关于加强高校学科档案规范管理的思考

学科档案管理是大学学科建设与管理工作的重要组成部分，建立系统、完整、详实、准确的学校和院系学科档案将有助于推动学校学科的建设与发展，学科档案管理要经常化、规范化、制度化，将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中，建立和健全学科档案管理机构和制度、加强学科档案的规范化管理。

学科水平是高校整体水平和综合实力的反映，学科建设是高校发展的生命线，是实现高校人才培养、科学研究及社会服务功能的根本保证。学科建设已成为高校发展的核心任务，大部分高校已完成了阶段性的学科布局调整，学科结构规模基本确定，进入大力提高学科建设质量、培育学科特色、形成学科优势、促进学科发展的关键阶段。这个阶段，除了继续加大资源投入和条件建设，尤其需要重视学科质量与内涵、特色与优势、制度与文化等深层次问题，这要求高校要围绕学科规律和学科文化做文章，以更好的促进学科发展。从高校管理工作视角开展学科建设，推进学科发展，最根本的要求是要遵循学科发展的规律和趋势，提高学科建设过程中学科规划、学科内涵建设、学科建设过程监控以及学科建设绩效评价等管理活动。近年来， 学科建设在高校发展中的地位日益重要， 学科档案的作用也日益凸现。学科档案管理工作在学科建设中是必不可少的，是日常管理工作的一个重要组成部分，在高校学科发展中越来越被重视。高校档案管理工作应以服务于学科建设为切入点，规范学科档案建设，形成学科建设档案信息资源体系，创新服务机制，完善服务功能，大力推动学科的建设与发展。

一、认识学科档案对学科建设的重要意义

学科档案是指学校在学科建设过程中，在队伍建设、人才培养、科学研究、学术交流等学科建设和管理活动中形成的书面文件、电子文本和影像资料、网络数据等原始资料的总称，这些资料承载了学科发展的历史，记录了学科奋斗的足迹，也孕育了学科发展的未来和希望。随着各类学科评估活动的常规化、制度化，必须将学科档案管理纳入学科建设工作，不断加强学科档案规范化管理， 对于提高学科管理水平， 宣传学科建设成果，推动学科发展都具有重要意义。

1.学科档案记录了学科建设发展历史。

近年来，教育主管部门高度重视学科建设，组织国家、省（部）级重点学科、特色学科建设工程项目等多层次学科活动。学科需要充分挖掘资源，收集、整理材料，填报表格，接受专家的评审，不仅学科建设的成果很重要，学科建设过程的梳理、资料的保存更能彰显成果的价值。完善的学科档案可以帮助我们了解学科建设与发展的基本脉络，如政策导向、研究方向、学科特色、师资队伍、科研取向、设备变更等。

2.学科档案对学科建设和发展提供规划依据。

学科规划是学科建设的重要依据，是对学科的远景发展做出科学的规划和论证，使学科的发展纳入有目的、有秩序、有规律的过程。在编制过程中，既要遵循优良传统，又要具有前瞻性。对于高校某一个具体学科来讲，完整、准确的学科档案能够从不同时期、不同角度反映学科建设的历史、现状，为学科申报、评估、管理提供了直观准确的历史资料，为学科建设发展奠定基础和提供佐证。通过对学科档案的整理和分析，能够掌握各学科发展的历史脉络，了解学科的优势和差距，理清思路，优化资源配置，明确学科未来发展目标，科学制定学科发展规划，促进学科健康发展。

3.学科档案提高学科在建设过程中资源合理利用。

目前， 教育主管部门组织的国家和省级重点学科的申报、评估和验收， 一级学科评估， 学位点申报（博士学位授权点、硕士学位授权点、专业学位授权点）， 多采用学科点填报表格和申请材料， 由教育主管部门组织专家网上评审或通信评审， 而不实地考察， 因此，所需填报的材料信息量较大。科学有效的学科档案管理， 能使报表填写迅速而准确， 避免每次申报的所有材料都重新收集、整理， 避免浪费人力物力， 以及因为每次统计材料的范围和人员不同， 影响材料的准确性和系统性。随着学科档案逐步由实体管理向数字化档案信息管理的方式转变，建立学科档案信息数据库，建立系统、完整和准确的学科信息档案， 并以适当方式在校内相关院系、职能部门和学科之间进行数据和信息共享，充分利用学科档案的资源，为学科建设提供有力的支撑。

二、把握学科档案的主要内容

档案自身潜在价值和利用效益是档案信息挖掘的基础条件，这就要求高校学科档案工作者充分认识学科档案的内容，在对于学科已经归类入档的材料进行收集、详细的整理、完整的鉴定以及完善的分析时，在意识当中就需要考虑到学校的实际发展情况，对于有关的工作重心进行恰当的调整，并且在归档的重要计划当中，将学科的档案材料作为重要的组成，有意识地纳入其中。

