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理，都有着不可小觑的现实意义。

一、目前高校学生档案管理工作中存在的问题

1.学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

2.学生档案原始资料不全面。高校实行网上招生录取，为提送最原始、最基本、最重要的纸质档案材料带来一定的困难，使一些省市学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累。

3.档案管理技术落后，利用率低。在信息化时代，专业的档案管理人员应该是兼具较强的计算机运用能力和专业基础知识的复合型人才，如外语系的档案管理人员最好包括外语专业毕业或外语水平较高的人员。由于目前档案管理人员的基本素质普遍没有达到这个要求，因此学生档案的管理基本上还是运用传统模式，计算机也仅仅是作为简单的辅助工具，在管理方式上并没有实现质的突破。另外，由于学生档案管理技术的落后，学生档案的利用明显不足。

二、高校学生档案管理的对策

1.加强对学生档案管理的重视程度。学校要加强对学生档案管理的重视程度，不管是学生在校期间的档案材料组建，还是学生实习毕业的档案，都必须按照规范来进行投递和托管。

2.加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范，字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

3.加强对档案管理手段的创新。为了使学生档案管理跟上时代步伐，利用计算机管理学生类档案已是势在必行。高校档案管理工作者要改变管理手段，增强学生档案管理的信息化建设，熟练掌握计算机网络技术。要充分利用电子计算机现代化的技术手段，根据学生在校时的特点，利用计算机数字化处理档案文件中的照片、文本、录像、录音等等，把每个学生详细的档案材料录入计算机中，建立学生各类信息数据库系统，使之能够快速、高效进行学生信息的查询、检索、统计、分析，为学校管理学生和用人部门决策提供可靠信息。还要与教务系统相衔接，实现信息共享，随时录入学生的最新信息，及时维护与更新录入的信息，确保学生个人信息数据的完整、真实、准确。同时为了节省大量的人力资源，提高工作效率，要尽量实现学生类档案信息利用的网络化，提高信息利用的效率。

总之，高校学生档案管理是一项复杂、系统和规范的工作，容不得半点差错。高校工作人员应当秉着认真、负责的态度，以学生和高校的根本利益为中心，利用现代化的技术和手段，做好高校学生档案管理工作，来推动高校健康、稳定地发展下去。

参考文献

[2]时彦敏 试探信息技术背景下的学生档案管理工作[J].中国科教创新导刊，2010，（5）。