档案信息化建设中存在的问题及强化措施

[摘要]档案是在实践活动中形成的，是对实践活动的真实记录，其作为社会发展的重要凭证，无论是对社会、各行各业还是个人的发展都具有极其重要的作用。这也对档案管理提出了更高的要求。传统的档案管理方式存在许多弊端和缺陷，越来越无法与当前信息化社会的发展需求相适应，因此加快推动档案信息化建设具有非常必要性，通过提高档案信息化建设的水平，可以更好的促进社会的健康有序发展。文中分析了档案信息化建设中存在的问题，并进一步对档案信息化建设的强化措施进行了具体的阐述。

[关键词]档案;信息化建设;问题;管理;强化措施

我国提出档案信息化建设已有一段时间，但由于相关工作还不够过关，再加之部分地区在档案信息化建设中缺乏相应的条件，这就导致档案信息化建设没有达到预测的效果。通过加强档案管理工作，可以有推动档案信息化建设起到积极的促进作用。再加之近年来科学技术的快速发展，各行各业都加大了档案信息化建设的进程，也取得了较好的成效，对推动我国档案事业的健康发展奠定了良好的基础。

一、档案信息化建设中存在的问题

（一）数据的异构性

档案部门按受的档案来源具有多样性，不仅具有各自的特殊属性，而且存在着复杂的内部结构和处理方式，这就导致数据具有较强的异构性，给档案信息化建设工作带来了较大的难度。档案作为重要的数据记录，其对于国家、企业和个人的发展都具有极其重要的意义。但在档案记录过程中，由于受制于各地区发展时间、发展效果等因素的制约，档案在数据统计、记录和处理方式上存在一定的差异性，从而导致数据出现异构性，对档案信息化建设产生了一定的阻碍作用。

（二）高度的分散性

在档案信息化建设还受到档案高度分散性的影响。我国幅员辽阔，在档案管理工作中，为了确保档案记录的详细性和准确性，则不同地区及不同单位在档案更新时间、记录方式和处理方法上都存在一定的差异性，在这种情况下进行档案信息化建设，虽然科学技术和信息技术较为发达，但这种分散性则会对档案信息化建设带来较大的制约影响。在档案分散性表现中，更多的表现为档案资料分散在各个管理部门及单位中，这不仅导致信息的重复性及无差异数据情况的存在，而且数据量较大，而时间有限，从而对档案信息化建设带来了较大的阻碍作用。

（三）管理的滞后性

在档案信息化建设工作中，除了做好信息化工作以外，档案管理工作也具有非常重要的意义。在档案信息化建设过程中，需要档案和定量人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，同时还需要加大对信息化无毒的融入，从而确保档案信息化建设工作能够取得了良好的成效。但在当前许多档案信息化建设工作中存在着管理滞后性的问题，而且由于管理上的滞后性，从而导存在较大的问题，甚至导致较大的安全隐患存在，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。

二、档案信息化建设的强化措施

（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

第一，各个地区在进行档案信息化建设的过程中，要将着重点放在管理方面，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换。由于目前的工作量较大，因此在时间上可以向上级申请宽限。

第二，加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档等一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。此项工作是总体工作当中的重点，并且对后续工作具有很大的影响，如果因为一时心急或者某些主观上的因素，导致最后的价值缺失，势必对档案管理造成很大的负面影响。

（二）提高现代化管理手段，实行资源共享

在当前我国档案信息化建设工作中遇到了较多的困难，因此为了提高档案信息化建设水平，则需要加大对现代化管理方法和手段的应用，加快推动信息资源的共享进程。当前我国现代化档案管理手段具有多元化的特点，再加之通过加快档案信息资源共享的实现，不仅可以有效的避免数据重复情况的发生，而且对于提高数据处理和记录能力具有极其重要的意义。

（三）提升服务意识

过去的档案管理属于被动性质，只有别人向档案管理人员和部门寻求帮助，这种情况的长期持续，导致很多地区的档案管理工作陷入了一种困境。未来的档案管理工作绝对不能被动接受，而是要主动出击，只有提升服务意识，深入挖掘市民的需求和企业的需要，才能更好的进行档案信息化建设。我国作为一个人口大国，档案的数量及其庞大，如果错漏了某些人或者是某些地方，势必导致我国在后续的发展中，遇到很大的阻碍。本文认为，临时需求分为主动性和反应性两类，主动性需求是指在用户提出要求之前就已经准备好答案的需求，反应性需求则要求作调查研究。因此，自助式服务是解决档案部门穷于应付无暇他顾的基本对策，也是信息化管理系统优势的体现。

（四）坚持质量第一

首先，所有的档案在归类、转移、信息化的过程中，每个步骤都要达到一个较高的水准，不能因为时间上的限制或者赶进度等一些托词，忽略质量。

其次，档案从业人员需要努力提高自身的职业素质，加快自身专业知识的更新，树立良好的服务意识，确保为档案需求者提供标准的档案服务。对于来访者需要热情接待，耐心的给予帮助，能够更好的满足来访者的需求。

第三，档案信息化建设是国家的重点工作，所有的地区必须参与，无论是偏远的山区还是技术不发达的地区，如果此时搁置，那么后续工作也接不上，所以此时完成工作会为后面的一系列工作争取很多时间，对提高工作质量具有很大的帮助。除了上述的工作以外，我们还需要做到四个并重：软件与硬件并重;信息资源整合与理顺调整职能并重;农村管理应用与企事业管理并重;拓展建设与安全防范并重。

三、结束语

在当前现代信息技术的快速发展下，档案信息的开发和利用作为一项较为系统的工程，可以更发孤将档案的重要作用发挥出来。传统的纸质档案开始被新型载体的档案所取代，这是当前档案管理工作发展的重要趋势。在这种情况下就需要处理好档案信息，利用新的方法和策略加快推动档案信息化建设。尽管当前很多地区档案信息化建设工作还没有达到标准的水平，与预期的目标还存在一定的差距。档案信息化建设是一项具有长期性和系统性的工作，需要根据自身的实际情况循序渐近的发展，不能急功近利，一味的追求高效率，只有这样才能更好的促进我国档案信息化建设的发展速度，为我国档案事业的发展奠定良好的基础。

参考文献

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