目前，我国高校学科建设内容主要包括学术水平、学科队伍、人才培养、科学研究、条件建设、管理水平等方面。学科档案可以分为宏观和微观两个层面，宏观层面是指以学校为单位建立的档案，包括各层次、各类型学科申报、批复、任务书、检查、评估、验收等活动资料，文件以及学科经费管理使用等。微观层面是指以学科为单位建立的档案，微观层面的档案主要包括以下内容：一是科学研究档案。能够体现学科在建设期内承担或完成科研项目情况，以及科研奖励、学术论文、著作等文字、音像资料，包括： 学科成员承担和完成科研项目、取得的代表性科研成果、获奖情况、申请与授权专利、发表论著及论文等。二是师资队伍档案。能够记载重点学科在建设期内培养与引进人才情况，学科负责人及学术梯队变更情况、职称结构、学历学位结构、年龄结构等变化情况的文字、音像资料，包括： 学科带头人、负责人介绍， 学科梯队成员名单及个人信息资料，如个人简介、行政职务和专业技术职务、主要学术兴趣和研究方向、取得成果等。三是人才培养档案。能够记载学科在人才培养方面采取的措施和取得成效的文字和音像资料，包括培养方案、教学计划、课程建设、教学奖励，及承担和完成各项教学研究项目、教学成果获奖、出版教材、授予各级学位人数以及能够体现培养水平的学生获奖等情况。四是学科基地方面， 包括能够记载的科研设备、图书资料、投标协议书、合同、设备保修记录，学生使用记录等。五是社会服务档案。能够体现重点学科建设水平的产学研用成果，包括专利、产品，与企事业单位的合作协议或合同，以及技术转让合同等。六是学术交流档案。能够记载学科主办或承办国内外学术会议，学科成员参加国内外学术会议，派出或接受访问学者，与其他国内国外高校交流合作情况，以及学科的其它社会资源，如名誉教授、兼职教授， 各类学术任职和兼职。七是制度建设档案。学科在建设与发展过程中制定或修订的文件资料。 三、规范学科档案的管理

高校应将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中，切实加强管理， 使之规范化、系统化， 并能在一定程度上推进学科的建设和发展。

1.树立正确的学科档案管理现念。

首先，学校应将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中， 加强领导对学科档案管理的指导和监督意识， 将学科档案的管理工作真正落到实处。要认识到学科档案建设的重要性和必要性， 提高学科档案管理的意识，增强学科工作人员在归档时的积极性、主动性和自觉性， 使学科档案的收集、整理和归档工作成为学校学科建设日常工作中的一部分。其次， 要对学科内科研人员进行档案知识的普及， 使其了解学科档案的归档范围、归档流程及查阅方法， 明确学科内科研人员在归档方面的责任， 消除其归档后利用不便的想法。

2. 建立和健全学科档案管理机构和制度。

学科档案管理机构和制度是做好学科档案工作的保证。学校要不断加强和完善校级档案管理机构， 同时要积极地在院系设立院系级档案管理室， 作为学校档案馆的派出机构， 履行院系的档案管理职能。学科带头人在制定岗位职责时， 必须明确档案收集、整理、归档和利用的任务和职责， 并督促学科档案管理员按照学科档案工作的规范及时对各自职责范围内的档案材料进行分类、整理。同时， 要进一步加强学科档案管理，将学科档案建设和管理工作纳入学科档案管理员的职责范围，使学科档案建设经常化、规范化、制度化。建立完善的学科档案管理制度、管理办法和档案分类方案，实施动态管理，学科档案管理人员以半年或一年为时间周期，收集资料对学科档案进行补充，确保归档资料及时性;明确学科档案归档范围、移交时间、接收手续等，做好资料保管和审阅，确保归档资料准确性、完整性;规范归档材料审批制度，遵守保密法，确保归档资料保密性。

3.利用数字化管理实现学科档案资源共享。

目前，纸质档案的保存和管理仍是高校档案管理工作中最为重要的环节，就学科档案建设而言，学科的科研成果、资料文献、专业教师、科研人员和学生的档案，大都是纸质档案。而学科建设过程中产生的档案，则多以电子档案为主。学科档案管理的重要任务就是安全保管学科档案， 将纸质档案的电子化、纸质档案归档目录的信息化作为主要工作，建立一个联动的纸质与电子的档案保存的机制。通过学科归档数据库，把所有涉及学科的上架装盒的材料通过影像扫描或文档形式上传学校档案管理软件中实现永久保存，提高归档时效性，同时，建立索引，便于审阅和浏览。此外，还需要各部门协同合作， 建立资源共享系统， 实现学科档案资源在学校范围内实现共享。

学科档案是大学学科建设和管理工作的重要组成部分，随着高校学科档案工作制度和创新机制的健全， 形成与学科建设档案相配套的高质量的馆藏档案资源体系和资源结构，逐步促进学科档案工作的程序化、制度化和规范化，使学科档案管理工作与学校学科建设工作更加紧密结合起来，逐步发挥学科档案在学科建设中的作用，体现学科档案在学科发展中的价值，将大大的推动高校学科的建设和发展。