流动人员人事档案管理也要步入新常态

人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，也是历史地了解个人的重要依据，在社会发展的不同阶段，人事档案都发挥了无可替代的作用。随着市场经济的发展和人事制度改革步伐的加快，劳动者就业的观念和形式发生了很大的变化，社会就业方式和就业渠道日益多元化，人员流动的形式也呈现多样化。合理的人才流动推动了人力资源在更加广阔的范围内优化组合，也体现了个人价值，但是对流动人员人事档案管理带来了新挑战。如何管理好各类流动人员的人事档案，促进人才合理流动，成为人力资源管理部门为社会主义市场经济服务的一项重要课题。为适应市场经济发展的需要，传统的流动人事档案管理工作必须进行改革和完善。

一、流动人员人事档案管理存在的主要问题

（一）管理方法“老”。有的档案管理部门工作手段落后，没有相应的硬件设备，档案的库房设施配备达不到标准，防护设施不齐全，一些单位还停留在手工操作的阶段，仍沿用过去的老方法，满足于装好袋子、锁好柜子的低水平。

（二）转递流程“乱”。部分单位终止或解除与员工的劳动关系后，没有按规定将人事档案转交人才服务机构管理;有的单位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人员，对其中的专业技术人员或管理人员，没有按规定到人才服务机构办理鉴证及人事劳动代理手续;有的单位违反政策规定将档案直接交给员工本人保管、转递，或不通过正常的机要转递，在邮寄转递过程中丢失、损坏;有的流动人员特别是大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，有的认为档案无用甚至将档案遗弃，造成档案违规拆封、失真、丢失等等现象。

（三）档案材料“旧”。有些单位新接受的人员档案中只有姓名、性别、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、本人经历等简单材料，而反映本人动态业绩的材料不够，如缺乏经常性工作实绩以及专业技术等方面的考察和记载，不能客观全面地反映本人的情况。用人单位最想从人事档案中了解到的是员工在以往学习工作中的学习培训经历、绩效考核情况、个人的能力水平及诚信记录等方面的信息。目前流动人员人事档案的主要内容是各种大同小异，形式单调重复的履历表格，千篇一律的评语以及调进、调出证明等，反映本人工作实绩、能力和特长等方面的记载比较少。用人单位很难从这种档案记录中“观其卷，知其人”，难以从档案中得出对当事人全面、完整、客观的评价。

二、把握六要素，创造流动人员人事档案管理新常态

去年，习总书记提出，积极发展要步入新常态。所谓新常态，就是正常状态，也就是经过一段不正常状态后重新恢复正常状态。流动人员档案管理也要创造新常态，这种新常态，就是对以往的档案管理较为混乱的纠偏。创造档案管理新常态，必须结合各地实际，突出主要问题，有的放矢的加以解决，使之更好地为经济社会发展服务。面对流动人员人事档案管理中存在的问题，创造流动人员人事档案管理的新常态，尤其要把握五方面要素：

（一）宣传工作常态化。事业兴衰，关键在人。群众档案意识的高低直接关系到流动人员人事档案能否得到妥善保护与管理，更关系到流动人员人事档案工作能否在社会全面推进和发展的工作大局。人事档案服务机构应通过多种渠道、多种形式，向社会进行广泛细致的宣传和引导，进一步提高档案工作的透明度，增强整个社会的档案意识。宣传工作要做到有的放矢，对流动人员宣传应侧重于人事档案材料形成、人事档案在其求学、应聘、缴纳社会保险、评定职称等社会活动中的重要性等，让人们清楚地认识到人事档案的作用。对用人单位的宣传应侧重于档案材料的分类、日常积累、审核把关等标准和及时送达以及人事档案的有效利用方面的知识。同时积极宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及其相关法律法规，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。

（二）管理主体明晰化。去年，中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门下发了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》。明确规定，流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。对不具备档案管理资格的单位要采取行政命令与经济手段相结合的方法进行清理，有效地解决流动人员人事档案管理存在的有令不行、有禁不止的现象。各地的县级以上公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门要切实履行职责，对被授权的档案管理对象确定硬杠杠，并定期考核，采取得力措施，加强对流动人员人事档案的监督和控制，制定相应的制度，理顺关系，依法管理;对不具备档案管理资格的中介机构民营集体、个体私营企业等单位进行清理，彻底解决流动人员人事档案管理秩序混乱的现象。

（三）档案管理信息化。信息化管理已是社会发展的大趋势，人事档案管理也应顺应潮流，推行流动人员人事档案管理信息系统，建立电子档案，达到管理自动化，传输网络化，服务在线化，信息共享化。对流动人员个人取得的业绩、成果以文本、声音、影像等各种新载体形式产生，这些动态的多媒体信息，可以利用微缩技术、声像技术、光学技术、自动化技术、通讯技术等现代化手段及时补充进人事档案，扩充人事档案信息量，提高人事档案利用价值，使流动人员个人，可以通过网络查询档案管理的情况，并可以根据工作和生活的变动随时向档案中心提请修改个人住址、联系方式等等情况。对用人单位，可以通过网络接入档案中心数据库，查阅个人人事档案和本单位人员档案中的有关信息，并将个人在企业中的情况及时提交档案中心，对个人档案进行充实。

（四）档案内容台账化。优化档案内容构成，不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容，更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。还要及时将流动人员的个人文化程度、专业水平、继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料存入档案;要将流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，要将流动人员自身诚信状况、政法自律、专业技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料存入档案。这样，才能使流动人员人事档案的利用价值得以提升。

（五）档案收集制度化。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为此，要采取一系列切实可行的措施，从人事档案收集环节本身进行规范化管理，在工作实践中，可从以下几方面着手。一是建立健全流动人员档案材料收集途径，根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同，严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。同时，开展流动人员档案收集保管的新模式。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式，即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的，主要是用人单位通过与人才流动服务机构合作来管理档案，流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成，在制成正式材料一个月内送交人才市场，并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

（六）转递手续规范化。人事档案的转递有相关的规定与政策，关键问题就在于如何使档案转递更为规范，实践中，应该重点把握三个方面：一是转递有期限，人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。二是材料要齐全，转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。三是途径有保障，档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交，人员流动后留下的档案，流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位，收到的档案经核对无误后，立即做好入库登记。在档案管理过程中，坚持管人与管档并存的原则，即人在档案在，人走档案走，档案与人不能脱节。